Faghópur um mannauðsstjórnun hélt í morgun fund um meðvirkni fyrir troðfullu húsi í Íslandspósti. Umræðuefnið var meðvirkni í stjórnun. Það var Sigríður Indriðadóttir mannauðsstjóri Íslandspósts sem hélt erindið. hefur undanfarin ár unnið með meðvirkni í stjórnun í tengslum við störf sín að mannauðsmálum. Sigríður er með MSSc gráðu í stjórnun og þróun mannauðs frá Lundarháskóla í Svíþjóð auk þess sem hún hefur lokið markþjálfunarnámi frá Háskólanum í Reykjavík. Sigríður hefur starfað sem mannauðsstjóri frá árinu 2008 og samhliða því sem ráðgjafi í mannauðsmálum og þjálfari í mannlegum samskiptum og leiðtogafærni. Hún útskírði hvað meðvirkni í stjórnun er, hvernig hún birtist og hvaða áhrif hún hefur á starfsfólk og stjórnendur, starfsemina, vinnustaðarmenninguna og viðskiptavinina? Hvenær erum við - stjórnendur - meðvirkir? Hvað gerist ef meðvirkni fær að viðgangast á vinnustöðum óáreitt? Og hvað er til ráða?.
Meðvirkni er gríðarlega mikið og falið vandamál á vinnustöðum. Meðvirkni getur verið grafin djúpt í fyrirtækjamenninguna. Oft án þess að stjórnendur eða starfsfólk geri sér grein fyrir því. Meðvirkni stuðlar að vanlíðan starfsfólks og hamlar árangri fyrirtækisins á allan hátt. Fyrirtækið getur því ekki hreyft sig eins hratt og þarf til að lifa af í hraða og samkeppni nútímans.
Í dag er gríðarlegur hraði í samfélaginu. Allt samfélagið er í raun að glíma við einhvers konar meðvirkni. Meðvirkt starfsfólk reynir oft að stjórna hegðun annarra t.d. með augnatilliti, frekju o.fl. stjórnendur þurfa að taka á málunum og sýna ábyrgð. Fólk sem þjáist af meðvirkni er óöruggt með sig. Stjórnendur sem ekki taka á meðvirkni eru því meðvirknir. Meðvirkt starfsfólk bælir tilfinningar og er óöruggt með sig.
Pósturinn hefur þróað hugtök. Sigríður sýndi formúlu sem pósturinn notar. Fólk (við sjálf ekki undanskilin) ástundar botnhegðun og beitir skuggahliðunum sínum í stað styrkleikanna og stjórnandinn og vinnustaðurinn samþykkir hegðunina(meðvitað eða ómeðvitað). Hvenær eru stjórnendur meðvirkir? T.d. þegar þeir taka ekki ábyrgð á starfsskyldum eða halda ekki fólkinu sínu ábyrgu fyrir verkefnum. Eitthvað blasir við en við neitum að horfast í augu við það og tökum því ekki á hegðunar-eða frammistöðuvandamálum sem koma upp. Sigríður heldur stjórnendum ábyrgum, það er hennar meginverkefni og að sýna topphegðun. Stjórnendur setja fólkinu sínu mörk. Stundum er ætlast stjórnendur til einhvers af fólkinu sínu sem er ekki raunhæft.
Meðvirkni hefur ekki áhrif á einn heldur alla í kringum sig og okkur sjálf. Á hverjum vinnustað er einstaklingur sem sleppur við vinnuna sína og stjórnendur taka ekki ábyrgð. Stjórnendur þurfa að passa sig að setja mörk og einnig foreldrar gagnvart börnum sínum og þau gagnvart okkur. Agaleysi er oft vandamál eins og t.d. langur kaffitími of margar skreppur o.þ.h. Vonleysi byggist oft upp hjá þeim sem finnst að þeir þurfi að gera allt og því fylgir vanlíðan sem svo fylgja minni afköst. Ef maður á vinnustað sér aðra á vinnustað stöðugt á samfélagsmiðlum þá spyr fólk sig af hverju ekki ég líka. Einnig koma upp erfið samskipti og kulnun í starfi.
