Fréttir og pistlar

Mannauðsstjórnunarhópur Stjórnvísi stóð fyrir fundi um núvitund í Háskólanum í Reykjavík í morgun. Á þessum fundi fengu Stjórnvísifélagar að gera fleiri en eina núvitundaræfingu og kynnast þessari einstöku austrænu tækni sem þar hefur verið stunduð í hundruð ára. Núvitund er öflugt leið til að takast á við krefjandi starf og auka vellíðan. Núvitund hjálpar okkur að auka athygli og efla einbeitingu, eykur skilvirkni, dregur úr neikvæðum áhrifum streitu, eflir ónæmiskerfið og hefur jákvæð áhrif á samskipti og starfsanda.
Á þessari kynningu var farið yfir hvað felst í núvitund og hvað rannsóknir segja um ávinning einstaklinga við að tileinka sér núvitund og hvaða hag fyrirtæki hafa af því að innleiða núvitund inn í vinnustaðamenningu. Farið var yfir hvernig starfsfólk getur með einföldum æfingum aukið núvitund sína, þjálfað huga og heila, skerpt athygli og einbeitingu þannig að auðveldara verði að takast á við verkefnalista og áskoranir í lífi og starfi en jafnframt aukið vellíðan sína og velgengni.
Fyrirlesarar voru þær Bryndís Jóna Jónsdóttir og Anna Dóra Frostadóttir. Anna Dóra er sálfræðingur, núvitundarkennari og félagsráðgjafi. Hún rekur eigin sálfræðistofu á Núvitundarsetrinu og sinnir jafnframt kennslu í núvitund á háskólastigi. Bryndís Jóna Jónsdóttir hefur starfað við mannauðsstjórnun, verkefnastjórnun, ráðgjöf og kennslu. Hún er núvitundarkennari hjá Núvitundarsetrinu, með MA diplóma í jákvæðri sálfræði og MA í náms- og starfsráðgjöf.
Núvitund hefur verið starfrækt í 200 ár. Í Austurlöndum er skoðað hvað er að gerast í huganum. Á Vesturlöndum hefur hins vegar meira verið skoðað hvað er að gerast inn í heilanum sjálfum. Það að taka frá 10-20 mínútur á dag í núvitund breytir heilanum. Heilinn er skannandi hugur og í viðbragðsstöðu fyrir hættum. Það er því tilhneiging hjá okkur til neikvæðrar afstöðu, markmiðið er fyrst og fremst að lifa af. Það sem gerir okkur erfiðar fyrir er að heilinn gerir ekki greinarmun á líkamlegri og sálrænni hættu. Heilinn hefur ekki náð að fylgja þróuninni. Það er því nóg að ímynda sér hluti til að heilinn fari í viðbragðsstöðu. Góðu fréttirnar eru að það er hægt að hjálpa heilanum okkar.
Endalaust er hægt að lesa um núvitund en best er að prófa hana. Anna Dóra leiddi Stjórnvísifélaga í gegnum núvitundaræfingu. Það eru 3 lög núvitaðrar athygli, bein upplifun, hugsanir um okkar beinu upplifanir, upplifanir á öðrum tíma og stað. Hugurinn fer með okkur hvert sem við förum. En hvað er átt við með núvitund? Núvitund er sú meðvitund sem skapast við að beina athyglinni með ásetningi, á þessu augnabliki án þess að dæma að hlutum eins og þeir eru (ekki búa til eitthvað nýtt). Maður á að gangast við sér eins og maður er. Augnablik sem við munum og eru kristaltær eru núvitund. Núvitund er eiginleiki sem við búum öll yfir í mismiklum mæli og sem við getum þjálfað. Til að þjálfa núvitund er stundum gerð rúsínuæfingin hún er snert, horft á hana, hlustað á hana bragðað og lyktað. Það sama á við með að fara í sturtu, hugsa til þess hvað skynfærin eru gagnleg. Best er að æfa sig á hverjum einasta degi, stutta stund í senn að stýra athyglinni. Þannig kynnumst við eigin hugarheimi. Hugleiðsluæfing er stefnumót við þitt sjálf. Núvitundarþjálfun gerir okkur kleift að taka betur eftir, róa hugann og sjá hlutina skýrar. Smátt og smátt fer fólk að mýkjast gagnvart sjálfu sér og gagnrýni á sjálfan sig minnkar. Með því að taka betur eftir og fylgjast með eigin hugsunum og tilfinningum af auknum skýrleika náum við einnig að fylgjast með þeim frá aukinni fjarlægð og týnast síður í þeim. Óforlegar æfingar eru að taka eftir þegar við erum að ganga, tala, borða fara í sturtu. Við ættum að þróa með okkur þakklæti þegar við borðum og njóta hvers einasta munnbita.
Við erum fljót að fara í sjálfstýringu t.d. keyra bíl og reima skó. Hins vegar er vandamál þegar tilfinningar fara í sjálfstýringu. Í sjálfstýringu þá horfum við án þess að sjá, heyrum án þess að hlusta, snertum án þess að finna. Á milli áreitis og viðbragðs er rými. Í því rými býr frelsi okkar og vald til að velja viðbrögð okkar sem hefur síðan áhrif á þroska okkar. Við þurfum að minna okkur endalaust á að vera hér og nú, bregðast við af yfirvegun og ró, forgangsraða verkefnum, vera með hugann við verkefni sem við erum að sinna hverju sinni, fylgja eftir verkefnum án þess að missa sig í 5-6 önnur verkefni hugsunarlaust. Bryndís hvatti aðila til að googla „60 minutes mindfulness“ og skoða þann þátt. Öll stórfyrirtæki eru að innleiða núvitund inn á vinnustaði sína. Ástæðan er aukin vellíðan og aukin ánægja starfsmanna. Núvitund er lykill að góðri heilsu. Horfa á myndina „Inside oute“ hún er stórkostleg mynd sem sýnir innri tilfinningar. Hún sýnir tilfinningar okkar og hvernig við stundum dveljum í henni. Sorgin er tilfinning sem er réttmæt og eðlileg en hún má ekki hamla okkur við að halda áfram. Bókin „Núvitund, leitaðu inn á við“ er frábær bók eftir starfsmann hjá Google. Finding the space to lead höf: Janice Marturano er einnig mjög góð bók byggð á rannsókn sem var gerð hjá General Mills. Elllen Langer er fyrsti prófessor hjá Harward em kennir Núvitund. Núvitundin hjálpar mikið til við að bæta allar hliðar lífs þíns. Núið fær stærra rými en fortíð og framtíð minna. Track your happiness er skemmtileg rannsókn sem gerð var í Harward. Þar staðfestist að hamingjan mælist mest þegar fólk er andlega til staðar. Æfðu þig þá í að vera oftar hér og nú. Mikilvægt er einnig að hlusta. Alls kyns efni er á vefnum t.d. headpace, smiling mind, happapp.is o.fl.

