Skilvirk verkefnastýring í flóknum innkaupaverkefnum

Kristín Gestdóttir deildarstjóri innkaupa hjá Isavia mun fjalla um mikilvægi skilvirkrar verkefnastýringar við samningskaupviðræður. Farið verður yfir nýafstaðið verkefni hjá Isavia, frá upphafi til enda, og þann lærdóm og reynslu sem varð til á leiðinni.

 

Staðsetning: Isavia - Flugstjórnarmiðstöðin í Reykjavík, Reykjavíkurflugvöllur, 102 RVK (Inngangur er á suðurhlið hússins). Mynd af korti: https://ja.is/kort/?d=hashid%3AA6GNj&x=357228&y=406314&z=8&ja360=1&jh=135.7&type=map 

 

 

 

Staðsetning viðburðar

Fréttir af viðburðum

Skilvirk verkefnastýring í flóknum innkaupaverkefnum

Faghópur um verkefnastjórnun hélt á s.l. miðvikudag morgunfund hjá Isavia þar sem innkaupadeild fyrirtækisins stýrði verkefni sem snéri að útboði á Programme Management Team (PMT) en PMT mun sjá um verkefnastýringu á framkvæmdum á Keflavíkurflugvelli s.s. stækkun á tengibyggingu, stækkun á austurálmu og norðurbyggingu ásamt öðrum verkefnum er snúa að flugvélastæðum. Útboði á PMT var skipt upp í fjóra megin fasa og velta þurfti upp mikilvægum spurningum í upphafi um tímalínu, efni útboðs, útboðsferli, hagsmunaaðila, innviði Isavia og ráðgjafa þar sem Isavia hafði ekki komið að svo stóru útboðsverkefni áður.

Tímalínan var vel skilgreind og raunhæf strax í upphafi með sveigjanleika sem reyndist vera lykilþátturinn við lok á verkefninu, þá var hún einnig notuð sem helsta verkfærið í verkefnastýringu í gegnum verkefnið. Við skilgreiningu og skipulag á útboðsferli var reglugerð nr.340/2017 höfð að leiðarljósi ásamt aðferðafræði RACI. Skilgreind voru hlutverk og hópar eftir aðferðafræði verkefnastjórnunar. Að verkefninu höfðu 17 starfsmenn Isavia beina aðkomu á mismunandi stigum þess og leitast var eftir ráðgjöf varðandi lagaleg atriði, staðsetningu PMT í skipuriti og tæknilýsingu sem sérsniðin er að flugvöllum. Fyrsti fasi verkefnisins var útboð á PMT þjónustunni og er honum lokið. Þrír bjóðendur komust í gegnum hæfnismatið. Að lokum var það fyrirtækið Mace sem hlaut samninginn og er vinnan að næsta fasa verkefnisins hafin.

Isavia dró lærdóm sinn að þessu verkefni eins og gera má af flestum verkefnum. Hluti að þeim lærdómi fólst í því að verkefnið og teymið er aldrei sterkara en veikasti hlekkurinn, ef eitthvað eða einhver er ekki að virka í verkefnateyminu eða verkefninu er betra að gera breytingar eða leiðréttingar á gögnum eða hagsmunaaðilum strax en að bíða með það. Lykilatriði í verkefnavinnu að þessu tagi er að afla sér þekkingar fremur en að vaða áfram í óvissu og myrkri. Þá er mikilvægt að hagsmunaaðilar geti helgað sig verkefninu og sjálfur verkefnastjórinn, því er mikilvægt að verkefni og önnur verk séu sett til hliðar. Við erum eitt lið, nauðsynlegt er að hafa staðgengla og að verkefnateymið setji sér gildi til að hafa að leiðarljósi því útboðsferli er langt, stór hópur kemur að vinnunni og allt getur gerst.  Að lokum er mikilvægt að fagna öllum áföngum.

Eldri viðburðir

Sjálfsvitund stjórnenda

Click here to join the meeting

Sóley Ragnarsdóttir kemur og kynnir niðurstöður lokaritgerðar sinnar um Sjálfsvitund stjórnenda. Umfjöllun um sjálfsvitund stjórnenda er fremur ný af nálinni í stjórnendafræðum en lengi hefur verið fjallað um mikilvægi tilfinningagreindar stjórnenda. 

Í ritgerðinni er rakið hvers vegna sjálfsvitund stjórnenda er sérlega mikilvæg fyrir vinnustaði sem og stjórnendurna sjálfa. Farið er yfir hversu mikil áhrif stjórnendur hafa á starfsmenn sína, bæði verkefnalega séð sem og tilfinningalega og það kemur fram að í raun hafa stjórnendur miklu meiri áhrif á starfsfólk en oft hefur verið talið. Þess vegna skiptir framkoma og hugarheimur stjórnenda svo gríðarlegu miklu máli, þ.e. sjálfsvitund þeirra. Það sem ritgerðin snýst um í grunninn er að því meiri sjálfsvitund sem stjórnandi hefur því meiri ánægja er hjá starfsmönnum hans sem leiðir til betri frammistöðu þeirra. Þetta samþættast svo í betri árangri fyrir vinnustaðinn. Það er því til alls að vinna að gera stjórnendur meðvitaða um betri sjálfsvitund.

