Fréttir og pistlar

Faghópar um stjórnun viðskiptaferla (BPM) og Lean héldu fund í morgun um alþjóðlegar umbætur lykilferla hjá Össuri ( The Global Process Develpment Program).
Í mars 2014 hlaut Össur verðlaun frá alþjóðlega ráðgjafafyrirtækinu Gartner fyrir árangur í ferlaumbótum þar sem aðferðafræði BPM er nýtt til að auka árangur fyrirtækja. Yngvi Halldórsson framkvæmdastjóri Upplýsingatækni og viðskiptaferla sagði frá verkefnastofninum í heild sinni, aðferðafræði og þeim lærdómi sem draga má af vegferðinni. Valin voru 7 verkefni af starfsmönnum Össurar sem mesta áherslu átti að leggja á næstu árin. 1. Order Entry2.Global Planning 3.Customer Feedcack 4. Pricing 5. Distibution 6. Product Services 7. Rollover. Öll verkefnin voru beintengd viðskiptavininum. Mestu máli skipti að öll verkefnin voru unnin eins, fóru í gegnum ákveðin þrep. As-is to-be execution - closure - KPI monitoring. Í dag eru öll þessi verkefni komin í closure.
The AS-IS er mikilvægasta stigið. Fara á staðinn, heyra í fólkinu, skilja hvernig verið er að vinna og ávinna traust. Í þessu ferli kom margt áhugavert í ljós og tækifærin til hagræðingar urðu mörg. Allir ferlar voru teiknaðir upp og það tekur dágóðan tíma. Gegnum gangandi var passað upp á að hrósa þeim sem voru að gera vel. Fljótt sást hverjir voru að gera hlutina fljótt og vel og hægt að færa lærdóm á milli landa. Fullt af umbótahugmyndum komu.
TO BE var unnið á vinnustofu. Valin var 7-8 manna vinnuhópur sem hafði breytingarvilja. Áður fyrr var local nú er global process.
Execution processinn var IT miðaður. TO BE processinn var alltaf að leiðarljósi. Ákveðnir fáir mælikvarðar voru notaðir, þeir eru að þroskast og ekki einfalt að finna rétta mælikvarðann. Process owner getur verið hópur en markmiðið er að það séu einstaklingar. Til að bæta sig er viðskiptavinurinn í dag spurður: „Hvenær þarftu vöruna?“ áður fengu allir vöruna strax hvort sem þeir þurftu strax á henni að halda eða þá að hún var sett upp í hillu og geymd í mánuð. Nota Lean og Six sigma, það sem var best hverju sinni. Núna er verið að taka 22% meiri pantanir á sama tíma, allir eru að vinna eins.Tíminn sem nýr starfsmaður tekur í pantanir er í dag 60% minni. Í dag er enn verið að nota mikið fax. Auðveldara er í dag fyrir viðskiptavininn að panta á netinu. Markmiðið er að sölumenn geti notað iPad. Í dag er vöruþróunin að fá feedback vegna þess að það er miklu auðveldara fyrir viðskiptavininn að setja inn athugasemdir. Þjónustukvartanir eru allar skráðar í dag s.s. rangt verð, röng sending. Þetta er algjör bylting og verið að nýta athugasemdir til framfara. Í dag eru þau 16% fljótari að taka til sendingu til afhendingar. Markmiðið er líka að minnka lagerinn.
Innri marketing er verið að auka. Sýna starfsfólki hversu mikinn árangur er verið að ná. Gartner veitir verðlaun þremur fyrirtækjum árlega og fékk Össur þessi mikilvægu verðlaun sem er afrakstur hörkuvinnu. Þeim fannst aðferðafræði Össurar góð og mega þeir svo sannarlega vera stoltir af þessum verðlaunum.
Stóri lærdómurinn er að það verður að vera eigandi á ferlum. Það þarft að vera kristaltært hvað á að bæta og við hvað er miðað. Sætta sig við að ekkert verður fullkomið. AS-IS fasinn var mikilvægur, stórkostlegt að verið er að gera hlutina alls staðar eins í dag. Halda TO BE sýninni. Eftir hvern einasta fasa þarf að plana aftur. Base line-ið er hvernig var verið að gera hlutinn t.d. afhenda vöru, hvernig er staðan í dag og er tækifæri til að að fagna árangri?
Hér má sjá myndir af fundinum: https://www.facebook.com/media/set/?set=a.675417819192838.1073741924.110576835676942&type=3&uploaded=9