Kristjana Kjartansdóttir, gæðastjóri OR og stjórnarmaður ISO faghópsins, bauð ISO félögum heim í Orkuveitu Reykjavíkur.
Á þessum fundi voru umræður um gæðastjórnunarkerfi, breyttar kröfur ISO 9001 og staða innleiðinga - og annað sem þátttakendur vildu ræða og fræðast um og miðla.
Stöðlun er forsenda fyrir umbætur. Öguð og stöðluð vinnubrögð koma með gátlistum. Verið er að skoða verk sem verið er að vinna í Veitunum og notað viðhaldsstjórnunarkerfið DMM. Mikilvægi skjalastýringar felst í að skjalið er gefið út og þá er það óbreytanlegt. Skjalastýring felst í að ákveðnu formi er stillt fram. Búið er að negla niður verklagsreglu sem á að koma fram.
Mannlegi þátturinn er að fá stjórnendur til að sjá virðið og að þeir kynni það fyrir sínum starfsmönnum. Stjórnandinn sjái áhættuna sem fylgir því að fara ekki eftir reglunum. Hlutverk stjórnandanna felst í að fylgja því eftir að starfsmenn vinni eftir þeim reglum sem eru settar.
Rekstrarhandbókin er geymd á innra netinu SharePoint, Spectra, Bloomex og Core data.
Kristjana sýndi rekstrarhandbók OR sem hefur að geyma stefnur, ábyrgð og umboð, ráð og nefndir, skipurit o.fl. Rekstrarhandbókin er á íslensku og úttektaraðilinn notar Google-Translate . Stjórnunarhandbókin er hin eiginlega gæðahandabók. Í stjórnun ferla er skipulagningin og stjórnun. Þá er stoðstarfsemin, reksturinn, mat á árangri og umbætur. Síðan er það sem búið er að ferlagreina; meginferli, stoðferli, málaflokkar, starfsmannaflokkar, stefnuflokkar og umhverfis-og öryggismál. Stjórn er með ákveðna kafla og neyðarstjórn. Gamla bókin er byggð upp eftir skipuritunum. Í nýju bókinni er google leit þar sem hægt er að leita í öllum skjölum. Fyrirtæki og forysta og málaflokkar. Leiðbeiningaskjöl sem ganga þvert á alla. Dótturfélögin eru veitur, ON og Gagnaveitan. Nú fara stjórnendur í stuðningsgöngu, ekki eftirlit heldur stuðningsganga. 80% af því á að vera hvati.

Stjórn faghóps um ISO tók upp á þeirri frábæru nýjung að bjóða áhugafólki í faghópnum heim til að ræða málefni ISO í fámennum hópum. Í Blóðbankanum var það Ína Björg Hjálmarsdóttir gæðastjóri sem tók á móti hópnum með rjúkandi kaffi, ilmandi kaffibrauði og jólasmákökum. Umræðuefnið var breyttar kröfur ISO 9001 og annað það sem þátttakendur vildu ræða. Umræður spunnust um hvað þurfum við að gera til að uppfylla stöðu ISO 9001 staðalsins? Hvað á að mæla og hversu mikið? Ína sagði frá því að þeir sem gefa blóð eru viðskiptavinir Blóðbankans ekki birgjar. Hvaða áhætta liggur þar? Hvað þarf að gera til að halda þeim tryggum? Hópurinn sem gefur neyðarblóð er sérstaklega mikilvægur. Í gegnum tíðinda hafa nemar skoðað þróunina í eftirspurn varðandi fjölda blóðgjafa. Konur eru vannýtt auðlind sem blóðgjafar. Ef konur væru betur nýttar sem blóðgjafar myndi skurðpunkturinn færast til.
Viðskiptavinir og hagsmunaaðilar eru áhersluatriði í staðlinum. Gott er að fara í gegnum hagsmunaaðilagreiningu og áhættugreiningu. Staðallinn talar um að áhættugreina og hvað það er sem getur haft áhrif á alla þætti, þetta er heilbrigður hugsunarháttur. Í áhættumati eru stóru ferlarnir greindir. Áhættumat á markmiðum er líka mikilvægt. Ráðast skal á þá ferla þar sem mesta áhættan liggur. Áhættumat leiðir áfram við að sjá hvar áhættan liggur. Hvaða áhættur er hver og einn og skoða? Vanda þarf mælanleg markmið. Þau þurfa að vera auðmælanleg.
En á hverju skal byrja? Fá gátlista frá BSI. Einnig eru fullt af góðum upplýsingum inn á ISO síðunni. www.iso.org Skoða hvar er verið að uppfylla kröfurnar og skrá það inn á reglurnar. Skoða hvort einhver áhersluatriði eru að breytast. Gott er að endurraða verklagsreglunum því dreifingin er öðruvísi. Gott er að henda út því sem enginn er að nota lengur. Alls kyns efni verður til því kröfurnar breytast. Varðandi hagsmunaaðila þarf að geta haft skýr svör við því. Vantar ofan á kerfið skýra mynd af stóra prósessnum. Gera myndrænt hvað er verið að gera og hvað er „outputtið“. (hvað kemur út?) Hvernig er unnið með ábendingar? Ína fór yfir að allar ábendingar eru flokkaðar í áhættumati og greindar. Það að innleiða áhættuhugsun er ekki endilega að hafa matrixuna. Nóg er að starfsmenn velti fyrir sér áhættunni. Forstöðumenn fá síðan blöðin til sín. Ábyrgð forstöðumannsins er að koma í veg fyrir skaða. Einnig þarf að áhættumeta starfsmenn, þ.e. eru þeir grænir, gulir, rauðir og það sama er gert fyrir birgjana. Þeir sem selja blóðpoka, prófin o.fl. Mikilvægt er að allt sé einfalt, flokkað og meðhöndlað og umgangast þá með þeim Mikilvægt er að greina rauðu starfsmennina þ.e. hver bakkar rauðu starfsmennina upp. Gæðastjórnunarkerfi er stjórnkerfi stjórnenda.
Vottunaraðilar eiga að fá forstöðumenn til að sýna hvað þeir hafa verið að gera. Í staðlinum 2015 er verið að sýna sýnilega ábyrgð stjórnenda. Kúnstin er að fá stjórnendur til að gera þetta að sínu. Gæðastjóri er ráðgjafi stjórnenda. Til að ná góðum árangri þarf að hafa góð samskipti milli gæðastjóra og stjórnenda. Ertu alltaf að slökkva elda eða ertu í forvörnum?

Í morgun 18. nóvember var haldinn fundur á vegum faghópa um breytingastjórnun og samfélagsábyrgð í Opna háskólanum í HR. Fundurinn bar yfirskriftina ,,Samfélagsábyrgð innleidd með breytingastjórnun“.

Ketill Berg Magnússon framkvæmdastjóri Festu - miðstöðvar um samfélagsábyrgð fyrirtækja og leiðbeinandi við Háskólann í Reykjavík í samfélagsábyrgð og siðfræði var fyrirlesari og miðlaði af áralangri reynslu sinni á sviði samfélagsábyrgðar og breytingastjórnunar.

Fjallað var almennt um samfélagslega ábyrgð, helstu hagsmunaaðila og farið vandlega í gegnum hagnýtt módel sem mælst er til þess að fyrirtæki sem koma að innleiðingu samfélagsábyrgðar styðjist við. Tekin voru hagnýt dæmi úr íslensku atvinnulífi og alþjóðlegu umhverfi.

Andrúmsloftið var þægilegt, gestir voru mjög áhugasamir og líflegar umræður mynduðust.
Erindið var mjög gott að nærandi fyrir helgina sem framundan er. Við þökkum Katli Berg kærlega fyrir sitt framlag.

