Fréttir og pistlar

Vel var tekið á móti félögum í breytingastjórnunarhópi Stjórnvísis af starfsmönnum og stjórnendum Greenqloud 19. janúar sl. Framkvæmdastjóri viðskiptaþróunar, Soffía Theódóra Tryggvadóttir, rakti sögu og gengi fyrirtækisins sem stofnað var árið 2010. Fyrirtækið starfaði fyrst í umhverfisvænni hýsingarþjónustu. Árið 2014 kom nýr framkvæmdastjóri að fyrirtækinu, Jónsi Stefánsson, en hann hafði áður átt sæti í stjórn fyrirtækisins. Á því ári var tekin ákvörðun um stefnubreytingu hjá fyrirtækinu. Hún fólst í því að loka hýsingarþjónustunni og snúa sér alfarið að hugbúnaðarþróun og sölu. Þetta reyndi mikið á innviði fyrirtækisins m.a. vegna sérhæfingar einstakra starfsmanna. Stjórnendur lögðu ofurkapp á að halda upplýsingaflæði til starfsmanna sem bestu og er það einn aðallykillinn að því hversu vel tókst til við breytingarnar. Vegna þessara miklu breytinga hefur mikil vinna hefur verið lögð í markaðssetningu á fyrirtækinu og framleiðsluvöru fyrirtækisins, Qstack. Í dag eru starfsmenn 42, aðallega á Íslandi en einnig er fyrirtækið með starfsemi í Seattle í Bandaríkjunum.
Eftir fundinn gáfu starfsmenn og stjórnendur sér tíma til að ræða við fundargesti og svara frekari spurningum.

Fjölmennur fundur var haldinn í Háskólanum í Reykjavík í morgun á vegum faghóps um stefnumótun og árangursmat Hvernig nær fyrirtæki betri samkeppnisstöðu með stefnumótun? Magnús Ívar Guðfinnsson viðskiptafræðingur tókst á við þessa spurningu í fyrirlestri sínum. Hann sýndi fram á mikilvægi stefnumótunar til að viðhalda samkeppnishæfni fyrirtækja og kynnti fimm þrep sem nauðsynleg eru við að setja fyrirtækjum stefnu. Magnús deildi með okkur reynslu sinni og kom með dæmi af fyrirtækjum sem hafa beitt þessari aðferð.
Árangur fyrirtækja byggir á hæfni stjórnenda í að horfa til framtíðar og hvetja starfsmenn til að ná árangri. Fyrirtæki þurfa sífellt að taka breytingum annars er hætt við að þau verði undir í samkeppninni. Þau fyrirtæki sem skynja mikilvægi stefnumótunar og starfa eftir metnaðarfullri framtíðarsýn eru líklegri en önnur til að byggja upp öfluga liðsheild og fara með sigur af hólmi í samkeppni.
Magnús Ívar er höfundur bókarinnar „Horft til framtíðar - stefnumótun í lifandi fyrirtæki“ sem kom út fyrir rúmum áratug, en þar fjallaði hann um þá strauma og stefnur í stefnumótun fyrirtækja. Frá því bókin kom út hefur bæst í reynslubankann hjá Magnúsi og hann deildi með okkur nýrri reynslu og nýjum dæmum. Hvað hefur breyst og hvað virkar enn? Hvað greinir fyrirtæki sem ná árangri frá þeim fyrirtækjum sem sitja eftir?
Stefnumótun snýst um að skapa virði fyrir fyrirtækið og hagsmunaaðila þess. Stefna er þróun á lykilhugmynd í gegnum sífellt breytilegar aðstæður. Þú ferð með ákveðið upplegg af stað en veist ekki hverju þú mætir. Menn þurfa að vera fljótari í dag því margar þjóðir eru að færast úr framleiðsluhagkerfi yfir í þekkingar-og þjónustuhagkerfi. Heimurinn er því að breytast gríðarlega hratt og því mikilvægt að forgangsraða. Um 75% af markaðsvirði fyrirtækis tengist duldum eignum s.s. vörumerki, orðspor, sambönd, samningar og hæfninni í að stjórna breytingum. Mikilvægt er að horfa á heildarsýn frekar en lítil markmið. Afmörkun er nauðsynleg, hvað gerir þig öðruvísi, hverjir eru styrkleikar fyrirtækisins. Huga að kjarnastarfsemi, því sem fyrirtækið veit og gerir betur en aðrir.
Oft gleymist stefnan í fyrirtækjum þ.e. hún er ekki aðgerðarbundin. Tilgangurinn skiptir öllu máli. Það sem er nauðsynlegt við mótun stefnu er 1. Stefnumótun er ferli en ekki viðburður 2. Æðstu stjórnendur helst hvatamenn 3. Aðgreinir vinnustaðurinn sig frá keppninautum 4. Virkja starfsfólkið við mörkun stefnu 5. Tengja stefnu við störf starfsmanna. Málið með stefnu er að vinna eftir stefnunni, yfir 90% fyrirtækja ná henni aldrei þ.e. markmiðið er ekki endilega að ná lokamarkmiði heldur vinna eftir stefnunni. Stefnan þarf að höfða til starfsmanna. Fimm atriði sem ætti að forðast: 1. Setja talnagildi í framtíðarsýn (ekki setja upphæðir) 2. Ósamræmi í framtíðarsýn og markmiðum 3. Setja saman stefnu og áætlanagerð 4. Hlutverk fyrirtækisins skilgreint of þröngt 5. Skorti metnað í stefnu, getur hindrað framþróun.
Hlutverk er eins og áttviti, vísar leiðina. Stefnan líkt og landakort, hvernig á að komast á áfangastað, segir hvernig landið (markaðurinn) liggur og hvað þarf til að ferðast á milli staða. Þú átt að ráða inn viðhorf, hæfileika er hægt að þjálfa upp. „Hire attitude, train skills“ skv. Jack Welch“.
En það þarf að mæla árangur og meta framfarir. Magnús tók dæmi um líkamsræktarátak. Hvers konar lífstíll tryggir varanlegan árangur? 1. Staðan í dag (of þungur)2. Hvernig við viljum líta út (stæltur)3. Markmiðið til að komast nær draumnum, 4. Nýr lífstíll 5. Mælingar og árangur.
Staða fyrirtækis: Leiðtoginn skiptir máli máli; dæmi: þegar Lars tók við 2010. Hann fór með Nígeríu á HM 2010, hann fór með sænska landsliðið á lokakeppni fimm stórmót í röð. Hann leggur megináherslu á að allir vinni sem eitt lið. Með góðum aðila í stjórnun er hægt að ná ótrúlegum árangri. Lars er winner. Hann hefur viljann til breytinga þ.e. að ná árangri. Horfið á hvað heldur aftur af starfsmönnum, ræðið flöskuhálsana og leysið þá. Það koma stöðugt nýir flöskuhálsar. Það verður að hafa leikjaplan. Einstaklingar hafa skrifleg markmið. Togstreita er óumflýjanleg, hægt að lágmarka hana. Fyrirtæki í formi býr yfir orku ó fókus.
En hvað virkar? Skv. grein í Harvard Business Review: „What really Works“. 1. Skýr stefna með fókus, skipulag sem er sveigjanlegt, sýni viðbragðsflýti o.fl.
Ríkisskattstjóri var fyrirtæki ársins 2015, hvað eru þeir að gera? Kyrrstaðan er hættulegust, skýr stefna grundvallaratriði og lykillinn að ánægju starfsmanna, Vellíðan starfsmanna, þegar þeim líður vel gera þeir betur og ná árangri. Forsenda góðra afkasta og vandaðra starfshátta er að samstarfsmenn séu áhugasamir um störf sín.