Magnús Diðrik Baldursson, gæðastjóri Háskóla Íslands tók vel á móti Stjórnvísifélögum í HÍ með rjúkandi kaffi og góðu meðlæti. Magnús Diðrik fór yfir að mikilvægt leiðarljós fyrir háskóla í Evrópu væri Bolognia ferlið, sem er samvinnuferli allrar Evrópu. Grundvallarhugmyndin er að samþætta háskólastarfið. Ljóst sé hvað hver og einn nemandi hefur gert t.d. MA 3 ár MS 2ár. Nú er því auðvelt að meta menntun milli landa. Rammi var samþykktur utan um þetta ferli, hvað þarf að vera fyrir hendi, hvaða kröfur þurfa þeir sem meta að uppfylla. Ákveðnar matsstofnanir eru viðurkenndar innan Evrópu. Í íslensku lögunum segir að allir háskólar skulu vera viðurkenndir af menntamálaráðherra. Háskólar hafa ekki sjálfsagt leyfi til að vera með doktorspróf. Háskólinn á Akureyri hefur ekki heimild til að bjóða doktorsnám. Landbúnaðarháskólinn hefur skilyrta heimild og HR hefur heimild. Það er hlutverk ráðherra að fara með ytra eftirlit með gæðum kennslu og rannsókna.
Í dag fara Háskólarnir algjörlega með sín starfsmannamál og menntamálaráðuneytið er að tryggja ytra eftirlit. Í nánast öllum Evrópulöndum eru sjálfstæðar matsstofnanir sem eru óháðar pólitíska valdinu og stofnunum sem fara með úttektir. Markmiðið með gæðastarfi í háskólum er að skapa kraft til framfara. Í gæðaráði íslenskra háskóla eru erlendir prófessora sem hafa aðsetur hjá Rannís.
Ráðið sjálft skipuleggur, setur leikreglur og fylgist með en er ekki með úttektirnar sjálft. Nú eru það gæðastjórar háskólanna sem mynda ráðgjafarnefnd gæðaráðs íslenskra háskóla. Það er mikilvægt til að auka samvinnu milli háskólanna. Háskólarnir eru sjö talsins og eiga ekki að vera í blóðugri samkeppni helda styrkja hvorn annan. Gæðaráðið kom fram með handbók, Quality Enhancement Handbook for Icelandic Higher Educaton 2011. Háskólarnir bera sjálfir ábyrgð á gæðum starfsemi sinnar.
Í upphafi gerðu allir háskólar landsins tillögu að því hvernig ætti að meta allar faglegar einingar sínar. Öll námsstig, grunn-, meistarar og doktorsnáms. Mat skólans sjálfs á sínum faglegu einingum. HÍ skiptist í 5 fræðasvið og síðan í deildir innan þeirra. Í heild er HÍ með 27 faglegar einingar sem meta sig. HÍ verður síðan metinn sem heild.
Þetta er skólahlutinn sem er metinn, ekki rannsóknarhlutinn. Þetta er eins og úttekt á gæðakerfi. Hver og ein deild fer í gegnum sjálfsskoðun og fer yfir hvernig tryggt er að námið skili því sem það á að skila. Áhersla er lögð á sjálfsmatsskýrslur sem eru ekki lengur eins viðkvæmar og áður var, heiðarleiki er hafður að leiðarljósi. Það er ekki auðvelt að meta hvað er góð kennsla en rannsóknir er auðveldara að meta þ.e. í hvaða tímaritum eru þær birtar. Þarna er hægt að telja. En það er öllu erfiðara að finna mælikvarða á góðan kennara. En hvernig vegnar nemendur og líður í nemendum? Er það mælikvarði?
Sjálfsmatsferlið: skipaður er sjálfsmatshópur fyrir hverja deild sem framkvæmir matið og ritar sjálfsmatsskýrslu. Hver deild þarf að gera tillögu um þrjá erlenda aðila í hópinn sem eru nokkurs konar fyrirmyndir úr erlendum háskólum. Þessi útlendingur er í senn ráðgjafi en líka aðhald og hluti af hópnum. Síðan er fulltrúi atvinnulífsins, þ.e. er skólinn að mennta nemendur rétt fyrir atvinnulífið.
Í upphafi fær hver deild afhent sín göng, fjöldi nemenda, fjöldi virkra nemenda, kennara endurkomuhlutfall, rannsóknaafköst. (reflective analyses). Viljinn til að taka framförum er misjafn, sumir líta á þetta sem hvimleiða vinnu á meðan aðrir líta á þetta sem tækifæri. Hvernig vitum við hvernig nemendum líður? Félagsvísindastofnun HÍ gerir könnun meðal nemenda á 2.ári í grunnnámi. Hliðstæð könnun er meðal meistaranema, doktorsnema, fyrrverandi nemenda. Sama könnun er gerð í Bretlandi þannig að þeir hafa samanburð. Bretar nota þetta mikið þ.e. þegar þú t.d. ert að skoða nám þá sérðu með bendlinum hve margir voru ánægðir með þetta nám í fyrra o.s.frv.
Sjálfsmatsskýrslur eru ekki gerðar opinberar en eru aðgengilegar á innra neti.
Eftirfylgni. Sjálfsamtsskýrslur deilda eru í reynd þróunar-og umbótaáætlanir þeirra. Áhersla á að skýrslurnar dragi fram styrkleika og veikleika og innihaldi skýrar niðurstöður og tíma-og markmiðasetta aðgerðaráætlun. Áhersla á að deildir setji sér skýra stefnu ummálefni náms og kennslu. Áhersla á að sjálfsamtsskýrslum sé dreift sem víðast innan deildar og fræðasviðs og að efni þeirra sé rætt með skipulegum hætti. Einu sinni á ári eftir skil gera forseti viðkomandi fræðasviðs og deildarforseti ásamt úttektarnefnd grein fyrir árangri og eftirfylgni. Innra aðhald og festa. (Hásólinn verður spurður að því hvað hafið þið gert með þetta?) en þetta er ekki alveg gallalaust, hvað gerist svo. Gulls ígildi að fá ytri skýrslur. Skólarnir tilnefna aðra háskóla sem skulu verða samanburðarháskóli fyrir matsnefndina. Þessi útlendi hópur skrifar skýrslu, gefur mat og gefur að lokum dóm þ.e. a) getu háskólans til að tryggja gæði prófgráðanna sem skólinn veitir og b)getu háskólans til að tryggja gæði námsins og námsreynslu nemenda. Dómurinn hefur bein áhrif á viðurkenningu háskólans. Trúverðugleiki allra háskóla á Íslandi er undir því ef einn háskóli er ekki að standa sig er Ísland ekki að standa sig.