Í morgun var haldinn fundur á vegum faghópa um mannauðsþjálfun og markþjálfun í Vinnumálastofnun. Það voru markþjálfarnir Ásgeir Jónsson og Hrefna Birgitta Bjarnadóttir sem veittu Stjórnvísifélögum innsýn í sín verkefni með áherslu á NLP og markþjálfun. Ásgeir rekur ráðgjafafyrirtækið Takmarkalaust líf ehf. sem hefur á sl. árum haslað sér völl í ráðgjöf, námskeiðahaldi og fyrirlestraröðum fyrir fyrirtæki á almennum markaði og einnig fyrir opinbera aðila. Hrefna Birgitta er NLP Master Coach kennari, starfsþróunarþjálfi og á og rekur fyrirtækið Bruen sem býður uppá nám og námskeið í NLP markþjálfun, atferlis- og samskiptatækni. Hrefna vinnur að fyrirbyggingu brottfalls af vinnumarkaði og hefur haldið fjölda námskeiða fyrir m.a. stjórnendur, starfsfólk og notendur Vinnu-, Heilbrigðis- og Velferðasviða á Norðurlöndum.
Í erindi Ásgeirs kom hann inn á að „Hver einasti maður sem þú hittir er þér meiri á einhvern hátt. Þá vitnaði hann í Sókrates „Eina sanna viskan er að vita að þú veist ekkert. Allt er einstaklingsbundið og því mikilvægt. Ásgeir segir skjólstæðinga sína almennt sammála því að „Hver sé sinnar gæfu smiður“. Þú getur ekki stjórnað því hvað kemur fyrir þig en þú getur stjórnað því hvernig þú tekur því. Þú getur valið að vera bitur eða jákvæður. Viðhorfið skiptir öllu. Ef þú kennir öðrum um þá gerist ekki neitt. Ásgeir spyr líka einstaklinga: „Hvað finnst þér skipta máli í lífinu?“ Hvort líður þér betur þegar þú ert hlæjandi eða leiður? Ef þú átt frítíma er þá rökrétt að gera eitthvað sem lætur manni líða vel? Þeir sem horfa á fréttir hljóta að vera áhugamenn um fréttir því það er gert á eigin frítíma. Ert þú sigurvegari í eigin lífi? Helstu mistökin okkar eru að reyna ekki. Einkenni sigurvegarans eru að standa alltaf upp aftur og aftur. Ásgeir spyr fólk alltaf hvað myndir þú reyna núna ef þú vissir að þér gæti ekki mistekist.
Hrefna sagði frá því að það væri lítið mál að setja sér markmið en það er öllu erfiðara að vera með þ.e. að láta þau rætast. Við erum alltaf stjórnendur í eigin lífi. Kunnátta færir okkur lífsgleði, þar finnurðu sjálfan þig, eflir öryggi. NLP lætur okkur skilja þriðja augað þ.e. hvernig við bregðumst við áreiti. Þegar við fæðumst erum við hrein. Skynfærin fara síðan að taka inn upplýsingar og allt er skráð. NLP=taugakerfið okkar og hvernig við vinnum úr því. Líkaminn okkar sýnir alltaf hvernig okkur líður. Hrefna hefur haldið námskeið og vinnur með mörgum aðilum á Norðurlöndum. Ef þú átt draum, við hvað viltu þá fá aðstoð við? Hrefna kynnti lífshjólið og hversu mikilvægt hvert svið er hverjum og einum. Mikilvægt er að fara í gegnum hjólið á einlægan hátt og sjá hvernig það er. Ef þú ert án atvinnu hugsaðu þig þá um hvað er jákvætt við að vera án vinnu, veikur? Hvernig færðu umhyggju annarra? Vinna á að vera 8 tímar, frímtími 8 tímar og svefn 8 tímar. Allir ættu að hugsa eftirfarandi:
Átt þú þér DRAUM?
Taktu DRAUMINN þinn með þér gegnum örstutt markþjálfunarferli:
Hvað gerist ef þú gerir þetta EKKI?
Hvað gerist EKKI ef þú gerir þetta?
Hvað gerist EKKI ef þú gerir þetta EKKI?
Hvað gerist ÞEGAR þú gerir þetta?
Er DRAUMURINN orðinn að MARKMIÐI?

Mikilvægur þáttur gæðastjórnunar er að skilja þarfir og væntingar viðskiptavina. Ýmsum aðferðum er hægt að beita til þess að fá fram þessar upplýsingar og mikilvægt að nota þær með skipulögðum hætti til þess að bæta starfsemina.
Á fundi faghópa um gæðastjórnun og þjónustu-og markaðsstjórnun í Kerhólum í morgun fjallaði Reynir Kristjánsson, gæðastjóri Hagstofu Íslands um hvernig Hagstofan hefur flokkað viðskiptavini sína og komið á reglubundnum fundum til að ræða þarfir og væntingar. Viðskiptavinir sjálfir koma með hugmyndir að umbótum og forgangsraða. Reynir kallar viðskiptavini Hagstofunnar notendur eða notendahópa. Hagstofan er með vörumiðaða notendahópa. Notendahópar Hagstofunnar voru ekki verulega virkir en það kom fram í gæðaúttekt 2013. Það sem gert var að fjölga hópum sem höfðu áhuga á tilteknum málefnum. Hagstofan á að hlusta á viðskiptavininn en ekki láta viðskiptavininn hlusta stöðugt á Hagstofuna. Núna hefur þessu algjörlega verið snúið við og stofnaðir hafa verið notendamiðaðir notendahópar. Mikilvægt að það séu svipaðar þarfir og væntingar innan hvers hóps. Markmiðið er að bæta gæðin. Byrjað var að flokka notendurna. 1.Almenningur 2.fjölmiðlar 3. Fyrirtæki 4. Greiningaraðilar 5. Nemendur 6. Rannsóknarsamfélagið, 7. samtök stjórnvöld 8. alþjóðastofnanir og 9. aðrir erlendir notendur. Notaðar voru vinnustofur til að sjá hvað vantaði. Umbótahugmyndir komu og viðskiptavinir forgangsraða hvað skiptir mestu máli. Eftir notendafundi er fundað með öllum deildarstjórum og valin umbótarverkefni. Stjórnendur og notendur eru mjög ánægðir. Fundirnir voru mjög skilvirkir. Núna er það þannig að á haustin eru umbótahugmyndir fengnar og á vorin er viðskiptavinum boðið að koma og sjá hvað hefur verið gert.

Gunnar Hersveinn verkefnastjóri miðlunar hjá umhverfis- og skipulagssviði Reykjavíkurborgar nefndi dæmi um hvernig sviðið hefur markvisst unnið að því að auka gæði samskipta milli borgarbúa og sviðsins en verkefni þess spanna viðamikið svið og tengist m.a. skipulagi, umhverfi, heilbrigðismálum, sorphirðu, framkvæmdum og umhirðu. Miðlunarteymi Reykjavíkurborgar undirbýr fundi sem haldnir eru með borgarbúum til þess að þeir heppnist. Einnig eru haldnir umræðufundir þar sem ekki er verið að kynna eitthvað ákveðið heldur vekja umhugsun. Þann 15.nóvember nk. verður t.d. haldinn fundur á Kjarvalsstöðum sem ber yfirskriftina „Ríkir hugarfar sköpunar í Reykjavik?“. Á þessa fundi eru allir velkomnir og haft heitt á könnunni. Búin er til kaffihúsastemningu og hver aðili hefur 8 mínútur til að kynna sitt verkefni og í framhaldi er boðið upp á fyrirspurnir. Fundirnir eru teknir upp og eru aðgengilegir á netinu. Þessir fundir eru til að kanna viljann og óbeint unnið úr niðurstöðum öfugt við aðra fundi þar sem er unnið beint úr niðurstöðum. Miðlunarteymið vinnur ferla; hvað þarf að muna eftir t.d. lista upp allt sem þarf að gera og búnir til tékklistar. Teymið skiptir nákvæmlega með sér verkum. T.d. þarf að passa upp a að boðið sé upp á endurnotanlega bolla, skilgreina gögn sem dreift er ti gesta, gestir hafi aðgang að ílátum undir flokkaðan úrgang, leita uppi vistvænu kostina við val á ferðamáta á viðburðinn. Verkefnið Græn skref í starfsemi Reykjavíkurborgar snýst um að efla vistvænan rekstur í starfsemi borgarinnar og núna eru allir vinnustaðir með. Grænu skrefin leiða af sér minni úrgang, aðgang að hjólagrindum, upplýsingum um strætó, minni pappírsnotkun o.fl. Vinsemd, samvinna, hófsemd og kraftur eru gildi allra vinnustaða borgarinnar. Verið er að vinna með líðan starfsfólks sem hefur áhrif á borgarbúa.