Faghópur um gæðastjórnun hélt í morgun fund sem bar yfirskriftina „Samspil Lean og gæðastjórnunar“. Hvernig kemur Lean hugmyndafræðin og verkefni Lean með að vinna með innleiddri gæðastjórnun fyrirtækja eða stofnana? Umbætur byggjast á stöðluðum vinnubrögðum. Með virku gæðakerfi sem tryggir það hefur hugmyndafræði straumlínustjórnunar nýst vel hjá Ölgerðinni við innleiðingu á stöðugum umbótum, ferlagreiningu, að ná fram hagræðingu og auka ánægju viðskiptavina. Erla Jóna Einarsdóttir, framkvæmdastjóri samskiptasviðs hjá Ölgerðinni fór yfir hvernig Ölgerðin er að nýta Lean til að styðja við gæðakerfið og til að ná fram hugarfars- og hegðunarbreytingu hjá starfsmönnum með aukinni gæðavitund. Haustið 2015 var endurskipulagning á Lean fagráði og hlutverki þess. Í kjölfar faghópsins var búið til „hús“, slík hús þekkjast í Lean. Í kassann eru sett verkefni eins og 1. Stöðluð vinnubrögð, sjónræn stjórnun, eyða sóun, fókus á flæðið og stöðugar umbætur. En hvað er virði og sóun? Vinnuskref er talið sem virði ef: viðskiptavinur viðurkennir að þetta er virðisaukandi fyrir sig. Átta tegundir sóunar: gallar, offramleiðsla, flutningar, hreyfing, biðtími, of mikil vinnsla, lager og þekking vannýtt. Sérfræðingar í hverju ferli eru þeir sem vinna í þeim á hverjum degi.
En hvað er 4DX? = Four diciplane of execution. 1. Focus on the wildly important 2. Act on the lead measures 3. Keep a compelling scoreboard 4. Create a candence of accountability. Frá því í mars sl. er búið að halda 319 Viggfundi (Wildly important goal), 3.959 skuldbindingar af þeim eru 3.042 eða 77% kláraðar. Það er því ljóst að 4DX nýtist vel til að breyta hegðun og hefur haft góð áhrif á menningu Ölgerðarinnar. Ölgerðin vinnur með sjónræna stjórnun sem er leið til að gera óeðlilega stöðu sýnilega svo auðvelt sé að bregðast við áður en vandamál verður til. Einnig notar Ölgerðin 5S sem er tækni til að skipuleggja vinnustöð og vinnuumhverfi með það að markmiðið að auka gæði, gera vandamal sýnileg og vinnuna þægilegri.

Stjórnvísi óskar eftir tilnefningum til Stjórnunarverðlauna Stjórnvísi 2016. Verðlaunin eru veitt árlega stjórnendum fyrirtækja og stofnana sem þykja hafa skarað framúr á sínu sviði.

Þetta er í sjöunda sinn sem Stjórnunarverðlaunin verða veitt. Markmið verðlaunanna er að vekja athygli á framúrskarandi starfi stjórnenda, örva umræðu um faglega stjórnun og hvetja stjórnendur til að auka þekkingu sína, hæfni og færni sem stjórnendur. “Verðlaunin stuðla að aukinni fagmennsku á sviði stjórnunar og eru frábær vettvangur til að beina sjónum að því sem vel er gert í faglegri stjórnun hérlendis” segir formaður Stjórnvísi Nótt Thorberg.

Í ár verður sú nýbreytni höfð við að hægt verður að tilnefna stjórnendur innan raða Stjórnvísi sem og utan. Stefnt er að því að veita verðlaun í flokki frumkvöðuls, millistjórnanda og yfirstjórnanda. Það er dómnefnd Stjórnunarverðlaunanna sem tekur við öllum tilnefningum og vinnur úr þeim. Dómnefnd skipar breiður hópur sérfræðinga og reynslumikilla stjórnenda.

Formaður dómnefndar í ár er Ásta Bjarnadóttir, framkvæmdastjóri mannauðssviðs Landspítala en auk hennar sitja í nefndinni:

• Borghildur Erlingsdóttir, forstjóri Einkaleyfastofunnar.
• Gylfi Dalmann Aðalsteinsson, dósent við viðskiptafræðideild Háskóla Íslands.
• Helgi Þór Ingason, prófessor og forstöðumaður MPM náms við Háskólann í Reykjavík.
• Hjörleifur Pálsson, stjórnarmaður og ráðgjafi.
• Katrín S. Óladóttir, framkvæmdastjóri Hagvangs.
• Salóme Guðmundsdóttir, framkvæmdastjóri Icelandic Startups.

Tilnefnt er í gegnum heimasíðu Stjórnvísis. “Það er einfalt mál að tilnefna og við mat á tilnefningum eru viðmið og ferli skýr til að tryggt sé að verðlaunin byggi á faglegu mati. Í ár eru viðmiðin áreiðanleiki, nýsköpun & þróun, forysta og rekstrarumhverfi. Við hvetjum alla sem hafa áhuga á stjórnun að ígrunda hvort þeir þekki til stjórnanda sem verðskuldar tilnefningu” segir Ásta Bjarnadóttir formaður dómnefndar.

Opið er fyrir tilnefningar til og með 3. febrúar. Dómnefnd mun birta lista yfir tilnefningar í lok febrúars á heimasíðu Stjórnvísi og líkt og fyrri ár verða verðlaunin afhent af forseta Íslands hr. Ólafi Ragnari Grímssynivið við hátíðlega athöfn í mars þegar að niðurstaða dómnefndar liggur fyrir.
http://stjornvisi.is/stjornunarverdlaunin

Handhafar Stjórnunarverðlaunanna 2015 voru Vigdís Jónsdóttir, framkvæmdastjóri VIRK starfsendurhæfingarsjóðs og Ágústa Björg Bjarnadóttir, forstöðumaður mannauðs og rekstrar Sjóvár en meðal handhafa fyrri ára hafa verið m.a. Bjarni Bjarnason, forstjóri Orkuveitunnar, Guðlaug Rakel Guðjónsdóttir, framkvæmdastjóri bráðasviðs Landspítala og Ásbjörn Gíslason forstjóri Samskipa og fleiri.

Um Stjórnvísi
Stjórnvísi er stærsta stjórnunarfélag á Íslandi og fagnar í haust 30 ára afmæli sínu. Félagið er ekki rekið í hagnaðarskyni og er hlutverk þess að efla gæði stjórnunar á Íslandi og skapa hvetjandi vettvang fyrir gagnkvæma þekkingarmiðlun, umræður og tengslamyndun. Aðildarfyrirtæki og stofnanir eru um 300 og virkir félagsmenn yfir 3000. Árlega stendur félagið fyrir öflugri dagskrá í formi viðburða og faghópafunda. Hægt er að lesa nánar um Stjórnvísi á heimasíðu félagsins stjornvisi.is.
Frekari upplýsingar veitir
Gunnhildur Anrardóttir, framkvæmdastjóri Stjórnvísi
Netang gunnhildur@stjornvisi.is sími: 5335666 og 8404990