Á dögunum afhjúpaði Team Spark S14, rafknúinn kappakstursbíl sem mun keppa í Formula Student á Silverstone í sumar. Að baki Team Spark standa 33 nemendur er stunda verfræðinám við Háskóla Íslands. Verkefnið er rekið innan veggja háskólans en að því koma á þriðja tug samstarfsaðila úr atvinnulífinu og samfélaginu.

Í ár koma nemendur úr véla-, iðnaðar-, rafmagns-, tölvu- og hugbúnaðarverkfræði að liðinu, auk nemenda úr vöruhönnun við LHÍ. Þessi samstillti hópur hefur nálgast verkefnið eins og um sprotafyrirtæki væri að ræða og hefur reynt á flesta þá lykilþætti sem ungir frumkvöðlar spreyta sig á við stofnun fyrirtækis.

Marel er meðal aðalbakhjarla Team Spark en fyrirtækið styður við nýsköpun og þekkingarmiðlun í verk-,raun- og iðngreinum á öllum skólastigum. Í okkar huga er unga kynslóðin lykillinn að nýsköpun framtíðarinnar.

Að undanförnu hafa starfsmenn Marel aðstoðað hópinn við hönnun rafkerfis og fjöðrunarbúnaðar bílsins. Við höfum veitt teyminu aðgang að sérfræðiþekkingu okkar og kynnt þeim fyrir vöruþróunar- og framleiðsluumhverfi fyrirtækisins. Þeir ungu hafa lært af þeim reynslumeiri og notið góðs af.