Í ritgerðinni er gerð grein fyrir niðurstöðu könnunar sem gerð var meðal stjórnenda á Íslandi en þar kemur meðal annars fram að flestir stjórnendur telja sig hafa góða sjálfsvitund . Hins vegar er fjallað um það í umræðukafla hvers vegna ástæða er til að draga það sjálfsmat að einhverju leyti í efa. Bent er á umfangsmikla rannsókn sem gerð var í Bandaríkjunum þar sem fram kom að 95% fólks telja sig hafa góða sjálfsvitund en að raunin sé sú að einungis 12-15% hafi raunverulega góða sjálfsvitund. Það er því raunverulega ástæða til að efla frekar þekkingu á sjálfsvitund.

Um fyrirlesara: 

Sóley er lögfræðingur í grunninn og fór svo í mastersnám í verkefnastjórnun hjá Háskóla Íslands þaðan sem hún útskrifaðist sl. vor með MSc gráðu. Í náminu lagði hún sérstaka áherslu á mannauðs- og stjórnendafræði sem leiddu til skrifa um sjálfsvitund stjórnenda.  

Sóley starfar nú sem deildarstjóri á skrifstofu forstjóra hjá Lyfjastofnun. 

Að ná árangri í breytingum - tvö ólík en spennandi sjónarmið

Click here to join the meeting

Dagskrá:

09:00 – 09:05  Bryndís Pjetursdóttir, stjórnarmeðlimur faghóps um breytingastjórnun kynnir faghópinn og stýrir fundinum

09:05 – 09:20  Ágúst Kristján Steinarrsson, stjórnunarráðgjafi hjá Viti ráðgjöf, segir frá leit sinni að breytunni þ.e. leit hans að lyklinum að árangri í breytingum og lærdómi sem hefur hlotist á 20 ára starfsferli. Hugleiðingar hans eru einfaldar en á sama tíma praktískar og hugvekjandi.

09:20 – 09:50  Brynjar Már Karlsson, forstöðumaður Project Delivery Center hjá Icelandair, segir frá hvernig breyttar áherslur í verkefnastjórnun hefur haft gríðarleg áhrif á árangur og niðurstöður verkefna hjá fyrirtækinu. Hann veitir innsýn í hvernig skipulag, forgangsröðun og aðhald í verkefnum fer fram við innleiðingu þverfaglegra breytinga hjá Icelandair.

09:50 – 10:00  Umræður og spurningar

Viðburði frestað: Verkefni og vöxtur

Því miður þarf að fresta þessum viðburði sem verður aftur á dagskrá seinna.  Áslaug Ármannsdóttir Markþjálfi fjallar um það hvernig markþjálfun getur ýtt undir persónulegan vöxt og aukið seiglu starfsmanna í stjórnun verkefna. 

FUNDI FRESTAÐ: Post-pandemic, what is the blueprint for successful agile leadership in our new hybrid normal?

Vegna óviðráðanlegra aðstæðna er þessum viðburði frestað. 

Just over one year on from start of the global pandemic, what are the lessons learned for agile professionals? This presentation takes a critical look at the practice of agile project management; its pre-pandemic strengths and weaknesses, and the blueprint for Agile 4.0 which is emerging as we enter a new hybrid team and organisational reality. How far will distance be an enabler and disabler for agile performance? What will hybrid leadership look and feel like in practice?

In this presentation, Bob Dignen, an international leadership coach, and Jaroslaw Walaszek, Head of IT at Ringier Axel Springer in Poland, go head to head to explore the lessons we need to learn from the pandemic experience and the opportunities for both leadership and agile practice to evolve to meet the demands of a hybrid future.

Bob Dignen, international leadership coach, International Leadership Performance (UK)

Jaroslaw Walaszek, Head of IT, Ringier Axel Springer (Poland)

Aðalfundur faghóps um verkefnastjórnun (fjarfundur)

Tengill á aðalfund

Stjórn faghóps um verkefnastjórnun boðar hér til aðalfundar fyrir starfsárið 2021-2022.  Farið verður yfir ýmis málefni er varðar faghópinn ásamt því að kjósa nýja stjórn og formann. 

Dagskrá fundar:

  • Kynning á faghópnum    
  • Samantekt á starfi vetrarins
  • Kosning formanns og stjórnar 
  • Næsta starfsár faghópsins
  • Önnur mál 

Þeir sem hafa áhuga á að taka að sér formennsku stjórnar eða fara í stjórn geta haft samband við Önnu Kristínu Kristinsdóttur, formann stjórnar faghópsins, í gegnum netfang annakk86@gmail.com eða í síma 692-5252.

Fannst þér efnið á síðunni hjálplegt?