Fréttir og pistlar

Faghópur um þjónustu-og markaðsstjórnun stóð fyrir einstaklega áhugaverðum fundi í morgun í Landsbankanum. Þar fjallaði Þóra Valný Yngvadóttir verkefnastjóri og markþjálfi um fyrirmyndarfundarstjórnun. Í lok árs 2011 kom hugmynd af hugmyndavegg Landsbankans um bætta fundarmenningu. Í framhaldi var sett upp verkefnisteymi og leitað til Gunnars Jónatanssonar hjá IBT á Íslandi. Gunnar hóf greinarvinnu með tveimur vinnustofum þar sem 30 manns voru í hvorum hóp. Greiningin gaf góða mynd af stöðunni og þar lýstu starfsmenn í þremur orðum fundarmenningunni eins og hún var. Greiningin hefði mátt ganga lengra og vera tölfræðilegri til þess að sjá tölulegar staðreyndir á framkvæmdum þ.e. hvernig aðgerðir skiluðu sér. Vorið 2012 voru þjálfaðir 60 starfsmenn sem fengu með sér glærupakka og báru út fagnaðarerindið til sinna deilda þ.e. hvernig ætti að bæta fundarmenninguna. Hana átti að bæta m.a. með því að spyrja sig: Er tilgangur fundarins skýr, er dagskráin skýr, eru viðeigandi þátttakendur, lengd fundarins, er ábyrg fundarstjórnun, er byrjað og endað á réttum tíma, kom fundarboð með góðum fyrirvara, undirbúningur, einbeiting á fundinum og var niðurstaða af fundinum?
Þóra Valný hvatti alla til að hugsa vel um það þegar fundur er boðaður hversu langur hanna á að vera og festa sig ekki í 1 klst. fundum, nægja 30mínútur? Einnig að dagskrá sé virt og ekki rætt um neitt annað nema þá undir "önnur mál" og hve mikilvægt er að draga saman fyrir lok fundar niðurstöður.
Í dag er rýnihópur að störfum í verkefninu sem fer reglulega yfir hvað hefur áunnist. Stjórnendur alls bankans hafa farið á námskeið og skjáhvílur notaðar til innri markaðssetningar á fundarmenningu.
Á innrivef Landsbankans eru upplýsingar fyrir starfsmenn um fundarmenningu og kostnað við fundi. Þóra Valný endaði fundinn með því að sýna snilldarmyndband sem Landsbankinn lét gera til þess að vekja athygli á fyrirmyndarfundarmenningu en myndbandið segir meira en 1000 orð.
Stjórnvísi þakkar Þóru Valný og Landsbankanum hjartanlega fyrir góðan fyrirlestur og móttökur.
Hér má sjá myndir af fundinum:https:https://www.facebook.com/media/set/?set=a.616805211720766.1073741892.110576835676942&type=1

Gleðilegt nýtt ár!
Stjórnvísi þakkar stjórnum faghópa fyrir frábæra dagskrá það sem af er vetri og Stjórnvísifélögum fyrir þátttökuna sem hefur aldrei verið meiri. Í haust buðu faghóparnir upp á hvorki meira né minna en 50 viðburði.
Þann 23.janúar kl.15:30-17:00 fer fram kynning á vordagskrá Stjórnvísi í Nauthól.
Stjórn Stjórnvísi og stjórnir allra faghópa Stjórnvísi munu kynna hvað er framundan hjá þeim í vor. Fundurinn er öllum opinn og félagar hvattir til að koma og kynna sér spennandi dagskrá.
Dagskrá:
kl.15:30 Teitur Guðmundsson, formaður stjórnar Stjórnvísi
kl.15.35 Þjónustu og markaðsstjórnun
kl.15:40 Viðskiptagreind
kl.15:45 Verkefnastjórnun
kl.15:50 Upplýsingaöryggi
kl.15:55 Umhverfi-og öryggi
kl.16:00 Stefnumótun og Balanced Scorecard
kl.16:05 Samfélagsábyrgð fyrirtækja
kl.16:10 Opinber stjórnsýsla
kl.16:15 Nýsköpun
kaffihlé
kl.16:20 Markþjálfun
kl.16:25 Mannauðsstjórnun
kl.16:30 Lean-Straumlínustjórnun
kl.16:35 ISO-hópur
kl.16:40 Innkaup og innkaupastýring
kl.16:45 Heilbrigðissvið
kl.16:50 Gæðastjórnun
kl.16:55 Fjármál fyrirtækja
kl.17:00CAF/EFQM Sjálfsmatslíkan
kl.17:05 Breytingastjórn