En á þeirri vegferð höfum við jafnframt kynnst þeim rafmagnaða krafti sem býr í ungu kynslóðinni. Framsýni, áræðni og sköpunargleði hafa einkennt Team Spark. Markmið hafa verið skýr frá upphafi og leiðin að þeim vörðuð vel. Afhjúpun bílsins var ein þessara varða og bar þess glöggt vitni hversu vel hefur tekist til við undirbúning og framkvæmd verkefnsins. Team Spark er fyrirmyndarverkefni og við sem höfum verið samferða hópnum erum þess fullviss að ef hann heldur áfram á þessari braut verða honum allir vegir færir. Það verður því spennandi að fylgjast með þessum ungu verkfræðingum sem von bráðar munu stíga sín fyrstu skref út í atvinnulífið.

Það eitt er víst að framtíðin er rafmögnuð!

Höfundur: Nótt Thorberg, Markaðsstjóri Marel á Íslandi og stjórnarmaður í Stjórnvísi.

Faghópur um stjórnun viðskiptaferla (BPM) hélt sinn fyrsta fund í dag þann 11.apríl kl.08:30-09:50 í Ölgerðinni. Á stofnfundinum var haldið erindi um grunnatriði í stjórnun viðskiptaferla (BPM), farið yfir dagskrána á næstunni auk þess sem óskað verður eftir 2 - 3 aðilum til viðbótar í stjórn faghópsins. Magnús Ívar Guðfinnsson formaður faghópsins stjórnaði fundinum og byrjaði á að heyra í félögum sem kynntu sig með nafni og frá hvaða fyrirtækjum þeir komu. Magnús fór yfir markmið faghópsins sem er að auka vitund og skilning meðlima á mikilvægi markvissrar stjórnunar viðskiptaferla fyrir fyrirtækið. Nú þegar eru 59 skráðir í hópinn sem er framúrskarandi móttökur. Áhugasamir aðilar eru hvattir til að skrá sig í faghópinn á slóðinni: http://stjornvisi.is/hopur/stjornun-vidskiptaferla

Í fyrirlestri sínum kom Magnús inn á að fæst fyrirtæki eyða miklu fé í að straumlínulaga ferla t.d. gerð kvartanaferla o.fl. Dominos er fyrirtæki sem er gott dæmi um flotta ferla þ.e. frá því þú pantar og þar til varan er afgreidd. Mikilvægt er að skrá niður ferla, með því eykst sýn og hægt að ræða betur um verkefnið. Einnig er mikilvægt er að njóta stuðnings framkvæmdastjórnar. Erfiðast við að fara í gegnum ferlavinnu er þegar viðhorf starfmanna er „að svona hafa hlutirnir alltaf verið gerðir“ til hvers að breyta?. Þegar búið er að skrá verkferla hefst nýsköpunin. En hvað eru ferlar? Endurteknar athafnir sem gerum með ákveðið markmið að leiðarljósi. Í hverju fyrirtæki eru ákveðnir grunnferlar. Magnús tók dæmi um virðiskeðju. Það skiptir svo miklu máli að spyrja fólk hvað því finnst og að hver og einn sé með í fyrirtækinu. Ferlarnir eru brúin á milli IT side, Business side og Processes. Mikilvægt að skoða ferlin eins og þau eru í dag, þá fyrst er hægt að besta ferlið og sjá hvar er hægt að gera betur. Að lokum var varpað fram hugmyndum að efni sem áhugavert er að taka fyrir á fundum næsta vetur hjá faghópnum. Hér má sjá myndir frá fundinum:
https://www.facebook.com/media/set/?set=a.662800823787871.1073741922.110576835676942&type=3&uploaded=11