Fögnum Stjórnvísi!
Gleðilegt nýtt ár og takk fyrir samfylgdina á liðnum árum. Nú gengur í garð 30 ára afmælisár félagsins og ég er því fullviss um að við eigum magnað starfsár fyrir höndum.
Árið fer vel af stað. Dagskráin er þétt og fyrstu faghópafundirnir hafa verið vinsælir. Stjórn félagsins átti góðan kick-off fund með stjórnum faghópanna í vikunni og ég finn að það er mikill kraftur, gleði sem og nýsköpun í starfinu.
Í haust verða liðin 30 ár frá því að forveri félagsins, Gæðastjórnunarfélag Íslands var stofnað. Stjórnvísi spratt úr gæðaátaki“ á vegum Félags íslenskra iðnrekenda. Allar götur síðan hafa framsækni, fagmennska og fræðsla einkennt félagsstarfið. Félagið hefur þannig rutt brautina í fjöldamörgum málaflokkum og kynnt til leiks hvatningaverðlaun á borð við Gæðaverðlaunin, Íslensku ánægjuvogina og Stjórnunarverðlaunin. Vissulega hafa áherslur breyst frá því sem var í upphafi en kjarninn er hinn sami. Í nýlegri stefnumótun félagsins kemur fram að hlutverk Stjórnvísi sé að efla gæði stjórnunar á Íslandi og skapa hvetjandi vettvang fyrir gagnkvæma þekkingarmiðlun, umræður og tengslamyndun. Við ætlum að vera áfram leiðandi afl í þjóðfélagsumræðu um faglega stjórnun og leiðtogafærni.
Á afmælisárinu munum við að beina sjónum að stjórnandanum, leiðtoganum og kynna til leiks nýjungar í félagsstarfinu. Meðal þeirra verða þemahópar á vegum faghópanna en markmið þeirra verður að skapa einstakan umræðuvettvang meðal sérfræðinga og stjórnenda um sértæka málaflokka og daglegar áskoranir í starfi. Jafnframt ætlar félagið á haustmánuðum að hleypa af stokkunum fyrstu Stjórnendaleikunum sem haldnir hafa verið hérlendis og ekki má gleyma föstum liðum á borð við Íslensku ánægjuvogina, Haustráðstefnuna og Stjórnunarverðlaunin.
Nú er búið að opna fyrir tilnefningar Stjórnunarverðlaunanna 2016. Ég hvet þig því til að ígrunda hver í þínu nær- eða fjærumhverfi innan sem utan Stjórnvísi, hefur að þínu mati, skarað fram úr á sínu sviði? Hverjir eru stjórnendur ársins 2016? Innlegg þitt er mikils metið og það sem meira er að það er dásemd ein að fá tækifæri til að hrósa opinberlega þó það sé gert í nafnleynd. Segðu okkur því frá þessum stjórnanda eða stjórnendum og sendu okkur tilnefningar til dómnefndar eigi síðar en 3. febrúar.
Fögnum því sem framundan er, áfram Stjórnvísi!
Nótt Thorberg
Formaður stjórnar Stjórnvísi.

Sjá meira um Stjórnunarverðlaunin og tilnefningar hér:http://stjornvisi.is/stjornunarverdlaunin

Ölgerðin tók einstaklega vel á móti stjórnum faghópa í gær þann 12.janúar. Fundurinn var í senn fræðslu og skemmtifundur fyrir stjórnir faghópanna. Ölgerðin bauð upp á skoðunarferð um fyrirtækið og góðar veitingar. Farið var yfir hvað er framundan hjá Stjórnvísi og þann mikla kraft sem ríkir í félaginu en yfir 50 fundir voru haldnir í haust. Ása Karín stjórnunarráðgjafi hjá Capacent gaf í lokið góð ráð varðandi skilvirkar stjórnir.

Þrír faghópar Stjórnvísi; mannauðsstjórnun, samfélagsábyrgð fyrirtækja og þjónustu-og markaðsstjórnun héldu sameiginlegan hádegisfund í dag í HR sem bar yfirskriftina: „Velheppnuð samfélagsverkefni fyrirtækja“. Á fundinum var fjallað um hvernig velheppnuð samfélagsverkefni fyrirtækja eru annað og meira en auglýsing og skapa virði fyrir annars vegar samfélagið og hins vegar fyrirtækið og starfsfólk þess.Ketill Berg framkvæmdastjóri Festu stjórnandi fundinum og þrír áhugaverðir fyrirlesarar fluttu erindi.
Soffía Sigurgeirsdóttir, ráðgjafi hjá KOM, f'ór yfir góðar starfsaðferðir við að skipuleggja stuðning fyrirtækja við samfélagsverkefni, s.s. er varða val á verkefnum og innra og ytra kynningarstarf. Soffía nefndi að fleiri og fleiri fyrirtæki kjósa að leggja ekki einvörðungu áherslu á arðgreiðslur til hluthafa heldur vilja að samfélagið njóti einnig ávinnings af starfsemi þess. Rannsóknir sýna að neytendur kjósa að versla frekar við fyrirtæki sem hlúa að jafnrétti, mannréttindum, samfélaginu og umhverfinu. Þetta er hvati til aukinnar ábyrgðar fyrir fyrirtæki. Lykilatriði í samfélagsverkefni er þátttaka starfsmanna, það eykur verðmæti fyrirtækisins. Gott er að búa til svigrúm fyrir starfsmenn til að taka þátt í samfélagsverkefnum. Einnig er mikilvægt að starfsmenn taki þátt í stefnumótun varðandi samfélagsábyrgð. Sú vinna eykur tryggð starfsmanna. Dæmi um verkefni til fyrirmyndar er varða umhverfismál er t.d. kolefnisjöfnun á útblæstri gróðurhúsalofttegunda vegna starfseminnar (gróðursetning trjáa), vistvæn innkaup. Önnur dæmi eru beinar fjárfestingar sem stuðla að uppbyggingu nýsköpunar, uppbygging í nærsamfélaginu, stuðningur við háskóla til að efla gæði menntunar, orku/tæknifyrirtæki sem styrkja konur til iðnmenntunar, minnkar kynjahlutfall og eykur fjölbreytileika, samgöngur til og frá fyrirtæiá strjálbýlu svæði eru opin fyrir almenning einnig, stuðningur við vitundarvakningu um mannréttindi/jafnréttindi. Góð samskipti eru lykilatriði og mikilvægt að nýta mismunandi boðleiðir. Samskiptaáætlun stuðlar að árangursríkari viðskiptum. En af hverju eru fyrirtæki að þessu?
Edda Hermannsdóttir, upplýsingafulltrúi Íslandsbanka, sagði frá styrkjastefnu Íslandsbanka og virði verkefnanna Hjálparhönd og Reykjavíkurmaraþon. Edda fór yfir stoðir samfélagsábyrgðar Íslandsbanka. Lykilverkefni nýrra stefnu í samfélagsábyrgð eru níu: Ábyrg lánastarfsemi, upplýsingaöryggi, ábyrg innkaupastefna, samgöngustefna, jafnréttisstefna, fræðsla til viðskiptavina, stefna um ábyrgar fjárfestingar, hjálparhönd Íslandsbanka, mótun skýrrar styrkjastefnu. Hver starfsmaður bankans fær 1 dag á ári til að vinna í góðgerðastarfi, stefnan er að fjölga þessum dögum í 3. Einstaklingar og félög hafa leitað til bankans eftir mannafli í slík verkefni. Íslandsbanki er gríðarlega stoltur af þessu verkefni. Íslandsbanki gefur út Samfélagsskýrslu.
Gréta María Bergsdóttir hjá Háskólanum í Reykjavík sagði frá deginum „Stelpur og tækni“ (Girls in ICT Day) sem haldinn hefur verið á Íslandi síðastliðin tvö ár með þátttöku alls átta upplýsingatæknifyrirtækja. Að deginum standa HR, Ský og SI til að kynna stelpum fyrir ýmsum möguleikum í tækninámi og leyfa þeim að hitta kvenfyrirmyndir í helstu tæknifyrirtækjum landsins. Gréta er verkefna og viðburðastjóri í HR. Hún kemur að skipulagningu margra viðburða. HR er háskóli atvinnulífsins og því er stöðugt skoðað hver þörfin er í atvinnulífinu. HR ber ábyrgð gagnvart eigendum, nemendum og æsku landsins.
HR sér að það er ekki einungis skortur á tæknimenntuðu fólki á Íslandi heldur er hlutfall stelpna mjög lágt. Markmið HR er að laða stelpur í tækninám. Mikil áhersla er í skólanum á tæknigreinar en stúlkur eru ¼ í þessum greinum. Stúlkur er hræddari við að sækja um vegna þess að þær eru hræddar um að þeim mistakist. Boðið er 100 stelpum í 9.bekk á vinnustofur í HR þar sem þær fá að spryeta sig á skemmtilegum verkefnum, heimsækja helstu tæknifyrirtæki landsins og hitta kvenfyrirmyndir í faginu.

