Faghópur um verkefnastjórnun hélt á s.l. miðvikudag morgunfund hjá Isavia þar sem innkaupadeild fyrirtækisins stýrði verkefni sem snéri að útboði á Programme Management Team (PMT) en PMT mun sjá um verkefnastýringu á framkvæmdum á Keflavíkurflugvelli s.s. stækkun á tengibyggingu, stækkun á austurálmu og norðurbyggingu ásamt öðrum verkefnum er snúa að flugvélastæðum. Útboði á PMT var skipt upp í fjóra megin fasa og velta þurfti upp mikilvægum spurningum í upphafi um tímalínu, efni útboðs, útboðsferli, hagsmunaaðila, innviði Isavia og ráðgjafa þar sem Isavia hafði ekki komið að svo stóru útboðsverkefni áður.
Tímalínan var vel skilgreind og raunhæf strax í upphafi með sveigjanleika sem reyndist vera lykilþátturinn við lok á verkefninu, þá var hún einnig notuð sem helsta verkfærið í verkefnastýringu í gegnum verkefnið. Við skilgreiningu og skipulag á útboðsferli var reglugerð nr.340/2017 höfð að leiðarljósi ásamt aðferðafræði RACI. Skilgreind voru hlutverk og hópar eftir aðferðafræði verkefnastjórnunar. Að verkefninu höfðu 17 starfsmenn Isavia beina aðkomu á mismunandi stigum þess og leitast var eftir ráðgjöf varðandi lagaleg atriði, staðsetningu PMT í skipuriti og tæknilýsingu sem sérsniðin er að flugvöllum. Fyrsti fasi verkefnisins var útboð á PMT þjónustunni og er honum lokið. Þrír bjóðendur komust í gegnum hæfnismatið. Að lokum var það fyrirtækið Mace sem hlaut samninginn og er vinnan að næsta fasa verkefnisins hafin.
Isavia dró lærdóm sinn að þessu verkefni eins og gera má af flestum verkefnum. Hluti að þeim lærdómi fólst í því að verkefnið og teymið er aldrei sterkara en veikasti hlekkurinn, ef eitthvað eða einhver er ekki að virka í verkefnateyminu eða verkefninu er betra að gera breytingar eða leiðréttingar á gögnum eða hagsmunaaðilum strax en að bíða með það. Lykilatriði í verkefnavinnu að þessu tagi er að afla sér þekkingar fremur en að vaða áfram í óvissu og myrkri. Þá er mikilvægt að hagsmunaaðilar geti helgað sig verkefninu og sjálfur verkefnastjórinn, því er mikilvægt að verkefni og önnur verk séu sett til hliðar. Við erum eitt lið, nauðsynlegt er að hafa staðgengla og að verkefnateymið setji sér gildi til að hafa að leiðarljósi því útboðsferli er langt, stór hópur kemur að vinnunni og allt getur gerst. Að lokum er mikilvægt að fagna öllum áföngum.