Jóhann Jón Ísleifsson er Corporate Procurement Director í Marel og ber ábyrgð á stefnumótun og samþættingu innkaupa milli allra eininga hjá Marel. Jóhann Jón kynnti fyrir Stjórnvísifélögum hvernig Marel skipuleggur sig í innkaupum og hver er þeirra stærsta áskorun. Til þess að minnka flækjustigið var rætt við alla stakeholdera og ákveðið var að búa til high-over stefnu fyrir innkaupin. Marel var skipt upp í fjóra iðnaði og 12 framleiðsluþætti. „Við erum til sem innkaup því við aðstoðum alla við að ná fram aukinni framlegð með hinum ýmsu leiðum“ segir Jóhann Jón. Innputtið kemur alltaf frá sölunni sem er þeirra stærsti stakeholder. Innkaupadeildin stjórnar öllum kostnaði nema launum. PR (product related). Áskorun innkaupasviðs og meginmarkmið er að auka virði með m.a. með því að taka birgja og fá þá með inn í þróun á vöru. Marel þarf ekkert endilega að hanna allt, þeirra birgjar flytja inn þekkingu til Marel. Samþætting er ekki einungis fólgin í að setja saman magn. Innkaupin vilja vera þekkt fyrir að það sé gaman í vinnunni og að þau séu árangursrík. Innkaupastjórar allra í fyrirtækinu eiga sína stjórnarskrá yfir hvernig á að vinna saman og eru ábyrgir fyrir að vera árangursríkir. Þeir búa til stefnuna sjálfir. Hann fór einnig yfir hin fimm gullnu R´s. 1.Right product 2. Right quantity 3. Right Price 4.Right quality 5.Right time. Marel hefur gríðarlega góðar upplýsingar yfir framlegð, alveg niður á hverja vél og sterk KPI (gulur/rauður/grænn). Í dag er Marel að keyra 120 mismunandi verkefni sem sameiginlega munu auka framlegð gríðarlega.

Fæðumst við ástríðufull eða er hún áunnin? Ef þú ætlar að kveikja ástríðu hjá öðrum þarftu að vera ástríðufullur. Sigríður Snævarr segir fólk ekki fæðast ástríðufullt. „Við erum forrituð til að þrá ekki til að njóta“, við erum alltaf að bíða eftir einhverju og erum því ekki í núinu“. Hvað kemur upp í hugann þegar við segjum „ástríðan fyrir vinnu“, hvernig tengjum við ástríðu og vinnu? Stjórnvísifélagar svöruðu þeirri spurningunni í morgun hvernig við tengjum saman ástríðu og vinnu og hver er ástríða hvers og eins fyrir sinni vinnu? Ástríða er undirliggjandi í huga okkar, Sigríður Snævarr fór að hugsa um þetta þegar hún fór að aðstoða þá sem eru atvinnuleitendur. Í bók sem hún gaf út er kafli um: „Hver er ástriða þín fyrir vinnu“. Með því að svara þessari spurningu greinum við sjálf styrkleika okkar. Hvar og hvenær njótum við okkar best? Er það í ákveðnu verkefni eða er það þegar við ljúkum verkefni? Ástríða felst í löngun til að gera eitthvað, hafa áhuga á fólki og samskiptum, metnaði, áskorun, drifkrafti, gleði, hvatningu að verða betri, hrífa aðra með, njóta augnabliksins, sterkri sýn (horfum upp fyrir okkur), tækifæri til að blómstra(aukaafurð með vinnu), hugarfari, að hugsa í lausnum, sjá ekki hindranir, sökkva sér í verkefni, jákvæðni og lífsgleði.
Ástríða getur smitast t.d. af hrífandi stjórnanda. Og hvernig deyr ástríða? Kannski þegar engin eftirspurn er fyrir henni. Fólk er sífellt í viðtali í útvarpinu að ræða ástríðu sína fyrir starfinu sínu. Það er svo mikilvægt að sýna öðru fólki virðingu og áhuga. Hér má sjá myndir af fundinum:https://www.facebook.com/media/set/?set=a.661823837218903.1073741920.110576835676942&type=3&uploaded=14

Fundur var haldinn í morgun þann 8.apríl hjá Advania. Fyrirlesarar voru Einar Þórarinsson forstöðumaður gæða- og öryggissviðs, Harpa Arnardóttir gæðastjóri og Kristján H. Hákonarson öryggisstjóri.

Farið var yfir eftirfarandi:
• Fyrirkomulag gæða- og öryggismála hjá Advania.
• Hvernig ISO staðlarnir eru að gagnast í starfsemi Advania
• Samlegðaráhrif af notkun bæði ISO 9001 og 27001.
• Sýnt var hvernig haldið er utan um þjálfun starfsfólks Advania í gæða- og öryggiskerfinu í kerfi sem nýbúið er að innleiða. Tilgangurinn er að hver og einn starfsmaður viti hvaða ferlum og skjölum hann á að vinna eftir og fái tilkynningar þegar uppfærslur eiga sér stað um að hann þurfi að kynna sér hverju hefur verið breytt. Hægt er að kalla fram yfirlit sem sýnir hvort starfsmenn hafi lokið að kynna sér ný og breytt skjöl.
• Það sem skilar mestum ávinningi í ISO 27001.