Stjórn Lean faghóps Stjórnvísi vill benda meðlimum og öðrum áhugasömum á að nú hefur verið stofnuð LinkedIn síða fyrir hópinn. Þannig getum við í stjórninni verið í nánari samskiptum við ykkur, hægt verður að skiptast á og deila áhugaverðu efni tengdu Lean, s.s. ráðstefnur, greinar og viðburðir framundan á sviði Lean, meðlimir geta komið með hugmyndir af viðburðum, umræður og margt fleira.

Endilega skráið ykkur í hópinn, hér má finna hlekk á síðuna: https://www.linkedin.com/groups/8442466.

Bestu kveðjur,
Stjórn faghóps um Lean.

Stjórn Stjórnvísi óskar þér og fjölskyldu þinni gleðilegra jóla. Við þökkum samstarfið á árinu og hlökkum til að takast á við ný og spennandi verkefni með þér á komandi ári.
Stjórn Stjórnvísi.

Um 100 manns mættu á fund á vegum faghóps um gæðastjórnun hjá Stjórnvísi í morgun. Fundurinn bar heitið: "Rafræn skjalavarsla stofnana - helstu áskoranir" og var haldinn í Þjóðskjalasafni Íslands á Laugavegi 162. Svo mikill var áhuginn á málefninu að loka þurfti fyrir skráningu og komust því færri að en vildu. Eiríkur G. Guðmundsson þjóðaskjalavörður setti fundinn og sagði það einstaklega ánægjulegt að Stjórnvísifélagar ásamt Gæðastjórnunarfélagi Íslands skyldu vígja nýjan glæsilegan sal á efstu hæð hússin. Á síðasta áratug hafa miklar breytingar orðið á skjalavörslu þar sem rafræn kerfi eru að taka yfir þar sem áður var pappír. Strangar reglur gilda um skjalavörslu opinberra aðila en eitt af hlutverkum Þjóðskjalasafns Íslands er að setja reglur um skjalavörslu og hafa eftirlit þar um. Það er umfangsmikið verkefni fyrir allar stofnanir að viðhalda heildstæðu málasafni og að færa skjalavörslu úr pappírsumhverfi yfir í rafræn kerfi.
Anna Guðrún Ahlbrecht, gæðastjóri Landmælinga og í stjórn faghóps um gæðastjórnun stjórnandi fundinum og kynnti Stjórnvísi. Gæðastjóri Mannvirkjastofnunar, Bjargey Guðmundsdóttir og gæðastjóri Einkaleyfastofunnar Bergný Jóna Sævarsdóttir sögðu frá helstu áskorunum við að taka upp rafræna skjalavistun en stofnanirnar hafa nýlega fengið samþykki Þjóðskjalasafns fyrir rafrænum skilum. Þær fjölluðu um það hvernig skjalastjórnun og gæðastjórnun tvinnast saman. Njörður Sigurðsson, sviðsstjóri skjalasviðs hjá Þjóðskjalasafnisagði frá því hvernig málið horfir við Þjóðskjalasafni. Velt var upp spurningum um þróun skjalamála hjá nágrannaþjóðunum og framtíðarsýn Þjóðskjalasafns varðandi þróunina hér á landi.

Fundurinn var haldinn í samstarfi við Félag gæðastjóra í opinberri stjórnsýslu.

Þjóðskjalasafn Íslands
Laugavegi 162, 105 Reykjaví

Á nýsköpunarhádegi Klaks, Nýherja og Stjórnvísi var umræðuefnið í hádeginu "Nýsköpun matvæla og áskoranir matarfrumkvöðla". Fundurinn var haldinn í Sjávarklasanum, Grandagarði.
Gísli Matthías, landsliðskokkur, matarfrumkvöðull og matreiðslumeistari á Slippnum í Vestmannaeyjum og Mat og Drykk á Grandagarði 2 flutti áhugavert erindi. Að því loknu var panel umræða með þeim Óskari í Ommnom, Stefáni Atla hjá Crowbar Protein og Brynhildi Pálsdóttur, matarhönnuði. Áður en gestir fóru heim var boðið upp á alls kyns góði s.s. harðfisk með smjöri, plokkfisksbollur, hangikjöt, rúgbrauð með síld, piparkökur o.m.fl.

Ragna I. Halldórsdóttir, deildarstjóri umhverfis-og fræðsludeildar Sorpu bauð Stjórnvísifélaga velkomna. Nú fer í hönd sá tími að flestir vilja gefa gjafir og gleðja aðra. Háðíð ljóss og friðar fer í hönd, veisluhöld og skemmtanir margfalt í boði og allir vilja njóta. En hvað er það sem allt þetta getur leitt til ef við höfum fyrirhyggju, naumhyggju og nýtni ekki með í för? Í fyrirlestrinum fjallaði Ragna um hvernig draga má úr umhverfisáhrifum jólanna og margt fleira áhugavert. Ragna útskýrði ferlið frá því að rusl er sótt af bílum á heimili þar til flokkun og urðun verður. Bílar eru með tvö hólf og geta því séð um losun á tveimur tunnum í einu. Ragna útskýrði þær kröfur sem eru gerðar til einstaklinga og fyrirtækja. Allt er flokkað eftir litum. Athygli vekur að Sorpa bjó til lit yfir nytjahluti til góðgerðamála. Sorpa er í samstarfi við Rauða krossinn og er sá litur bleikur. Í framtíðarsýninni er lífrænn úrgangur settur í sérstaka stöð. Sorpa skoðar annað slagið sýni frá heimilum og sem dæmi er allur málmur tekinn frá með ákveðnum tækjum. Með gras-og jarðgerðarstöð væri hægt að setja allan lífrænan úrgang saman. Verið er að vinna að því að flokka úrgang þannig.
En hvernig getum við lámarkað úrgang.? Það ætti alltaf að vera forgangsatriði að koma í veg fyrir myndun úrgangs og draga úr magninu. Það sem við gerum okkur ekki alltaf grein fyrir er að jafnaði innihalda vörurnar einungis 5% af þeim efnum sem voru notuð í framleiðslu þeirra og flutning á milli staða. Umhverfisáhrif þess að henda eru því margfalt meiri en við gerum okkur grein fyrir. Við þurfum því að vera gagnrýnin á eigin innkaup og koma í veg fyrir óþarfa sóun. Hægt er að lágmarka úrgang með því að 1. Nota margnota innkaupapoka 2. Velja vörur með lágmarks umbúðir 3. Velja vörur í endurunnum eð endurvinnanlegum umbúðum 4. Draga úr notkun einnota umbúða 5. Draga úr notkun einkabílsins 6. Velja umhverfismerktar vörur. Magn úrgangs til Sorpu hefur minnkað gríðarlega. Árið 2008 var úrgangur 1182 kg. á íbúa en er í dag 801 kg. Var lægstur 2010 einungis 710 kg.. En sjáum við jólin í ruslinu? Aukningin í pappírsúrgangi eykst tvöfalt frá miðjum janúar til miðs janúar. Annar úrgangur eykst líka.
Frá árinu 1999 hefur Góði hirðirinn veitt um 200 milljónir í styrki. Þar er líka tilvalið að kaupa gjöf sem glatt hefur áður. Samstarf er við Rauða krossinn um söfnun á fatnaði og klæði. Fatnaður er seldur beint til útlanda og ágóðinn rennur í Hjálparsjóð Rauða krossins. Ónýtur fatnaður og gardínur er allur notaður í áframhaldandi vinnslu hjá birgjunum sem fá það erlendis. Ávinningur af endurvinnslu er mikill. Endurvinnsla á 1 tonni af pappír sparar 17 tré, 26 þúsund lítra af vatni, orku sem nemur því sem meðalheimili notar á hálfu ári, tvær tunnur af olíu og 95% minni loftmengun en frumframleiðsla á pappír. Um að gera að fara inn á Pinterest og sjá þar hvernig er hægt að endurnýta hluti. Lítill munur er á umhverfisáhrifum þess að hafa gervi jólatré og alvöru tré. Nota þarf tréð í a.m.k. 20 ár til að áhrifin séu mælanleg. Málmur er endurunninn og sparar mikla orku og dregur úr útblæstri gróðurhúsalofttegunda Endurvinnsla á 3.400 tonnum af blönduðum málmi sem SORPA safnaði 2014 sparaði orku sem nemur ársnotkun 17 þúsund heimila og 340 þúsund lítra af vatni. Endurvinnsla á 1 áldós sparar orku sem dugar til að horfa á sjónvarp í 3 klukkustundir. Á vef Umhverfisstofnunar eru frábærar upplýsingar varðandi matarsóun eins og að kaupa aðeins inn þegar eitthvað fer að vanta og þá í mátulegu magni. Gera þarf sér grein fyrir muninum á „síðasti söludagur“ og „best fyrir“ en matvörur með seinni merkingunni eru þurrvörur sem óhætt er að neyta mun lengur. Það sparar að versla bara það sem einungis þarf. Ragna benti á áhugaverðar síður á netinu hjá Umhverfisstofnun http://www.ust.is/