Stjórn Stjórnvísi, fagráð og skoðunarmenn komu saman til fundar á jólafundi í Distica í desember. Jóhanna Þ. Jónsdóttir, Distica, varamaður í stjórn félagsins bauð gestum upp á sannkallaða jólaveislu þ.e. jólasöng, kaffi, sörukökur, smákökur, malt og appelsín. Á fundinum veittu fagráð og skoðunarmenn góð ráð til Stjórnvísi. Hérn má sjá myndir af fundinum:

https://www.facebook.com/media/set/?set=a.605849929482961.1073741890.110576835676942&type=3

Stjórnvísi þakkar Capacent fyrir veglegt og skemmtilegt jólaboð. Tilefnið var að þakka þeim frábæru félögum sem leggja Stjórnvísi lið þ.e. stjórnir faghópanna, fagráð, skoðunarmenn og stjórn félagsins. Glæsilegar veitingar voru í boði sem matreiddar voru af meistarakokki hússins. Boðið var haldið í nýjum húsakynnum Capacent í Ármúla. Dagskráin var einstaklega skemmtileg og glatt á hjalla. Fyrir boðið sendi Capacent út "jólakönnun" á Stjórnvísigesti og þar kom m.a. fram að : Stjórnvísifélagar eru forfallin jólabörn, þeir eru spenntari fyrir jólunum en almenningur í landinum, vilja skreyta fyrr og uppáhaldsjólasveinninn er sá síðasti "Kertasníkir". Ef yfirmaður þinn væri jólasveinn hver væri það? Því svöruðu Stjórnvísifélagar til að væri "Giljagaur" en það var sá jólasveinn sem var í sístu uppáhaldi.
Meðfylgjandi eru myndir úr gleðskapnum.
https://www.facebook.com/media/set/?set=a.605850886149532.1073741891.110576835676942&type=1

Gæðamál hjá Landmælingum Íslands

Árið 2005 var mótuð gæðastefna hjá Landmælingum Íslands (LMÍ). Síðan þá hefur markvisst verið unnið að því að bæta gæði í verkefnum stofnunarinnar. Gæðastefnan hefur tekið breytingum í gegnum tíðina og stöðugt er unnið að því að finna út hvaða aðferðir henti vel til þess að auka skilvirkni og gagnsæi í daglegri vinnu.

Hluti af ferlinu var uppbygging og innleiðing nýs gagnaskipulags því hjá Landmælingum Íslands er haldið utan um flókna gagnagrunna sem innihalda mikilvægar og nákvæmar upplýsingar um Ísland.

Margir opinberir aðilar vinna að öflun og vinnslu landupplýsinga og því er vel skilgreint skipulag landupplýsinga mikilvægt. Það kemur í veg fyrir að margir séu að afla sömu gagna og ýtir undir samnýtingu þeirra. Aðgengi að gögnunum verður betra og hlutverkaskipting skýrari.
Árið 2011 voru samþykkt lög um grunngerð fyrir stafrænar landupplýsingar en þau tengjast INSPIRE-tilskipun Evrópusambandsins. LMÍ fara með framkvæmd laganna fyrir hönd umhverfis- og auðlindaráðuneytisins og er markmiðið þeirra að byggja upp aðgengi að stafrænum landupplýsingum á vegum stjórnvalda. Samkvæmt lögunum er grunngerð fyrir stafrænar landupplýsingar: „Tækni, stefnur, staðlar og mannauður sem þarf til að afla stafrænna landupplýsinga, vinna úr þeim, varðveita, miðla og auðvelda notkun þeirra.“
Með því að koma grunngerðinni á fót gefast mörg tækifæri til umbóta. Hluti af því er að innleiða skipulögð vinnubrögð samkvæmt kröfum alþjóðlegra staðla t.d. ISO 9001 gæðastaðalsins og um leið auka gæði landupplýsinga á Íslandi.
Ákveðið hefur verið að sækja um gæðavottun fyrir starfsemi LMÍ samkvæmt ISO 9001 gæðastaðlinum í byrjun næsta árs.

25.11.13
Anna Guðrún Ahlbrecht
Gæðastjóri hjá Landmælingum Íslands

Síðasta fræðsla ársins var í morgun, fimmtudaginn 5 . desember. Kristín Þórðardóttir og Enok Kjartansson hjá Advania sáu um fræðsluna sem var mjög áhugaverð. Kristín ræddi m.a um hagnýtingu upplýsingatækni í innkaupum, notkun vörulista, útboð, aðfangakeðjuna og fleira. Glærur frá fyrirlestrinum eru komnar inn á síðuna okkar. Advania bauð upp á kaffi og flott meðlæti, takk kærlega fyrir okkur.