Fyrir hönd stjórnarinnar vil ég þakka starfsmönnum Advania fyrir áhugavert erindi og einnig vil ég þakka Stjórnvísi félögum fyrir góða mætingu.

Hér má sjá myndir af fundinum: https://www.facebook.com/media/set/?set=a.660967780637842.1073741919.110576835676942&type=3&uploaded=17

Með kveðju,
Áslaug D. Benónýsdóttir
formaður faghóps um ISO staðla og vottanir

Pétur Arason hjá Marel byrjaði fundinn á að kynna námskeið sem er haldið í Opna háskólanum um Straumlínustjórnun og er 8 daga. Markmiðið er að hreyfa við fólki og fá það til að hugsa öðruvísi og auka þróun í viðskiptaferlum. Pétur var á námskeiði hjá Lean Enterprise Institute. www.lean.org en þeir halda árlega ráðstefnu. Ráðstefnan er ekkert mjög stór og engar heimsóknir í fyrirtæki en þar hittir maður fólk og lærir eitthvað eitt nýtt sem er þess virði að hafa farið sagði Pétur. Hann benti jafnframt á ráðstefnur sem eru haldnar í Englandi sem jafnvel henta Íslendingum betur www.leanuk.org Einnig eru árlegar ráðstefnur í Danmörku. Sú ráðstefna sem hann mælir mest með er AME www.cvent.com Á Íslandi er Leanráðstefna haldin í þriðja skipti í maí www.leanisland.is
Þegar horft er með Lean gleraugunum (sóunar gleraugunum) fer maður að sjá alls kyns hluti eins og of miklar birgðir, viðskiptavinurinn ekki að fá það sem hann biður um o.fl. Áður en farið er af stað þarf að passa sig á að fara ekki að kópera frá einu fyrirtæki til annars því þá kemur menningar kúltúrinn inn. Lausn vandamála er lykillinn að vandamálum. Allir í fyrirtækinu eiga að vera stöðugt að hugsa um það. Pétur sýndi fjölmörg áhugaverð myndbönd og tók fyrir áhugaverð dæmi þar sem fyrirtæki og félagasamtök hafa stórbætt ferli. Hér má sjá myndir af fundinum https://www.facebook.com/media/set/?set=a.658905787510708.1073741918.110576835676942&type=3&uploaded=9

Í morgun var haldinn fundur á vegum gæðahóps Stjórnvísi þar sem fjallað var gæðakerfi í byggingariðnaðinum sem er gerð krafa um í nýlegri byggingarreglugerð. Í lögum um mannvirki frá 2010 og í byggingarreglugerð frá 2012 kemur fram að iðnmeistarar, byggingastjórar og hönnuðir skuli hafa gæðastjórnunarkerfi samþykkt af Mannvirkjastofnun. Byggingafulltrúar og Mannvirkjastofnun þurfa einnig að koma sér upp gæðakerfi sem fyrsta skref í átt að faggildingu.

Loka dagsetning fyrir innleiðingu og skráningu gæðastjórnunarkerfa hjá Mannvirkjastofnun er 31. desember 2014. Kröfurnar koma til með að hafa áhrif á alla sem koma að mannvirkjagerð og töluverð vinna liggur fyrir hjá þeim aðilum sem ekki eru búnir að laga sig að nýju umhverfi.

Á heimasíðu Mannvirkjastofnunar er að finna leiðbeiningar um gæðastjórnunarkerfi byggingarstjóra, hönnuða og iðnmeistara. Einnig hafa Samtök Iðnaðarins lengi unnið að því að aðstoða við innleiðingu á aðferðum gæðastjórnunar. Á heimasíðum samtakanna er að finna leiðbeiningar og upplýsingar sem nýtast verktökum og jafnframt geta þessir aðilar hýst gæðaskjöl sín inn í mótuðu umhverfi á heimasíðunni.

Nánari upplýsingar er að finna í glærum frá fundinum undir ítarefni: http://stjornvisi.is/vidburdir/564

Fundur var haldinn í morgun þann 2.apríl hjá Umslagi. Fyrirlesari var Ingvar Hjálmarsson gæðastjóri hjá Umslagi.