Líðan starfsmanna er gríðarlega mikill forspárþáttur í mögulegri velgengi fyrirtækja. En hvað er á bak við líðan starfsmanna? Huglæg líðan er það hvað starfsmaður er að hugsa og velta sér upp úr og félagsleg líðan er hvernig samskipti starfsmanns er við aðra samstarfsmenn og virkni hans í félagssamskiptum innan vinnustaðar. Líðan starfsmanna hefur mikil áhrif á velferð og heilsu viðkomandi og er ráðandi þáttur þegar kemur að frammistöðu, afköstum og ábyrgð starfsmanns gagnvart starfi sínu. Starfsumhverfið hefur breyst mjög hratt með aðlögun að alheimsviðskiptum, aukinni samkeppni, hröðum vexti, samruna fyrirtækja og margt fleira. Þessar breytingar eru að hafa frekar neikvæð áhrif á líðan og heilsufar fólks. Samkvæmt rannsóknum er starfstengd streita, sem er bæði huglægur og félagslegur þáttur, eitt algengasta heilsufarsvandamálið innan vinnustaða í dag og algengasta orsök veikindafjarvista.
Áður fyrr beindist starf vinnuverndar aðallega að því að fyrirbyggja slys eða tjón í áþreifanlegu umhverfi starfsmanna. Í dag ber atvinnurekandi einnig ábyrgð á að gert sé áhættumat þar sem metnar eru aðstæður í vinnuumhverfi sem hafa huglæg og félagsleg áhrif á starfsfólk og starfsmannahópinn. Ágústa Björg forstöðumaður mannauðsmála hjá Sjóvá setti fundinn, bauð gesti velkomna og sagði frá framkvæmd matsins hjá Sjóvá og aðgerðum sem settar voru inn í kjölfarið.
Annar fyrirlesara fundarins, Ragnheiður Guðfinna, var veðurteppt austur á fjörðum en í hennar stað var mættur Guðmundur frá Vinnueftirlitinu. Ágústa fór yfir tölulegar staðreyndir frá Sjóvá, hlutverk, framtíðarsýn og vegvísa. Sjóvá hefur verið í samstarfi við Forvarnir og Streituskólann um sálfræðiþjónustu og áfallahjálp fyrir starfsmenn og viðskiptavini síðan 2007. Streituskólinn er þessi hlutlausi aðili og er samstarfið gríðarlega mikilvægt og töluvert notað. Regluleg þjálfun er um streitu og viðbrögð við áföllum. Skýr viðbragðsferill er í eineltis-og áreitnismálum sem er að finna í gæðakerfi félagsins. Boðið er upp á námskeið um tímastjórnun, viðbragðsteymi er starfandi sem tekur við ábendingum og kemur málum í farveg, virkir trúnaðarmenn eru á vinnustaðnum og eru niðurstöður vinnustaðagreiningar nýttar til úrbóta. Árlega er vinnustaðagreining sem mælir ánægju mjög hátt. Starfsánægja mælist með því hæsta hjá íslenskum fyrirtækjum, hæstu einkunnir eru gott viðmót samstarfsfélaga, umhyggja, stolt og skýrar væntingar í starfi. Auk þess mælist hátt traust til yfirmanns, endurgjöf á frammistöðu, upplýsingagjöf, hrós og fl.
En Sjóvá vill mæla meira og mælir því sálfélagslegt áhættumat. Það er mikilvægt fyrir okkur að vita hvaða áhrif þættir í starfsumhverfi okkar eru að hafa á andlega vellíðan, þ.m.t. starfsánægju og streitu segir Ágústa. Vel útfært sálfélagslegt áhættumat gefur okkur heildstæðari og dýpri mynd af stöðu mála en t.d. niðurstöður vinnustaðagreiningar. Sálfélagslegt áhættumat var lagt fyrir hjá Sjóvá í samvinnu við starfsmenn Forvarna í apríl sl. Rafræn könnun á heimasíðu Forvarna og tóku starfsmenn afstöðu til um 60 fullyrðing s.s. stjórnun, traust, skipulag starfs, fjölbreytni, nýtingu hæfileika, samskipti, álag, starfsanda, jafnvægi vinnu og einkalífs, álag, streitu og kvíða og starfsánægju. Niðurstöður matsins nýtast Sjóvá til að greina hvar þau eru að standa sig vel, hverjir eru mögulegir áhættuþættir, og hvar liggja tækifæri til að gera betur. Eftirfylgni skiptir miklu máli og aðgerðaáætlun byggð á niðurstöðum verður að fylgja. Einnig var tækifæri til að gera betur m.a. vegna truflunar í starfsumhverfi.
Niðurstöður voru kynntar fyrir öllum starfsmönnum og settar á heimanetið. Niðurstöður voru greindar niður á einstök svið til nánari aðgerða innan sviða vor 2015. Niðurstöður voru um margt líkar milli sviða en líka ólíkar áskoranir. Hvatt var til virkrar umræðu um matið og niðurstöður ræddar opinskátt, rætt um ábyrgð vinnustaðarins og ábyrgð hvers og eins á andlegri heilsu. Mikilvægast var að fá fólk til að hugsa um þessi mál og ræða þau. Síðan var haldinn streitufyrirlestur fyrir starfsmenn og heilsuvika verður haldin vorið 2016. Mesti ávinningurinn var að fá skýra mynd af málunum og hvað starfsmenn og stjórnendur tóku því vel. Tryggingarfélög eru alltaf að reyna að greina áhættu til að koma í veg fyrir tjón og þannig virkar sálfélaglega matið. Gríðarlega mikilvægt er að fá inn hlutlausa aðila til að mæla. Auðveldast til ná fram upplýsingum er að gera könnun til að ná fram umræðu. Vilji þarf að vera til staðar að ræða könnunina.
Þá tók við Guðmundur Kjerúlf, sérfræðingur á fræðsludeild Vinnueftirlitsins. Guðmundur kynnti markmið vinnuverndarstarfs. Árið 2003 var gerð krafa um að öll fyrirtæki ættu að gera áhættumat en þar þarf að kanna 1. Efnanotkun 2. Hreyfi-og stoðkerfi 3. Umhverfisþætti 4. Félagslega og andlega þætti 5. Vélar og tæki.
Eftir 10 ára reynslu sér Vinnueftirlitið að einn þáttur verði útundan þ.e. félagslegir og andlegir þættir. Vinnueftirlitið á góð gögn til að hjálpa vinnustöðum með þennan þátt. Áhættumat heitir öðru nafni: Skrifleg áætlun um öryggi og heilbrigði á vinnustað. Áhættumatið gengur út á að leita kerfisbundið að áhættu og gera úrbætur. Leitað er leiða til að gera ástandið ásættanlegt. Þetta þarf að gera skriflega og hafa tímasett. Gott til að hafa á bak við eyrað í áhættumati er 1. Fjölbreytni, er starfið fjölbreytt það er mikilvægt. 2. Sjálfræði, allir eru góðir í einhverju, leyfa fólki að njóta sín. 3. Sveigjanleiki þ.e. er sveigjanlegur vinnutími, fjarvinna. Öllu máli skiptir að báðir aðilar hagnist á sveigjanleikanum 4. Skýr verkaskipting 5. Hæfilegar kröfur, allir þekkja þegar of mikið er að gera sem er í lagi í ákveðinn tíma, mjög vondur mórall er þar sem lítið er að gera. 6. Stuðningur skiptir öllu máli, bæði frá stjórnendum og starfsmönnum, mikilvægt er að starfsmenn styðji hvorn annan og sýni kurteisi í samskiptum. Öll þessi atriði eru til að takast á við streituna og bakverkinn. Vinnueftirlitið gaf út gátlista fyrir nokkrum árum. Sérstakur vinnuumverfisvísir er 1. Tímaþröng, er hún langtíma er mönnunin ekki í lagi. 2. Mótsagnarkenndar kröfur/væntingar 3. Óljós forgangsröðun 4. Óljós verklýsing 5. Einhæfni 6. Eru slæm samskipti? 7. Lélegt upplýsingaflæði 8. Of lítill stuðningur frá stjórnendum og samstarfsmönnum 8. Lítið umburðarlyndi 9. Einelti og kynferðisleg áreitni. Í nóvember 2015 kom út ný reglugerð um einelti þar sem farið er ítarlega í hvað einelti er. Haldin er samevrópsk vinnuverndarviku. Hægt er að skoða efni á síðu vinnueftirlitsins.