Um leið og við óskum ykkur gleðilegra jóla og þökkum fyrir frábært fræðsluár 2013, okkar fyrsta, þá langar okkur að minna á fyrstu fræðslu ársins 2014, en Guðrún Gunnarsdóttir hjá Vodafone mun vera með erindi um "hagkvæmni útboða" nánar auglýst síðar.

Jólakveðja til ykkar allra.
Stjórnin

Fundur var haldinn í morgun þann 3.desember hjá Toyota á Íslandi. Fyrirlesari var Vilhjálmur Ragnar Kristjánsson umhverfis- og gæðastjóri Toyota á Íslandi.
Vilhjálmur fjallaði um innleiðingu ISO 14001 hjá Toyota á Íslandi. Fyrirtækið fékk ISO14001 umhverfisvottun í júní 2007.

Vilhjálmur sagði einnig frá því hvernig stjórnendur fengu starfsfólk í lið með sér.
Farið var yfir skrif gæðahandbókar, störf umhverfis-og öryggistengiliða, hvernig innri úttektir eru framkvæmdar o.s.frv.
Gagnlegar umræður mynduðust í lok fundarins.

Fyrir hönd stjórnarinnar vil ég þakka Vilhjámi fyrir áhugvert erindi. Glærur og myndir frá fundinum er nú aðgengilegt hér á vefnum.

Næsti fundur er 15.janúar næstkomandi sem ber heitið ,, Mikilvægi endurgjafa frá starfsmönnum og ávinningur af notkun ISO 9001“. Fyrirlesari er Laufey Kristjánsdóttir gæðastjóri Mannvits og Ari Hróbjartsson. Nánari upplýsingar og skráning hér: http://stjornvisi.is/vidburdir/502

Með kveðju,
Áslaug D. Benónýsdóttir
formaður faghóps um ISO staðla og vottanir

Veitingarhúsið Loftið var fullt út úr dyrum af áhugasömum gestum sem komu til að kynna sér Lean á síðasta Mannamóti ársins sem var á vegum Lean faghóps Stjórnvísi. Félagið þakkar þeim fjölmörgu gestum fyrir komuna og fyrirlesurunum Þórunni Maríu Óðinsdóttur Intru og Kristjáni Geir Gunnarssyni Nóa-Síríus hjartanlega fyrir frábær erindi.
Hér má sjá myndir og myndskeið frá viðburðinum

http://imark.is/imark/myndbond/

http://www.imark.is/imark/myndir/2013-2014/?catid=98c9f94a-57ae-11e3-b781-005056867cb9

Fundur var haldinn í morgun þann 27.nóvember hjá Staðlaráði Íslands. Fyrirlesari var Guðrún Rögnvaldardóttir framkvæmdastjóri Staðlaráðs Íslands.
Guðrún fjallaði um staðla og stjórnunarkerfi sem ISO hefur gefið út eða er að vinna að og lýsti því hvernig þeir tengjast og hvernig reynt er að samhæfa þá þannig að þeir styðji hver annan, þótt þeir fjalli um mismunandi stjórnunarkerfi. Guðrún benti einnig á ýmsa staðla sem geta komið að gagni við innleiðingu og rekstur ýmissa stjórnunarkerfa.

Fyrir hönd stjórnarinnar vil ég þakka Guðrúnu fyrir áhugvert erindi.

Næsti fundur er 3.desember næstkomandi sem ber heitið ,,Umhverfismál Toyota á Íslandi“. Fyrirlesari er Vilhjálmur Ragnar Kristjánsson umhverfis- og gæðastjóri Toyota á Íslandi. Nánari upplýsingar og skráning hér: http://stjornvisi.is/vidburdir/513

Hér má sjá myndir af fundinum: https://www.facebook.com/Stjornvisi/photos_albums

Með kveðju,
Áslaug D. Benónýsdóttir
formaður ISO hópsins

Hvers vegna umhverfismerki?

Veröldin er að breytast. Fyrirtæki þurfa að leita leiða til að spara, afla sér nýrra viðskiptavina sem hafa nýjar hugmyndir og kröfur, auk þess að halda í þá sem fyrir eru og þróast í takt við tímann. Ólíkt því sem margir halda fylgir sparnaður því að uppfylla kröfur umhverfismerkja. Það er vegna þess að kröfurnar snúast oftast um að nýta betur, kaupa minna og fara vel með. Fyrirtæki sem uppfylla kröfur umhverfismerkja sýna fram á rekstrarsparnað, bætta frammistöðu í umhverfismálum, aukna samkeppnishæfni vegna vistvænni innkaupa stofnana og fyrirtækja, bætta ímynd, betri þjónustu og bættara verklag svo nokkuð sé nefnt. Það er því til nokkurs að vinna.