Fyrirtækið Umslag fékk ISO 27001 öryggisvottun í maí árið 2013. Farið var yfir hver var ástæða þess að fyrirtækið ákvað að taka upp staðalinn og hvernig innleiðingin og starfið gekk fyrir sig og hvaða breytingar hafa orðið á rekstri fyrirtækisins. Farið var yfir skrif öryggishandbókar, starf öryggishóps, hvernig verk- og stoðferlar voru útbúnir og þeim fylgt eftir í framhaldi, hvernig innri úttektir hafa gengið og hvernig undirbúningi þarf að vera háttað þegar úttektaraðilar frá þriðja aðila mæta á svæðið og meta hvernig til hefur tekist. Í lok fundarins fengu fundargestir tækifæri á að skoða verksmiðjuna.

Fyrir hönd stjórnarinnar vil ég þakka Ingvari fyrir áhugavert erindi og einnig vil ég þakka Stjórnvísi félögum fyrir góða mætingu.

Myndir frá fundinum má sjá hér: https://www.facebook.com/media/set/?set=a.657744130960207.1073741917.110576835676942&type=3&uploaded=10

Glærur frá fundinum má finna hér undir ítarefni:
http://stjornvisi.is/vidburdir/512

Með kveðju,
Áslaug D. Benónýsdóttir
formaður faghóps um ISO staðla og vottanir

Herdís Pála tók framkvæmdastjóri mannauðssviðs RB tók vel á móti Stjórnvísifélögum í morgun og hóf fundinn á að segja skemmtilega sögu af stjórnanda sem alltaf var viljugur til að taka að sér alls kyns verkefni sem samstarfsmenn komu með til hans en hvert verkefni var „einn api“. Þegar helgarfríið kom og hann var á leið heim í bílnum keyrði hann fram hjá golfvelli þar sem hann sá hóp fólks vera að spila golf. Hann leit öfundaraugum á fólkið og hugsaði með sér, það verður lítið um helgarfrí hjá mér með alla þessa vinnu framundan. Þegar hann leit nánar á hópinn sá hann að þetta voru allt samstarfsmenn. Hann fór því heim með alla apana með sér á meðan að hinir voru búnir að losa sig við þá. Herdís Pála sagðist sjálf hafa upplifað þessa tilfinningu áður en hún hóf nám í markþjálfun.
Einfaldasta formið við markþjálfun er að spyrja til baka. Hætta að vera að gefa öll svörin sjálfur heldur spyrja til baka og þá koma hugmyndir sem eru miklu betri. Einfaldleikinn skiptir mjög miklu. Herdísi Pálu fannst hún ná að setja saman kennaranámið sitt og MBA námið, nálgun við fólk og tól og tæki í markþjálfuninni. Með markþjálfuninni er spurt beinna spurninga, þú kemst fyrr að kjarnanum. Markþjálfunin nýtist við að ná sameiginlegri sátt eða sýn eða láta hópa stilla sig saman, Allt verður miklu strategiskara. Eitt form sem er mikið notað er að greina þ.e. hvert er verkefnið, vandamálið, áskorunin, það er hellings sigur unnin við það. Þá er miklu betra að finn leiðina, hvaða möguleikar eru í stöðunni. Allir glíma við að ná fókus. Er eitthvað sem hindrar okkur í að ná árangri. Oftar en ekki kemst fólk að því að það sem hindrar er maður sjálfur. Markþjálfun getur leyst svo margt vel. Í náminu lærði Herdís á mörg tól og tæki. Eitt er myndlíking þ.e. að að sjá myndlíkingar og sögur. Ef frammistaða er ekki nægilega góð er góð aðferð að segja dæmisögu t.d. um froskana. Fimm froskar sátu á trjádrumbi, þrír ákváðu að stökkva og hvað voru margir eftir? Fimm, því þessir þrír höfðu einungis ákveðið að stökkva en gerður það hins vegar ekki. Nota sögur. Ef starfsmaðurinn ákveður leiðina sjálfur er hann miklu meira til, ekki gefa lausnina heldur láta starfsmennina finna hana sjálfur. Hver og einn einstaklingur hefur svörin sjálfur. Þú veist þetta, enginn þarf að segja þér þetta, markþjálfinn hjálpar fólki að finna. Þú breytir eigin hegðun frekar ef þú ákveður það sjálfur.
Markþjálfun er gott að fara í með heilum deildum. Markþjálfun er ekki bara einn og einn. Hópurinn á að koma með tillögu hvernig á að gera og hverju á að breyta. ICF alþjóðleg markþjálfasamtök hafa gert rannsóknir á arðsemi þjálfunarinnar. 96% sem nýta sér markþjálfun ætla að gera það aftur. Ávinningurinn er svo mikill, rannsóknir sýna arðsemi.