Stjórnvísifélögum bauðst sú skemmtilega upplifun að hefja daginn á að fara í bíó þann 3.desember. Það var faghópur um þjónustu-og markaðsstjórnun sem hélt fyrirlesturinn sem var í boði Gerum betur ehf. og haldinn í Háskólabíói. Margrét Reynisdóttir, eigandi Gerum betur setti fundinn, kynnti Stjórnvísi og Örn Árnasón á svið. Örn hóf sína framsögu á að segja frá því að hann er alinn upp í leikhúsi og þar fer enginn óæfður á svið. Það þarf að æfa sig í að veita góða þjónustu. Í framhaldi fór Örn á sinn einstaka hátt yfir 10 uppskriftir fræðimannsins Leonards Berry (Discovering the Soul of Service) að slæmri þjónustu við mikinn fögnuð áheyrenda.

1. Óheiðarleiki í viðskiptum. Alltaf er nauðsynlegt að skoða allt með gagnrýnum huga sér til hagsbóta. Læra af reynslunni til að veita góða þjónustu, rýna til gagns. Örn nefndi dæmi um þjónustu sem er óheiðarleg t.d. þegar fyrirtæki senda of háa reikninga á stofnanir og fyrirtæki sem tengjast ríkinu. Stundum er erfitt að greina á milli hugvitssemi og óheiðarleika.
2. Fólk er fífl. Það er þegar talað er niður til fólks og er eiginlega ruddamennska. Stundum treysta starfsmenn því að fólk skilji ekkert og tala tungumál sem enginn skilur. Það er t.d. ótrúlega skemmtilegt þegar flugstjórar segja hvers vegna er bið. Mikilvægt er að vera upplýsandi og leiðandi. Stundum er sagt: „Hvað þýðir þetta á mannamáli“ - það þýðir að þjónustuaðilar eiga að vera upplýsandi og leiðandi.
3. Svikin loforð. Það er afskaplega erfitt þegar verið er að bíða eftir þjónustu sem ekki kemur t.d. iðnaðarmenn.
4. Ég vinn bara hérna viðhorfið. Passa sig á að leita alltaf allra mögulegra leiða og það skiptir engu máli hvort þjónustan er veitt í höfuðborginni eða út á landi.
5. Langar biðraðir. Þjónustuaðilar þurfa að hafa varann á hvenær biðraðir myndast.
6. Ópersónuleg og vélræn þjónusta. Passa sig á að manns persónulega líðan bitni ekki á viðskiptavininum. Viðskiptavinurinn verður að upplifa að honum líði vel.
7. Þögnin ógurlega. Þjónustuaðilinn verður að passa sig á að ekki myndist neyðarleg þögn. Leggja á sig þetta litla aukalega eins og Gilbert úrsmiður.
8. Öll ljós kveikt, enginn heima. Það er þegar þjónustan er þurr t.d. frasinn“ Sé það ekki í hillunni sé það ekki til“.
9. Fýlusvipur. Bros hjálpar mikið til að ná þeim samskiptum - „Eitt bros getur dimmu í dagsljós breytt“ Einar Ben. Við hlæjum að brandara af því að hann er ekki raunverulegur. Röddin er gríðarleg mikilvægt sölutæki líka.
10. Röng forgangsröðun. Passa sig á hvernig forgangsraðað er í verslun. Ekki labba framhjá. Leonard Berry talar um ákveðin kjarnagildi; gleði, heiðarleiki, nákvæmni skapa samfélagslegan hagnað Leiksýningin okkar er þjónustan. Þá myndast samfélagslegur hagnaður. Spegla þarf samskipti og upplifa þau sjálfur. Yfirmenn eru fyrirmyndir starfsmanna og eftir höfðinu dansa limirnir. Þetta virkar alla leið.