Umhverfismerki er vottun sem tryggir að varan eða þjónustan hafi minni neikvæð áhrif á umhverfið en aðrar sambærilegar vörur eða þjónusta. Umhverfismerki er því góð leið fyrir fyrirtæki til að segja viðskiptavininum á einu augnabliki að varan uppfylli hans kröfur og sé betri en vara keppinautanna. Vinna við umhverfismerki er einföld og áhugaverð leið til að bæta reksturinn.

Á bak við umhverfismerki eru kröfur um umhverfisáhrif á öllum lífsferli vörunnar, allt frá hönnun til förgunar og kröfurnar eru ólíkar milli vöru- og þjónustuflokka. Til að fá umhverfismerki á vörur og þjónustu þarf að fá vottun óháðs aðila um að kröfurnar séu uppfylltar. Dæmi um vottuð umhverfismerki eru norræna umhverfismerkið Svanurinn og Blómið, umhverfismerki Evrópusambandsins. Slík umhverfismerki hjálpa bæði fyrirtækjum og neytendum að velja og selja sannanlega umhverfisvænt.

Greinarhöfundur: Hulda Steingrímsdóttir, ráðgjafi hjá ráðgjafarfyrirtækinu Alta

Áhugaverður fundur var haldinn um
Hér má sjá myndir af fundinum: https://www.facebook.com/media/set/?set=a.592145927520028.1073741870.110576835676942&type=3

Straumlínustjórnun í Evrópu
Þann 28.október héldum við á ráðstefnuna European Manufacturing Strategy Summit, sem haldin er árlega með mismunandi áherslum. Áherslan að þessu sinni var stefnumótun í fyrirtækjum og komu fyrirlesarar víða að m.a. frá Airbus, BMW, Siemens o.fl. Flestir virtust komast að sömu niðurstöðunni sem er að fyrirtæki ná ekki árangri nema að fá starfsmenn með sér í lið og að allir stefni í sömu átt. Fyrirtækin nýttu sér flest aðferðarfræði straumlínustjórnunar og mörg voru búin að aðlaga straumlínustjórnun að sinni stefnu og menningu. Það virðist sem sú leið sé vænlegust til árangurs í stað þess að innleiða eitt og eitt tól. Einnig var skýrt hversu mikilvægt er að rótargreina öll vandamál til þess að öðlast stöðugleika sem gefur yfirmönnum tíma til að vinna að umbótum og fara í „gemba“. Þar sem tími er af skornum skammti þá skiptir máli að leysa réttu vandamálin og fara í réttu umbótarverkefnin, skoða þær vörur sem fyrirtækið býður upp á og reyna að einbeita sér að þeim sem skipta fyrirtækið mestu máli og að sjálfsögðu að hugsa um innri og ytri viðskiptavini. Það er áhugavert af hverju Toyota leyfir samkeppnisaðilum sínum að skoða verksmiðjunar sínar en ein af ástæðunum er sú að þeir eru búnir að þjálfa starfsmenn sína í að leita stöðugt af umbótum og því ætla þeir að verða miklu betri þegar samkeppnisaðilar þeirra hafa loks náð þeim. Viktoría hélt fyrirlestur um hvernig við hjá Össuri notum A3 til þess að miðla stefnu okkar áfram í framleiðsludeildum á Íslandi, það hefur gefist vel og ferillinn er í stöðugum umbótum. Hægt er að fá nánari upplýsingar um hvað straumlínustjórnun er á lean.is.

Höfundar: Viktoría Jensdóttir, deildarstjóri umbóta og öryggis
Guðbjörg Sæunn Friðriksdóttir, sérfræðingur í umbótum og öryggi.

Hvernig líður fólkinu á þínum vinnustað?

Vissir þú að inniloft hefur áhrif á heilsufar og afköst starfsfólks? Og að algengustu kvartanir vegna vinnuumhverfis tengjast innilofti og gæðum þess? Umhverfi innandyra hefur bein áhrif á einbeitingu, afköst og á vinnugleði almennt. Rannsóknir sýna að með því að auka gæði innilofts þá aukast afköst til muna.