Þar sem meðvirkni er há á vinnustað fer starfsánægja niður og það myndast þöggun. Ekki dansa í kringlum fólk eða tipla á tánum, ræddu við einstaklinginn. Forðun þýðir að forðast að gera eitthvað og samviskubit er fylgifiskur margra sjtórenda sem leiðir af sér mikil skammtímaveikindi.
Ef meðvirkni fær að grassera óáreitt þá erum við að eyða tíma, fé og fyrirhöfn í fólk sem engan veginn er að standa sig í vinnunni. Suma er hægt að þjálfa, hjálpa og standa sig betur en aðra langar að taka að sér verkefni sem þeir ráða ekki við. Þá er mikilvægt að bregðast strax við. Ef tekin er saman starfsmannaveltan, sálfræðingar o.fl. sem skapast af meðvirkni þá eru þetta gríðarlegir fjármunir. Þessum fjármunum ætti frekar að verja í að byggja upp sterka stjórenndur. Landsliðsþjálfarinn passar upp á að allir séu á réttum stað á vellinum og það sama verða stjórndur að gera.
Traust er grunnur að því að góð fyrirtækjamenning fái blómstrað. Traust brotnar um leið og starfsmenn sjá að stjórnendur taka ekki á erfiðum málum.
En hvað er til ráða til að vinna bug á meðvirkni á vinnustöðum? Mannauðsteymi póstsins hefur stöðugt fjárfest í sínum stjórnendum til að kynna einfaldar leiðir til að vinna bug á meðvirkni. Fyrsta skrefið til að ná árangri er að byrja á sjálfum sér. Ef við tökum ekki á meðvirkni þá gerist ekki neitt. En stundum gleyma stjórnendur að þeir eru með þessa ábyrgð. Stjórnendur hafa áhrif og þurfa að hegða sér eftir því. Stjórnendur átta sig ekki alltaf á því hvaða áhrif þeir hafa í raun og veru. Þeir þurfa að taka af skarið til að brjóta upp meðvirknimynstrin á vinnustaðnum. Til þess að geta gert það þurfum við að vera mjög meðvituð um okkar eigin styrkleika. Það þarf að þjálfa stjórnendur í að taka á erfiðum málum. Lykillinn er endurgjöf, ef þú veist ekki hvernig þú ert að standa þig þá er ómögulegt að bæta sig. Endurgjöf er dýrmætasta gjöfin sem stjórnendur geta fengið og taka strax ábyrgð á því sem kemur upp. Það byggir upp TRAUST hjá fyrirtækjum þegar það er stöðug endurgjöf. Endurgjöf lágmarkar meðvirkni. Stjórnendur vita oft ekki í hverju þeir eru bestir eða sístir sem skiptir máli og ekki má ofnota styrkleika því þá verður styrkleikinn að skuggahlið. Það eru allir snillingar bara hver á sinn hátt. Ef þú dæmir t.d. fisk út frá því hversu hratt hann klifrar upp í tré þá mun hann alla tíð halda að hann sé ómöguleikur. Sigríður ræddi um topphegðun og botnhegðun. Topphegðun er þegar við notum styrkleikana okkar og náum toppárangri en í botnhegðun eru skuggahliðarnar við völd. Topphegðun er að taka strax á málum – því er topphegðun lykillinn. Mikilvægt er að skilgreina topphegðun og botnhegðun í fari okkar sjálfra. Mikilvægt er að allir vinnustaðir skilgreini topphegðun og botnhegðun. Þá skapast sameiginlegur skilningur allra. Þetta er því ekki flókið. Með topphegðun sköpum við traust, eflum samheldni, aukum starfsánægju og framleiðni.