Magnús Ívar Guðfinnsson, formaður faghóps um stjórnun viðskiptaferla (BPM)stjórnun setti fundinn sem bar yfirskriftina „Stjórnun gæða-og þekkingarstjórnun með ferlum hjá Icelandair.
Fyrirlesarar voru þau Viktor J. Vigfússon og Lilja Scheel Birgisdóttir hjá Icelandair. Viktor var með stutta kynningu á ITS, bakgrunn þ.e. hvað kallaði á ferlastjórnun, reynslu og vegferð hingað til, ávinning og áskoranir. ITS er hluti af Icelandair, staðsett í Keflavík og veitir Icelandair og öðrum flugfélögum þjónustu, alhliða tækniþjónustu. Um 400 starfsmenn (200 flugvirkjar, 200 sérfræðingar og aðrir) Velta ITS árið 2015 er 13 milljarðar. Næsta ár verða áfangastaðir 42 og tengimöguleikar 400, Íslendingar eru orðnir í minnihluta viðskiptavina Icelandair en yfir helmingur farþega eru á leið frá Ameríku yfir til Evrópu. Varahlutasendingar voru á sl. ári 58,5 milljónir kílómetrar eða 76 ferðir til tunglsins og til baka. Starfsemin er sífellt flóknari. Búið er að endurnýja aðal hugbúnaðarkerfi ITS. Þekking bundin við einstaklinga hefur verið mjög rík í kúltúr Icelandair og því var lítil ástæða til að skrá. Nú hefur verið ákveðið að þekkingin verði að vera til staðar í fyrirtækinu ekki einungis í einstaklingnum. Verið er að horfa í vinnuleiðbeiningar fyrir starfsmenn, umbætur og breytingastjórnun, þjálfun starfsmanna og greiningu. Endanleg ákvörðun um kerfi var ástralskt kerfi Holocentric. BMS-Business Management System - strategy, plans, policies, procedures, people and technology, óslitin keðja frá kröfum til vinnuleiðbeininga, sjónarhorn byggð á hlutverki hvers og eins, endurnýtanlegar einingar, sjálfvirkar skýrslur og gerð kennsluefnis, endurgjöf frá notendum, skýr mynd af samhengi milli kerfa, ferla, reglugerða og krafna, verkfæri til að greina áhrif af endurbótum ferla.
En hvenær er tækifæri til að innleiða ferlakerfi? Það er mikið að gera hjá öllum og því er áskorun að virkja starfsmenn í svona verkefni. Tækifæri er helst þegar krísa eða miklar breytingar eru í gangi. Tækifærið hjá ITS gafst við endurnýjun á aðal hugbúnaðarkerfi (sem snertir flest ferli í starfseminni), ferlakerfið auðveldaði innleiðingu hugbúnaðarins.
Reynsla af Holocentric er sú að það er góður stuðningur við innleiðingu á nýjum kerfum, ýtir undir samvinnu og dregur úr misskilningi, mikilvægur þáttur í prófunum á kerfum, gerð kennsluefnis skilvirkari og þjálfun auðveldari, sama viðmót í þjálfun og fyrir starfsmanninn almennt. Lykilorðið er SAMHENGI; því kerfið hjálpar að sjá heildarmyndina, notendur týnast ekki í ferlunum. Áskorunin í dag er að virkja ferlaeigendur og aðra í viðhald og endurbætur, það er erfitt að rata um módelið, skortur á samræmi í heildarmynd hönnunar. Það er auðvelt að koma með fyrsta uppkast og auðvelt að týna sér í að fínpússa. Mikilvægt er að útbúa og fylgja eftir hönnunarreglum.
Lilja kynnti kerfið sjálft og gæði módelsins. Notendur eru misjafnir og því þörf á að viðhafa virkt gæðaeftirlit. Uppsetning er ólík milli sviða, virðiskeðja ekki sýnileg, gríðarleg þekking komin inn og módelið í stöðugri þróun. Kerfið sýnir á myndrænan hátt hverju hver og einn starfsmaður er ábyrgur fyrir. Ferli getur verið hlutverk margra og á hverjum stað hægt að sjá hvaða starfsmaður er ábyrgur á hverjum stað. Mismunandi útlit geta verið á sama ferli eftir hvað hverjum og einum finnst og útskýring á hverjum stað til staðar. Vinnuleiðbeiningar, skref fyrir skref eru til staðar sem geta verið mjög nákvæmar. Inn í hverju ferli er hægt að koma með ábendingu sem verður þá endurspeglun. Strax sést hvort eitthvað vantar og hægt að laga. Kerfið nýtist nýjum starfsmönnum einstaklega vel og einnig þegar verið er að ræða hvort verið er að gera hlutina rétt. Kerfið veitir ákveðinn grunn.

Faghópar um breytingastjórnun, mannauðsstjórnun, markþjálfun og verkefnastjórnun héldu í morgun einkar áhugaverðan fund í HR sem bar yfirskriftina: „Hvað er Neuroleadership og hvaða áhrif hefur það á árangursríka samvinnu? Niðurstöður rannsókna á heilastarfsemi eru farnar að veita okkur þekkingu sem leiðir til endurskoðunar á stjórnunarkenningum m.a. á sviði breytingastjórnunar og árangursríkrar samvinnu.
Líffræðilegar rætur samskipta, tengsla og samvinnu hafa verið rannsakaðar á sviði „Social neuroscience“. Úr þeim rannsóknum má greina tvö megin þemu. Í fyrsta lagi að verulegan hluta hvata sem stýra félagslegum samskiptum má rekja til skipulagðrar tilhneigingar mannsins til að lágmarka hættu og hámarka ávinning. Í öðru lagi að heilastarfsemi sem rekja má til félagslegrar reynslu og því að lágmarka hættu og hámarka ávinning fer fram á sömu svæðum í heilanum og heilastarfsemi sem tengist grunn þörf mannsins til að lifa af. Þannig meðhöndlar heilinn félagslegar þarfir með svipuðum hætti og þörf á mat og drykk.
Guðríður Sigurðardóttir og Inga Björg Hjaltadóttir ráðgjafar hjá Attentus fóru yfir árangursríkar aðferðir í stjórnun út frá nýjustu rannsóknum í félags- og sálfræðilegum taugavísindum “neuroscience”. Guðríður Sigurðardóttir ráðgjafi hjá Attentus hefur nýlokið mastersnámi í Leadership and Organizational Coaching frá EADA Business School í Barcelona þar sem meðal annars var unnið í Neuro Training Lab og nýjustu tækni í rannsóknum á taugavísindum var beitt í stjórnendaþjálfun. Inga Björg Hjaltadóttur ráðgjafi hjá Attentus er nýkomin heim af ráðstefnu Neuro Leadership Institute þar sem þátttakendur fengu að kynnast nýjustu rannsóknum á þessu sviði.
Neuroleadership heimfærir rannsóknir á heilastarfsemi yfir á leiðtogahegðun. Skilningur á grundvallar vísindaniðurstöðum. Fyrst og fremst beitt á fjórum sviðum: Hæfni til að leysa vandamál, til að hafa stjórn á tilfinningum, vinna með öðrum og hæfni til að leiða breytingar. Fyrirtæki eru oft að kljást við að gæði vantar í ákvörðunartöku. PFC krítískt svæði heilans ígrundaðrar og rökréttar ákvörðunartöku þreytist auðveldlega, þreytist meira eftir því sem líður á daginn og þú þarft að fást við fleiri og fleiri ákvarðanir. Heimfærsla: Byrjaðu daginn á mikilvægustu ákvörðununum. Í heilanum er ósjálfráð vinnsla sem tengist þeim tíma þegar við reyndum að lifa af, forðast hættu og sækjast eftir umbun. Framheilavirknin hefur þróast mest hjá okkur. Fimm brautir eru í heilanum sem skanna hættur en einungis ein sem sækist eftir umbun. Heilinn vinnur því hraðar úr hættu en verðlaunum. Fólk skynjar t.d. ógnun í sameiningum fyrirtækja. Þá verða starfsmenn þröngsýnni þ.e. þeir eru að flýja og þá skapast togstreita gagnvart breytingum. Yfirmenn verða litnir tortryggnisaugum og virðast óganandi. Manneskjan er alltaf að forrita heilann t.d. þegar við fáum ný tæki, nýjan bíl þá þarf að nota framheilann vegna þess að við erum að gera nýjan hlut. Heilinn er latur og er alltaf að spara orku. Limbic-kerfi þar koma tilfinningar inn í kerfið. Dæmi: Endurgjöf á frammistöðu; ef við náum að merkja tilfinningu þ.e. taka tilfinningu úr ósjálfráða kerfi og setja hana í tilfinningakerfið.
En hvernig styðja tilfinningar við athygli? Við þurfum t.d. að vera mátulega stressuð til að standa okkur vel. Ákveðin spenna þarf til að ná spennu á framheila, sú spenna má ekki vera of mikil. „AHA“ stundir eru frábærar og þá náum við upp virkni. Allir þekkja hinn eiginlega fæðupýramída en það eru til 7 hugarorkulyklar/healthy mind platter 1. Svefntíminn/sleep time 2. Physicel time/leikfimitíminn 3.Focus time er þegar við náum flæði eða að einbeita okkur vel að einhverju einu, einbeiting forskot 4. Félagslegi tíminn/connecting time það skiptir miklu máli að eiga vin í vinnunni 5. Play time/leiktími við þurfum að leika okkur því það gefur heilanum orku 6. Down Time/þarna gerum við ekki neitt t.d. fáum góða hugmynd í sturtu eða hugleiðsla 7. Time-in /vera í núinu, hugsa það sem við erum að hugsa. Umbun litar allt í umhverfinu, hún litar allt. Limbic vs. PFC, mátuleg örvun er lykilatriði. Heilinn er ekki rökréttur, Sameiginleg markmið styrkja við samkennd og tengsl. Að sjá hvert annað sem hluta af sömu félagslegri heild leiðir til traust. Því er mikilvægt að bjóða öllum í teyminu að taka þátt í að skilgreina sameiginleg markmið. Félagslegt athæfi á vinnustöðum eykur því traust. Okkar líkar betur við hugmyndir sem koma úr okkar hóp en annarra. Að eiga rödd leiðir til sanngirnistilfinninga, sem leiðir til trausts á ferlum. Þegar við verðum hrædd þá missum við fókus og framleiðnin okkar minnkar.
Í breytingarferli eru eftirfarandi atriði mikilvæg: status-certainty-autonomy-relatedness-fairness/ staða, vissa sjálfstæði, tengsl og sanngirni. Rannsóknir sýna að lægri félagsleg staða innan fyrirtækis er krónískur streituvaldur og umfang gráa efnisins í heilanum minnkar á tilteknum svæðum heilans. Í vinnusálfræðinni er það þekkt að það er streituvaldur að hafa engin áhrif á hvernig starf manns er unnið þ.e. vinna á færibandi á síma o.fl. Fólk sem er hærra sett lifir lengur en þeir sem eru lægst settir og fá minnstar upplýsingar. Fólk sem er hærra sett óttast einnig að missa stöðuna sína og fer þá í sama ástand. Minni líkur eru á að maður sé valinn ef maður er í ósjálfráðri vinnslu. Vissa veitir mikla ró, því eru upplýsingar svo mikilvægar. Sú tilfinning að sjálfræði eða álit manns skipti máli er gríðarlegt. Dæmi voru tekin um morfínsjúkling; magn mikilvægt hvort honum voru gefnir skammtar eða þegar hann réði sjálfur hvað hann fékk. Dýr og menn sem hafa engin áhrif á umhverfi sitt læra að gera ekki neitt þ.e. „learn helpnesses“. Þú lærir að hætta að leita að lausnum. Höfnunarviðbrögð eru á við líkamlegan sársauka t.d. eins og þegar einhver fær ekki að vera með í boltaleik t.d. þegar verið er að kasta á milli. „Eisenberger - rannsakandinn). Ósznngjarnt tilboð virkjar“ógeðs“ svæði ´heila. Hefur áhrif á siðferðislegt mat okkar - sanngjarnt tilboð-virkjar“verklauna“svæði í heila. Sama tilboð getur virkjað hvort svæði sem er - samhengið/sýnin á það ræður hvort er.