Slæm loftgæði hafa mjög ólík áhrif á einstaklinga, en algengt er að fólk finni fyrir einkennum eins og höfuðverk, húðroða, ertingu í nefi, augum og hálsi og einbeitingaskorti, án þess að tengja það beint við slæm loftgæði.

Það eru margir samverkandi þættir sem hafa áhrif á loftgæði, s.s. hita- og rakastig, loftræsing, gæði útilofts, umbúnaður í vinnurýmum, húsgögn, raftæki, þrif og hreinsiefni svo fátt eitt sé nefnt. Ókleift er í raun að mæla loftgæði beint með mælitækjum, þó vissulega sé hægt að mæla hita- og rakastig og koltvísýring á einfaldan hátt.

Besta leiðin og sú sem gefur raunhæfustu niðurstöðuna er mat starfsfólks á sinni líðan. Til eru stöðluð erlend próf sem lögð eru fyrir starfsfólk sem tengjast upplifun, hugsanlegum einkennum og óþægindum m.t.t. loftgæða, aðbúnaðar og almennra vinnuaðstæðna.

Reynslan er sú að þegar orsakasamhengi er orðið ljóst, þá er iðulega hægt að bæta gæði innilofts með einföldum aðgerðum sem snúast oft um smávægilegar breytingar á starfsháttum. Þannig má bæta líðan og afköst starfsfólks á einfaldan hátt.

Eftir Halldóru Hreggviðsdóttur, framkvæmdastjóra ráðgjafarfyrirtækisins Alta.

Ábendingar eru ókeypis ráðgjöf

Aldrei hefur verið jafn mikilvægt og nú að leysa vel úr innri og ytri ábendingum, kvörtunum og atvikum,

því með tilkomu samfélagsmiðlanna eru þeir farvegir sem viðskiptavinir og starfsmenn hafa til að koma

óánægju og ánægju sinni á framfæri orðnir nánast endalausir. Erfitt er að fylgjast með hvert ummælin

berast og þó ummælum sé eytt út á einum stað geta þau verið á þúsund öðrum stöðum og líftími þeirra

nánast óendanlegur.

Samfélagsmiðlarnir leika nú orðið lykilhlutverk í að vernda orðspor vörumerkis og margar kannanir hafa

sýnt hvað getur gerst ef ekki er brugðist rétt við neikvæðum ummælum á samfélagsmiðlum. Til að mynda

sýnir ein könnun að ein neikvæð ummæli á Twitter geta kostað fyrirtæki 30 viðskiptavini (Convergys).

Til þess að minnka líkurnar á því að neikvæð umfjöllun rati inn á samfélagsmiðlana er einkar mikilvægt að

auðvelda viðskiptavinum og starfsmönnum að koma með ábendingar og meðhöndla þær síðan hratt og

vel.

Máttur einstaklingsins er nefnilega orðinn gríðarlegur; Nielson könnun sýnir t.d. að 70% neytenda treysta

skoðunum annarra neytenda á samfélagsmiðlunum betur en sjónvarpi (62%) og fréttablöðum (61%).

Leiðir til lausnar

En hvernig geta fyrirtæki og stofnanir brugðist hratt og vel við ábendingum frá viðskiptavinum og

starfsmönnum? Verklagið við vinnslu ábendinga, kvartana og atvika verður að vera niðurnjörvað

og vel kynnt meðal starfsmanna. Þá þarf að vera auðvelt að koma ábendingum á framfæri, t.d. með

ábendingaeyðublaði á heimasíðu fyrirtækisins og helst að rafrænt kerfi taki við skráningunum og leiði

ábendinguna áfram í feril á milli manna þar til málið hefur verið leyst.

Án slíkrar rafrænnar lausnar sem tekur á máli frá upphafi og til enda eru miklar líkur á að mál dagi uppi á

ferð sinni á milli pósthólfa starfsmanna. Ef ekki er miðlæg stýring á ábendingum verður nánast ómögulegt

að fá yfirsýn yfir stöðu mála eða draga út tölfræði til að meta umfang og draga læradóm af.

Ábendingar frá viðskiptavinum og starfsmönnum eru ókeypis ráðgjöf um hvernig hægt er að betrumbæta

þjónustu og ferla fyrirtækisins. Fjöldi rannsókna hafa sýnt að neytendur sem fá skjóta og góða úrlausn

sinna ábendinga verða traustari viðskiptavinir og segja öðrum frá góðri þjónustu.

http://www.gaedastjornun.is

Höfundur greinar: Kristín Björnsdóttir, rekstrarhagfræðingur og ráðgjafi hjá FOCAL