Hagnýtt gildi staðalsins ISO 26000 um samfélagsábyrgð var yfirskrift fundar á vegum faghópa um ISO og samfélagsábyrgð í Marel í morgun. Stjórnvísi og Festa, miðstöð um samfélagsábyrgð, stóðu saman að fundinum. Markmið fundarins var að varpa ljósi á hagnýtt gildi staðalsins fyrir íslensk fyrirtæki og stofnanir. Ólíkt mörgum ISO stöðlum er ISO 26000 ekki staðall til vottunar á fyrirtækjum heldur er hann hugsaður sem leiðbeiningarstaðall fyrir innleiðingu á samfélagsábyrgð í fyrirtækjum. ISO 26000 nýtist fyrirtækjum vel við að kortleggja sína samfélagsábyrgð og setja sér markmið um aðgerðir og árangur. Vinnuhópur var stofnaður í janúar 2005 til þess að þróa staðalinn og hélt átta fundi. Sjöhundruð þátttakendur voru frá 99 löndum og 42 fjölþjóðlegum samtökum og stofnunum. Til þess að tryggja sem víðtækasta sátt um staðalinn var þess gætt að aðilar kæmu alls staðar að úr samfélaginu.
Guðrún Rögnvaldardóttir, framkvæmdastjóri Staðlaráðs Íslands sagði frá því að Staðlaráð lét þýða ISO 26000 á íslensku og hann var síðan staðfestur sem íslenskur staðall árið 2013. Staðallinn var fyrst gefinn út af Alþjóðlegu staðlasamtökunum 1. nóvember 2010. Staðallinn veitir leiðbeiningar um hugtök og skilgreiningar samfélagslegrar ábyrgðar, bakgrunn, þróun og einkenni, meginreglur og starfshætti er varða samfélagsábyrgðarinnar. Aðaleinkenni samfélagslegrar ábyrgðar felst í vilja fyrirtækis til að innleiða samfélags-og umhverfislega hugsun í ákvörðunum sínum. Sjö grundvallarreglur eru í staðlinum; ábyrgðarskylda (gagnvart öllum aðilum), gagnsæi (stefna sýnileg og öllum aðgengileg), siðferðileg háttsemi (umhyggju fyrir fólki, dýrum og umhverfinu), virðing fyrir hagsmunum hagsmunaaðila (virða og bregðast við hagsmunaaðilum), virðing fyrir réttarríki (viðurkynna að virðing fyrir reglum sé ófrávíkjanleg t.d. greiða konum og körlum sömu laun), virðing fyrir alþjóðlega viðtekinni háttsemi (forðast meðsekt í starfsemi annars fyrirtækis t.d. barnaþrælkun) og fyrir mannréttindum (stuðla að því að mannréttindaskrá SÞ sé í heiðri höfð). 1. Stjórnarhættir fyrirtækis eru það kerfi sem fyrirtækið beitir til að taka ákvarðanir og framkvæma þær til að ná markmiðum sínum. 2. Mannréttindi eru grundvallarréttindi sem allir menn eiga kröfu til. 3. Vinnnumál fyrirtkis ná yfir alla stefnumörkun og starfsvenjur sem tengjast vinnu sem innt er af hendi. 4. Umhverfismál, fyrirtæki ættu að taka upp samþætta aðferð. 5. Sanngjarnir starshættir. 6. Neytendamál. Fyrirtæki sem láta neytendum og örðum viðskptavinum í té vöru og þjonustu bera ábyrgð gagnvart þessum aðilum. 7. Samfélagsleg virkni og þróun.
Þorsteinn Kári Jónsson, verkefnastjóri samfélagsábyrgðar hjá Marel fór yfir hvernig Marel hefur undanfarið ár unnið að mótun stefnu og innleiðingu á samfélagsábyrgð fyrirtækisins. Marel nýtir sér ISO 26000 til þess að hafa yfirsýn. Global Compact er notað til þess að skapa skuldbindingu. Marel í upphafi snerist um að auka framlegð í sjávarútvegi með því að búa til rafeindarvog. Þetta verkefni er samfélagslega ábyrgt. Grunngildin snúast um að auka framlegð og búa til meiri hagsæld sem er samfélagsábyrgð. Þorsteinn fékk aðstoð við að finna lykilaðila innan Marel, útbjó spurningarlista og passaði upp á að enginn flokkur yrði útundan. Niðurstöður viðtalanna voru síðan mæld við stefnu Marel. En hverjar eru hindranirnar? Marel er tórt fyrirtæki með starfsstöðvar í mörgum mismunandi menningarheimum. Gagnaöflun er flókin og erfitt getur reynst að fá sambærileg gögn frá öllum starfsstöðvum. Þetta er verkefni sem þarf að fara hægt í en af miklum þunga. Það hafa allir nóg með sitt. Stóra áskorunin er hvernig hægt er að innleiða fleiri KPI þannig að starfsmönnum finnist þeir skipta máli. Opnað var áhugavert svæði fyrir starfsmenn þar sem þeir voru beðnir um að deila sögum frá fyrirtækinu. www.livingmarel.com
Að lokum fjallaði Jóhanna Harpa Árnadóttir, verkefnastjóri samfélagsábyrgðar hjá Landsvirkjun um aðdraganda þess að stefna um samfélagsábyrgð var sett hjá Landsvirkjun og um áherslur á samskipti við hagsmunaaðila. Landsvirkjun var stofnuð 1965 og frá upphafi var lögð áhersla á að fyrirtækið væri sjálfstætt og óháð, tekjuflæði öruggt og öll verkefni boðin út. Fyrirtækið hefur alla tíð lagt áherslu á uppgræðslu og skógrækt. Árið 2006 innleiddi Landsvirkjun umhverfisstjórnunarkerfi. Árið 2009 var allt orðið vottað skv. ISO 14001. Markmið með gerð samfélagsskýrslu hjá Landsvirkjun var að samhæfa stjórnkerfi og gera samfélagsábyrgðina hluta af kerfinu. Stefnu um samfélagsábyrgð er að finna á heimasíðu Landsvirkjunar. Þar sjást markmiðin og mælikvarðarnir.
Um ISO 26000 á vef ISO: http://www.iso.org/iso/home/standards/iso26000.htm