Ráðstefna var haldin 12. nóvember síðastliðinn í húsnæði Orkuveitu Reykjavíkur. Góð mæting var á ráðstefnuna en um 90 manns voru skráðir. Kristjana Kjartansdóttir gæðastjóri Orkuveitu Reykjavíkur var ráðstefnustjóri.
Markmið ráðstefnunnar var að kynna breytingarnar á stöðlum (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 og ISO 27001) ásamt því að miðla þekkingu og reynslu framsögumanna og annarra þátttakenda.

Í upphafi ráðstefnunnar hélt Bjarni Bjarnason forstjóri Orkuveitu Reykjavíkur erindi þar sem hann rak sögu félagsins og sagði frá gæðakerfi félagsins. Arngrímur Blöndahl verkefnastjóri Staðlaráðsins sagði frá stöðu á þýðingu á ýmsum stöðlum. Hann lagði áherslu á að notendur staðlanna (stofnanir og fyrirtæki) hafa áhrif á það hvort staðlarnir séu þýddir en Staðlaráð leitar styrkja til þess að geta fjármagnað þýðingar. Michele Rebora ráðgjafi hjá 7.is fór yfir helstu áskoranir fyrirtækja við innleiðingu á breytingum. Árni Kristinsson framkvæmdastjóri BSI á Íslandi, sagði frá því hvernig þeir hjá BSI sjá breytingarnar á stöðlunum og hvað notendur þurfa að gera til þess að mæta nýjum kröfum. Eftir framsögur voru settir í gang umræðuhópar. Faghópurinn mun hafa þessar umræður að leiðarljósi við skipulagningu á starfi faghópsins eftir áramótin.

Í morgun 19.nóvember sagði Ólöf Ýrr Atladóttir ferðamálastjóri Stjórnvísifélögum frá stefnu og stefnumótun í íslenskri ferðaþjónustu á fundi faghóps um stefnumótun og árangursmat.
Í dag eru um 21600 störf í ferðaþjónustunni. Þetta eru mikilvæg störf sem mörg hver veita mikil tækifæri. Ferðamálaáætlun var gerð 2010 sem gilti frá 2011-2020. Markmiðið var að auka arðsemi atvinnugreinarinnar, að standa að markvissri uppbyggingu áfangastaða, öflugri vöruþróun og kynningarstarfi til að skapa tækifæri til að lengja ferðamannatímabilið um land allt, minnka árstíðarsveiflu og stuðla að betri dreifingu ferðamanna um landið. Að auka gæði, fagmennsku, öryggi og umhverfisvitund ferðaþjónustunnar Að skilgreina og viðhalda sérstöðu Íslands sem áfangastaðar ferðamanna, m.a. með öflugu greiningar-og rannsóknarstarfi. Þar sem þróunin var orðin svo mikil var gerð ný áætlun 2014. Fjölgun ferðamanna frá 2011 til 2014 er 76,4% og fjölgun starfa 25,6%. Ferðaþjónustan er ung atvinnugrein. Nú er landið kynnt í heild sinni af Íslandsstofu sem heyrir undir utanríkisráðuneytið. Ferðamálastofa og nýsköpunarmiðstöð heyra undir atvinnuvega-og nýsköpunarráðuneytið Einnig eru markaðsstofur landshluta. Ferðaþjónustan á í miklum tengslum við fólkið í landinu sem erum gestgjafar. Ferðaþjónustan heldur uppi óbeinni þjónustu út um allt land. Fleiri matvöruverslanir, dekkjaverkstæði o.fl. hafa verið stofnuð.
Iðnaðar-og viðskiptaráðherra fer með yfirstjórn ferðamála. Ferðamálastofa fer með framkvæmd ferðamála. Í nýrri stefnumótun sem gerð var 2014 er lögð áherslu á 1. Samhæfingu 2 Dreifingu ferðamanna (ferðaþjónustan sé í sátt við íbúana í hverjum landshluta) 3. Áreiðanleg gögn (sett verði mælanleg markmið út frá áreiðanlegum gögnum og þeim fylgt eftir til að ná sem bestum árangri, rannsóknir verði efldar og aukin áhersla á nýsköpun 4)Náttúruvernd (skilgreina fyrirmyndarstaði og hefjast handa við þá. 5)Hæfni og gæði (greina þarfir fyrir heildstæðar úrbætur 6)Aukin arðsemi (vinna að mörkun Íslands sem áfangastaðar, skilgreina markhópa og markaðssetja í samræmi við það. 7. Jákvæð upplifun ferðamanna. (tryggja að allir upplifi væntingar sínar).
Ferðamálastofa hefur skilgreint sig á 5 meginsviðum. 1. Ein gátt, þjónustugátt. Leyfisveitingar (ferðaskrifstofur, ferðaskipuleggjendur 2. Vakinn gæða-og umhverfiskerfi fyrir ferðaþjónustuna á Íslandi. 3. Umhverfi, uppbygging og skipulag 4)Tölfræði 5)Svæðisbundin þróun.