Ragnar Már Vilhjálmsson hjá Manhattan Marketing fjallaði í dag á áhugaverðan hátt um markaðsáætlanir og mikilvægi þeirra í rekstri fyrirtækja, m.a. út frá raunverulegum dæmum.
Ragnar spurði hversu mikilvægi markaðsáætlana er? Lewis Carroll skrifaði söguna um Lísu í Undralandi. Lísa spyr köttinn hvert hún eigi að fara og hann spyr hvert hún ætli fara. Lísa veit það ekki og þá segir kötturinn ef þú veist ekki hvert þú ert að fara þá skiptir ekki máli hvert þú ferð, þú getur bara verið á einhverjum stað.
Markaðsáætlun er miðlægt verkfæri sem gegnir lykilhlutverki í stjórnun og samhæfingu markaðsstarfs. Markaðsáætlun er leiðarvísir sem leggur línur markaðsaðgerða og stikar leiðina að markaðslegum markmiðum. Markaðsáætlun kemur okkur þangað sem við höfum stefnt fyrirtækinu Markaðsáætlun er hluti af heildarstefnumótun fyrirtækja.
En hver er munurinn á markaðsáætlun og viðskiptaáætlun? Markaðsáætlun segir hvernig við ætlum að fúnkera, viðskiptaáætlun segir okkur hvað við ætlum að gera. Því faglegri sem markaðsmálin eru því líklegra er að við stöndum okkur vel. Markaðsáætlun er tvíþætt og snýr að innra og ytra umhverfi.

Haustráðstefna Stjórnvísi sem jafnframt er 30 ára afmælishátíð var haldin á Grand Hótel þann 2. nóvember kl. 8:00-13:00. Þema afmælisráðstefnunnar var "Endurmörkun í síbreytilegu umhverfi, reynslusögur leiðtoga".Dagurinn hófst með glæsilegum morgunverði, rjúkandi beikon, egg, álegg, safar og nýbökuð brauð. Formaður Stjórnvisi Nótt Thorberg framkvæmdastjóri Marel á Íslandi setti hátíðina með glæsibrag og Guðrún Högnadóttir, framkvæmdastjóri hjá FranklinCovey og heiðursfélagi Stjórvísi stjórnaði ráðstefnunni af sinni einstöku snilld. Eftir erindi þeirra Margrétar Guðmundsdóttur stjórnarformanns N1 og fyrrverandi forstjóra Icepharma hf. og Huldu Gunnlaugsdottur COO-Divisjons direktør Norlandia Care Group AS, voru unnar vinnustofur og boðið upp á glæsilega afmælistertu. Hvert borð skilaði niðurstöðu þ.e. svaraði ákveðnum spurningum og birtust þær jafnóðum á skjá í salnum. Þetta vakti mikla gleði og stóðu gestir sig einstaklega vel. Niðurstöðurnar má sjá á vef Stjórnvísi. Síðasti fyrirlesarinn var Oliver Luckett forstjóri ReviloPark sem starfar í Reykjavík og Los Angeles. Dagskráin endaði með léttum hádegisverði og ljúfum leik Björns Thors og félaga. Ráðstefnan heppnaðist eins og best verður á kosið og má sjá myndir af ráðstefnunni á facebook síðu Stjórnvísi.
Hér má sjá myndir af hátíðinni: https://www.facebook.com/pg/Stjornvisi/photos/?tab=album&album_id=1204527462948535
http://hashslider.com/slideshow?eventId=51995

Haustráðstefna Stjórnvísi sem jafnframt er 30 ára afmælishátíð verður haldin á Grand Hótel þann 2. nóvember kl. 8:30-13:00.
Þema afmælisráðstefnunnar er "Endurmörkun í síbreytilegu umhverfi, reynslusögur leiðtoga".
Fyrirlesarar eru þau Margrét Guðmundsdóttir stjórnarformaður N1 og fyrrverandi forstjóri Icepharma hf., Hulda Gunnlaugsdottir COO-Divisjons direktør Norlandia Care Group AS, www.norlandiacare.no og Oliver Luckett forstjóri ReviloPark sem starfar í Reykjavík og Los Angeles.
Dagskráin hefst með morgunverðarhlaðborði kl. 8:00. Nótt Thorberg framkvæmdastjóri Marel á Íslandi og formaður stjórnar Stjórnvísi setur afmælisráðstefnuna kl. 8:30. Því næst verða flutt þrjú áhugaverð erindi. Stuttar vinnustofur verða á eftir fyrstu tveimur erindunum þar sem tækifæri gefst að ræða saman og kynnast öðrum félögum. Ráðstefnan endar með léttum hádegisverði við undirleik góðrar tónlistar. Ráðstefnustjóri verður Guðrún Högnadóttir, framkvæmdastjóri hjá FranklinCovey og heiðursfélagi Stjórnvísi.
Verið öll hjartanlega velkomin.
Aðgangur er frír.

Stjórn faghóps um mannauðsstjórnun vekur athygli á mannauðsdegi Flóru þann 28.október í Hörpu.
Yfirskrift mannauðsdagsins í ár er „Samspil mannauðs og stjórnunar“, en á ráðstefnunni verður fjallað um hlutverk mannauðsdeilda í skipulagsheildum og samband þeirra við yfirstjórnir.
Efni ráðstefnunnar höfðar til stjórnenda, mannauðsstjóra, mannauðsérfræðinga, ráðgjafa í mannauðsmálum og fræðimanna sem fást við stjórnun fyrirtækja og rannsóknir.
Mannauðsdagurinn er vettvangur fyrir þá sem láta sig nútímalega stjórnun mannauðs varða. Fyrirkomulagið í ár verður, líkt og áður, blanda af fræðilegri og hagnýtri umræðu um mannauðsmál frá innlendum og erlendum sérfræðingum.
http://www.mannaudsstjorar.is/mannaudsdagurinn/skraning
http://www.mannaudsstjorar.is/mannaudsdagurinn

Þegar frumkvöðlar stofna nýtt fyrirtæki er spurningunni um mikilvægi hugverkaverndar oft látið ósvarað. Hugverkavernd virðist í augum margra dýr valkostur fyrir áhættusama viðskiptahugmynd og fellur því iðulega aftarlega í forgangsröðina.

Hvernig geta frumkvöðlar varið efnið sitt og vinnu án þess að kæfa tilraunavinnu og samskipti við markhópinn? Ættu frumkvöðlar sem hafa ekki einu sinni staðfest eftirspurn á markaði að eyða tíma og peningum í að vernda hugmyndir sínar?

Eygló Sif Sigfúsdóttir, lögfræðingur hjá Einkaleyfastofu mun hefja fundinn og svo mun hún, ásamt Erlu Skúladóttir, stjórnarformanni Lauf Forks og Einari Olavi Mäntylä, verkefnisstjóri Nýsköpunar Vísinda- og nýsköpunarsviðs hjá Háskóla Íslands ræða málin og sitja fyrir svörum úr sal.

Framkvæmdastjóri FÍB, Runólfur Ólafsson kynnti sögu FÍB og hvernig FÍB hefur um áratugaraðir staðið að útreikningum á kostnaði er tilheyrir eldsneyti bifreiða. Viðburðurinn sem var á vegum faghóps um kostnaðarstjórnun og kostnaðargreiningu var haldinn í Innovation House.
Félag íslenskra bifreiðaeigenda er hagsmunafélag bifreiðeigenda og viðurkennt sem slíkt af stjórnvöldum. Fulltrúar FÍB eiga setu- og tillögurétt í nefndum á vegum hins opinbera og félagið fær til umsagnar frumvörp, tillögur og reglugerðir frá löggjafar- og framkvæmdarvaldinu. Oftar en ekki hafa útreikningar FIB raktað í fréttirnar.

Stjórnvísifélagar fengu góðar móttökur í Festi þar sem faghópur um mannauðsstjórnun hélt fund um innri upplýsingamiðlun og helgun starfsmanna. Guðfinna Björk Kristjánsdóttir, upplýsingastjóri Garðabæjar sagði frá niðurstöðum rannsóknar sem hún gerði innan stórrar breskrar stofnunar á upplifun starfsmanna af innri upplýsingamiðlun. Niðurstöðurnar hafa þegar verið kynntar á alþjóðlegri mannauðsráðstefnu í Kanada og á ráðstefnu British Academy of Managment sem haldin var í Newcastle fyrr í haust.
Fagleg innri upplýsingamiðlun er öflugt tæki fyrir stjórnendur sem vilja auka afköst og skilvirkni á vinnustaðnum. Rannsóknin sýndi fram á sjö þætti sem hafa áhrif á upplifun starfsmanna af upplýsingamiðlun, m.a. að bæði of mikið af upplýsingum og of lítið geta haft neikvæð áhrif á upplifunina. Rannsóknin var lokaverkefni Guðfinnu í masters námi í mannauðsstjórnun við Birmingham City University í Englandi.
Markmið rannsóknarinnar var að kanna viðhorf starfsmanna til innri upplýsingamiðlunar og komast að því hvað mætti gera betur. Guðfinna skoðaði communications=upplýsingamiðlun og samskipti, internal corporate communications=frá æðstu stjórnendum til allra starfsmanna local communication=frá æðstu stjórnendum á hverjum vinnustað til starfsmanna. Guðfinna skoðaði einnig helgun(job engagement) starfsmanna annars vegar gagnvart stofnunni/fyrirtækinu og hins vegar gagnvart starfinu.
Rannsóknin náði til stórrar breskrar stofnunar með um 1000 stafsmenn og 13 starfsstöðvar í Englandi, Skotlandi, o.fl. Lykilatriði var að verið var að skoða sjónarhorn starfsmanna. Upplifun starfsmannsins getur verið afa langt frá góðum ásetningi stjórnenda. Sjónarhorn starfsmanna er oft allt annað en stjórnenda. Niðurstöðurnar voru þær að 37% voru óánægð með innri upplýsingar. Þegar óskað var eftir hvernig ætti að fá upplýsingar þá vildu starfsmenn helst fá að heyra beint frá sínum stjórnanda, af netinu og frá starfsmannafundum. Aðrar rannsóknir hafa staðfest það sama. En hvað hefur áhrif á viðhorf? 1. Magn og lengd upplýsinga, tónninn í samskiptum, heiðarleiki, hvort upplýsingarnar hafa gildi fyrir starfið, tímasetning þ.e. hvenær þú færð upplýsingarnar. Varðandi magn og lengd þá pirrar það fólk að fá upplýsingar frá allt of mörgum. Mikilvægt er að fá stuttar upplýsingar. Þegar upplýsingar verða of miklar þá hættir fólk að lesa. Einnig vill fólk hafa stjórn á því hvað það fær. Fólk vill velja hvort það les það á netinu, fær tölvupóst, les miða fyrir utan kaffistofu o.fl. Facebook at work. Óskað var eftir að talað væri mannamál og segja hvað er verið að gera. Skýr skilaboð er það sem skiptir mestu máli. Innri vefir þurfa ást og umhyggju. Mikilvægt að útbúa hæfileika/þekkingarpott og kalla eftir samvinnu og þekkingarmiðlun á milli deilda.
Rannsóknin leiddi í ljós að almennt væri gert mikið af því að leita eftir skoðunum starfsfólks en hins vegar er fyrirtækið ekki eins gott í að hlusta og bregðast við. Þessi þversögn kallar fram ergelsi og dró úr vilja starfsfólks til að láta skoðanir sínar í ljós.
Niðurstöðurnar fara saman við það sem Argenti(2007) og Beugré(2010) hafa haldið fram, það er ekki nóg að hafa tækifæri til að tjá sig það þarf að hlusta. Að hunsa skoðanir/tillögur starfsmanna gerir meiri skaða en að bjóða þeim ekki upp á tækifæri til að tjá sig yfirhöfuð. Yfirmenn sem svara öllu sýna að þeim sé annt um fólkið, tengir í þjónandi forystu.

Stjórnvísifélögum gafst einstakt tækifæri í vikunni þegar heimsótt var kaffibrennsla Kaffitárs í Reykjanesbæ. Aðalheiður Héðinsdóttir, stofnandi og eigandi Kaffitárs tók á móti félögum í faghópi um vörustjórnun, innkaup og innkaupastýringu með ilmandi kaffi og nýbökuðu bakkelsi. Aðalheiður sagði sögu Kaffitárs en áhugi hennar á kaffi hófst þegar hún var námsmaður í Bandaríkjunum og kynntist í sínum heimabæ hágæðakaffi. Í framhaldi flutti hún til landsins fyrsta brennsluofn Kaffitárs. Aðalheiður sagði okkur hvernig fyrirtækið hefur vaxið jafnt og þétt ár frá ári og því þakkar hún frábæru starfsfólki, góðum brennsluofni, sterkum ferlum, miklu gæðaeftirliti og góðu vali á birgjum sem hún þekkir og er í persónulegu sambandi við. Aðalheiður sýndi okkur framleiðsluna frá kaffibaun þar til hún er komin í poka. Ylmurinn var stórkostlegur þegar við fengum að fylgjast með þegar kaffibaunir komu nýbrenndar úr ofninum.

Aðalfundur faghóps um umhverfi-og öryggi var haldinn í Eflu að loknum fundi í faghópnum. Kosin var ný stjórn fyrir starfsárið 2016-2017:
Heimir Þór Gíslason, Verkís
Erlingur E. Jónasson, LNS Saga
Gísli Níls Einarsson, VÍS
Gyða Mjöll Ingólfsdóttir, EFLA verkfræðistofa
Jóna Bjarnadóttir, Landsvirkjun
Magnús Matthíasson, EFLA verkfræðistofa
Matthildur B. Stefánsdóttir, Vegagerðin
Michele Rebora, 7.is

Faghópur um umhverfi og öryggi hélt í dag fund í Eflu sem fjallaði um hvað efnastjórnun er mikilvægur þáttur í starfsemi fyrirtækja og stofnana. Strax að loknum fundi var haldinn aðalfundur faghópsins og kosin ný stjórn.
Eva Yngvadóttir, efnaverkfræðingur hjá EFLU verkfræðistofu fór á fundinum yfir þær kröfur sem gerðar eru til íslenskra fyrirtækja í efnamálum og hvernig EcoOnline hugbúnaðurinn getur nýst við að framfylgja þeim kröfum.
Það hefur sýnt sig að fyrirtækjum hefur reynst erfitt að halda utan um efnamál og mikill tími fer í að afla öryggisblaða á íslensku og halda utan um réttar útgáfur og hafa upplýsingar tiltækar fyrir starfsmenn.
Þróuð hafa verið efnastjórnunarkerfi til að búa til og halda utan um öryggisblöð og efnalista. Þau auðvelda auk þess gerð efnaáhættumats og uppfylla þannig kröfur REACH reglugerðarinnar. EcoOnline er eitt slíkt kerfi.
Í dag eru einungis ein efnalög á Íslandi lög nr.61/2015 en margar reglugerðir sem tengjast efnamálum á Íslandi. Dæmi um þær eru flokkun og merking efna, öryggisblöð, vinuverndarstarf - áhættumat.

Mikill fjöldi var á fundi Lean faghópsins í morgun í KPMG. Þórunn M. Óðinsdóttir, stjórnunarráðgjafi og starfsmaður KPMG hóf kynninguna á góðri kynningu á Stjórnvísi. Þórunn var í hópi þeirra sem stofnuðu faghóp um Lean hjá Stjórnvísi og var formaður hópsins í nokkur ár. Hún var í varastjórn félagsins og er nú í aðalstjórn þess. Þórunn segir Lean Management vera hugmyndafræði. Kjarninn er að veita viðskiptamanninum nákvæmleg þá vöru/þjónustu í þeim gæðum á því verði á þeim tíma sem hann óskar eftir með því að virkja alla starfsmenn til stöðugra umbóta. Þórunn tók góða dæmisögu um muninn á umferðaljósum og hringtorgum. Umferðaljósin stjórna en hringtorgin setja stjórnina á bílstjórana sem aka í umferðinni.
Til er frábær tékklisti til að sjá hvar við bætum flæði sem Þórunn nefnir 7 tegundir sóunar. 1 „Bið“. Bið er sóun. 2. Gallar; gallar eru t.d. tölvupóstur sem er ekki nægilega skýr. Upplýsingar sem eru ekki nægilega skýrar. 3. Hreyfing (þrátt fyrir að hreyfing sé góð þá þarf að passa upp á að hún sé ekki of mikil). 4. Flutningur (prentari sem er staðsettur á annarri hæð en viðkomandi er) Passa þarf sig á að vera ekki með sóun í því að láta fólk vera að hlaupa upp og niður. 5. Offramleiðsla. Það er þegar verið er að framleiða of mikið af gögnum, upplýsingum. (passa sig á að hlaða ekki of miklum upplýsingum á fólk) einungis senda það sem þarf. 6. Birgðir. Birgðir er tölvupóstur sem bíður eftir að vera svarað, rusl í tunnu 7. Vinnsla. Vinnsla er þegar tólin og tækin eru ekki nógu góð þannig að við þurfum að vera að gera miklu meira en þarf. Stundum eru tölvurnar orðnar of hægar eða kerfin virka ekki nægilega vel.
En síðan er það mannauðurinn. Vannýttur mannauður eru starfsmenn sem eru ekki að fá að njóta sín sem best. Þau vantar þjálfun og þarna liggja mikil tækifæri. Ástæðan getur verið að álagi er ekki rétt dreift, starfsþróun vantar.
Hvar er biðtími á heimilinu; uppþvottavélin er biðtími vegna þess að leirtau er sett í vask eða við vél því hún er að þvo.
Í lean er leitað að umbótatækifærum í allri starfsemi fyrirtækisins; ferlum, stjórnstrúktúr, stjórnarháttum, starfsumhverfi og tenginum við birgja og viðskiptavini. Í lean er líka áhersla á að stytta tímann frá því að fyrirtæki þarf að greiða fyrir vörur sínar þar til að það fær greitt frá viðskiptavininum. Ætlast er til að gerð séu mistök í vinnunni? Lykilhugtök við umbótavinnu eru 1.stöðugar umbætur 2. Flæði 3.Sóun 4.Gæði 5.Stöðlun 6. „Pull system“. (t.d. í prenthylkjum setja miða þegar þau eru keypt á næst aftasta þar sem stendur „panta meira“.) Í lean eru tvenns konar viðskiptavinir, innri og ytri. Ef ég afhendi einhverjum eitthvað hvort heldu er innan/utan vinnustaðarins þá er hann orðinn viðskiptavinur af t.d. gögnum.
Í leanheiminum er fullt af aðferðafræðum. VMS töflur er yfirleitt það verkfræði sem byrjað er að nota. Töflurnar eru gott fyrirbæri til að byrja á. Þeir sem eru komnir lengst vita nákvæmlega hvað skiptir máli að sé mælt daglega. Þá funda allir einu sinni á dag í 15mín. Tekin er staða á lykilatriðum, skoða hvort við erum græn,gul eða rauð. Mikilvægt er að finna réttu mælikvarðana og að upplýsingar að baki þeim séu réttar. Mikil vinna fer stundum í upphafi í að vinna gögnin að baki mælikvörðunum. Mikilvægt er að hafa árangurslista og muna eftir að hrósa. Langflest fyrirtæki koma frekar illa út úr hrósi og því er mikilvægt að setja upp hrósblað. Kanban tafla - hún sýnir flæði verkefna. Dæmi: Undirbúningur - hönnun (á að halda áfram) - útboð/samningar (ef haldið er áfram er farið í útboð, ef það er samþykkt þá er gerður samningur)-framkvæmd-í uppgjöri - árangur. Kanban tafla er til að gera sér grein fyrir hvert verkefnið okkar er. Töflurnar gefa einstaka yfirsýn á meðan að excel-töflurnar eru oft gríðarlega flóknar. Virðing fyrir starfsfólki felst m.a. í því mikilvægi að geta rætt á opin og hreinskilin hátt um stöðuna eins og hún er. Value Stream Mapping - umbótavinna á ferlum. VSM er notað þegar fyrirtækið er komið langt. Þetta er umbótavinna á ferlum. Mesta áskorunin fyrir fyrirtæki er þegar verið er að skoða hvar er hægt að vinna í ferlum. Kaizen: Kai=taka í sundur ferli og breyta Zen: íhuga, gera gott. 5S-aðferðafræði. Hún byggir á að taka til, flokkað dót sem ekki þarf að nota og það sem við þurfum. Þetta er tiltektin. Síðan fer alltaf allt í drasl. Því þarf að staðla hvar á skila hverjum hlut, hvert og hvenær. Ef þetta eru göng er gengið frá þeim strax, innan dagsins, innan mánaðarins? 5S=1.sort 2.stabilize 3.shine 4. standardize 5.sustain. 5S á við alls staðar. Þórunn endaði fyrirlesturinn á einstaklega skemmtilegum leik sem fékk alla til að skilja hversu mikilvægt umbótatæki Lean er.

Breytt persónuverndarlöggjöf frá 2018 var viðfangsefni faghópa um CAF/EFQM, gæðastjórnun, ISO og upplýsingatækni var haldinn á Veðurstofu Íslands í morgun.
Fyrr á árinu voru samþykktar umfangsmestu breytingar sem gerðar hafa verið á evrópskri og þ.a.l. íslenskri persónuverndarlöggjöf í rúm 20 ár. Breytingarnar taka gildi á árinu 2018 en fyrir þann tíma þurfa fyrirtæki og stofnanir að aðlaga starfsemi sína að breyttum - og auknum - kröfum til persónuverndar og öryggis persónuupplýsinga. Réttindi einstaklinga eru jafnframt aukin til muna sem einnig kallar á breytingar í starfsemi þeirra sem vinna persónuupplýsingar.
Alma Tryggvadóttir, skrifstofustjóri upplýsingaöryggis frá Persónuvernd sagði lögin hafa haft langan aðdraganda og undirbúning. Annars er reglugerð um vernd einstaklinga í tengslum við vinnslu persónuupplýsinga og frjálst flæði slíkra upplýsinga og hins vegar tilskipun um vernd einstaklinga í tengslum við vinnslu persónuupplýsinga hjá löggæsluaðilum. Markmiðið er að einstaklingar fái betri stjórn yfir upplýsingar um sig. Þetta er því liður í að bæta réttarvernd. Reglugerðin tekur formlega gildi 25.maí 2018. Þeir sem vinna persónuupplýsingar hafa því 1,5ár til að samræma sig. Reglugerðin lýtur að öllum fyrirtækjum í heiminum sem vinna með upplýsingar um Evrópubúa hvar sem þeir eru í heiminum. Ef boðin er þjónusta eða vara til sölu fellurðu innan gildissviðsins. Upplýsingar sem beint má rekja er t.d. nafnið þitt og óbeint IP tölur. Reglugerðin nær til ábyrgðaaðila þ.e. þeirra sem hefja vinnslu og einnig til þeirra sem vinna úr upplýsingum. Hingað til hafa úrvinnsluaðilar verið í skjóli. Ábyrgðar-og vinnsluaðilar eru því báðir orðnir ábyrgir.
Rík krafa er um gagnsæi og að veitt sé fræðsla um upplýsingarnar. Hver er tilgangurinn og hvenær er þeim eytt. Verið er að einfalda aðgang að upplýsingum til einstaklinga. Einstaklingar eiga að geta flutt upplýsingar sínar til, þetta er nýr réttur. Hægt á að vera að fara til einstaklinga og færa allt á milli. Ekki er lengur hægt að loka á upplýsingar. Fyrirtæki og stofnanir þurfa að gefa upplýsingar um eðli upplýsingabrests. Síðan er réttur til að gleymast. Hann felst í að einstaklingur á rétt á að ákveðnum upplýsingum um hann sé eytt. Opinber aðili hefur ekki sama rétt og borgari. Mjög strangar reglur eru komnar. Stofnanir og fyrirtæki þurfa að uppfæra samþykkisferla. Gera einstaklingum kleift að fá allar upplýsingar um sig. Halda skrá yfir vinnsluaðgerðir. Hvaða upplýsingar er ég að vinna, hvar flokkast þær og hvaða tegund er ég að vinna með, eru þær almennar? Undantekning er fyrir stofnanir sem eru undir 250 manns. Síðan er breytt tilkynningarskilda þ.e. tilkynna þarf um allar persónuupplýsingar. Nú þarf að tilkynna um öryggisbrest til Persónuverndar innan 72 klst. frá því bresturinn varð. Einnig þarf að tilkynna hvernig vinna á úr öryggisbrestinum. Einnig er skylda að tilkynna öryggisbrest til einstaklinganna sjálfra.
Fyrirtæki og stofnanir þurfa að skipa sér persónuverndarfulltrúa óháð stærð sinni. Ef kjarnastarfsemi felst í því þá er það nauðsynlegt. Þetta á við tryggingarfélög, banka o.fl. Þessi fulltrúi heyrir beint undir forstjóra, hann þjálfar starfsmenn sem vinna með persónuupplýsingar. Ekki er hægt að pikka hvern sem er út heldur velja þann sem þekkir persónuverndarlögin.
Fyrirtækin eiga að framkvæma mat. Hvað er ég að fara að vinna? Er ég að gæta hófs? Í alvarlegustu tilvikunum á að leita álits persónuverndar samræmist gildandi lögum og reglum. Evrópska persónuverndarráðið (EDPB) mun stórauka sektarheimildir allt að 4% af heildarveltu fyrirtækis.
Það er alveg ljóst að persónuvernd er komin í fyrsta sæti. Nú þarf vitundarvakningu þannig að allir skilji hvaða skyldur hvíla á þeim. Þetta er viðvarandi verkefni fyrir gæðastjórnun og auka þarf vitundina. Nú þarf að byrja á að greina allar upplýsingar. Erum við ábyrgðar eða vinnsluaðili? Það er alveg ljóst að þetta mun kalla á tíma. Tækifæri felast í verndinni, það eykur traust og sá sem fylgir reglunum ætti að fá aukin viðskipti. Framundan er fundarröð hjá Persónuvernd. Haldnar verða málstofur fyrir aðila.
Hörður Helgi Helgason, hdl. Landslög sagði komin tími til að huga að því hvernig hægt væri að aðstoða fyrirtæki við innleiðingu nýju laganna. Núgildandi reglur 77/2000 um persónuvernd hafa kjarnann um hvernig megi vinna með persónuupplýsingar. Lögin kveða á um ákveðnar heimildir og upplýsingaöryggi. Gull hvers fyrirtækis og stofnana eru upplýsingar. Sjávarútvegsfyrirtæki vinna í dag mikið með upplýsingar. Upplýsingar eru þrennt: leynd, réttleiki og aðgengileiki. Tryggja þarf að upplýsingar séu réttar og þeir sem þurfa að komast í upplýsingarnar komist í þær og þær séu réttar t.d. á Landspítalanum.
Á ISO.org er hægt að sjá alla staðla um persónuvernd. En hvað breytist í nýju reglugerðinni? Í fyrsta lagi þá verður sjálfstæð heimild til að vinna með persónuupplýsingar í öryggisskyni. Ef það er þörf eða nauðsyn þá er það heimilt. Annað þá er það uppsetning kerfanna. Ef þau snúa að starfsmönnum þá þarf að passa að starfsmenn fái ekki meiri upplýsingar en þau þurfa. CRM kerfi koma tilbúin uppsett með að vinna mjög mikið með sínum viðskiptavini. Þar þarf að skoða hvort safna megi/eigi öllum þessum upplýsingum. Gegnumgangandi er að menn eru að skipta úr að segja hér eru skyldur í stað þess að nú þarf að skjala jafn óðum og sanna að yfir árabil hafi ráðstafanir verið til sönnunar. Nú þurfa því allir að fara af stað og vera tilbúnir að standa skil á. Nú er komin ný gullin regla. Hver og einn á rétt á að gætt sé öryggis varðandi upplýsingar um hann sem einstakling. Fyrirtæki þurfa núna að kóta niður og sýna hvernig þau gæta upplýsingaöryggis. Fylgt verður hart eftir öryggisreglunni um upplýsingabrest og því að tilkynnt sé um upplýsingabrest til Persónuverndar inna 72 klst.
Hörður benti á að hjá Persónuvernd eru prýðilegir bæklingar personuvernd.is Mikill GDPR-iðnaður er sprottinn upp erlendis og eru linkar á tékklistann í glærum með fyrirlestrinum á innra neti Stjórnvísi. Hörður nefndi að lokum að mikilvægt væri að hafa hliðsjón af ISO 27001 við undirbúning verkefnisins: Tryggja stuðning stjórnenda og halda þeim vel upplýstum, ekki reiða sig um á ráðgjafa því þetta verður að vera sjálfsprottið, fara strax af stað því kostnaðurinn verður mikill ef allt á að gerast á sama tíma. Taka saman skrá um alla vinnslu, setja saman og halda uppfærðri tíma-og kostnaðaráætlun sem taki til gerðar allra verkferla, verklagsreglna og mannaráðninga. Stilla saman þeim sviðum sem eru helstu neytendur persónuupplýsinga, UT-sviði, gæðasviði og lögfræðisviði.