Í ákveðnum aðstæðum þarftu að kalla til ytri markþjálfa vegna þess að það eru hagsmunaárekstrar. Stundum er kostur að hafa innri markþjálfa, Herdís Pála er oftar hrifin af ytri markþjálfun. Gott að hafa innri markþjálfun fyrir nýja stjórnendur. En í öðrum tilfellum ytri markþjálfun. Markþjálfun er ekkert endilega til að nota þar sem eitthvað er að heldur líka til að fókusera sig.
Einar Birkir framkvæmdastjóri hjá RB deildi reynslusögum af því hvernig er að nýta markþjálfun og sagði að það væri frábært að hafa mannauðsstjóra sem hefur farið í gegnum markþjálfun.

Frammúrskarandi þjónusta fyrirtækja og stofnana
Þú getur ekki stjórnað því sem þú ekki mælir
„Markmiðið með umbótum í ríkisrekstri er að gera þjónustu hins opinbera við almenning og atvinnulíf eins góða og kostur er með þeim fjármunum sem til ráðstöfunar eru hverju sinni“.
Þjónustustefna ÁTVR byggir á því að setja viðskiptavininn í öndvegi og tökum mið af væntingum hans. Hún einkennist af lipurð, gagnsæi og hlutleysi þar sem lögð er áhersla á fræðslu. Hvað vöruúrval okkar snertir þá á það að vera áhugavert og fjölbreytt og byggja á gæðum og ábyrgð.
Til að uppfylla þessar skuldbindingar leggur allt starfsfólk ÁTVR metnað sinn í að veita viðskiptavinum sínum frammúrskarandi þjónusta með lipurð og jákvæðni. Jafnframt hefur það skuldbundið sig til að bæta þekkingu sína, viðhorf og hæfni og miðla því til annarra.
Á síðasta ári fengu Vínbúðirnar 6.000 ábendingar frá viðskiptavinum úr þessum könnunum. Allar þessar athugasemdir hafa verið teknar til skoðunar og síðan settar í framkvæmd þær úrbætur sem líklegar eru til að bæta reksturinn fyrirtækisins.
Árið 2010 var tekið upp Skorkort Vínbúðanna til viðbótar við þau skorkort sem fyrir voru. Skorkortið sem er einstakt mælitæki, hjálpar okkur að fylgja málum betur eftir. Þau sýna jafnframt mánaðarlega frammistöðu Vínbúðanna. Í lok hvers árs eru verðlaun veitt þeim Vínbúðum sem skara fram úr af þeim 48 Vínbúðum sem ÁTVR rekur um allt land.
Reglulegar mælingar og kannanir sýna að mikill árangur getur náðst með hjálp skorkorta þar sem meðal annars ábendingar viðskiptavina og birgja endurspeglast í árangrinum.
Það var því engin tilviljun að Vínbúðirnar eftir góðan árangur undanfarinna ára náðu því markmiði að fá hæstu einkunn allra fyrirtækja í niðurstöðu Íslensku ánægjuvogarinnar eða einkunnina 74,1.

Hrund Rúdólfsdóttir forstjóri Veritas sagði í upphafi fundar í Veritas í morgun að gildin væru límið sem héldi starfsmönnum Veritas saman. Vilborg Gunnarsdóttir starfsmannastjóri Veritas sagði okkur frá því að starfsmannafjöldi í dag er 177 starfsmenn. Mannauðsstjóri hefur umsjón með stefnumótun málaflokksins, ráðningar, framkvæmd og undirbúning frammistöðumats, starfsþróun. Þau eru alltaf að mæla, taka þátt í VR könnun með öllum starfsmönnum og gera reglulega mælingar. Þau mæla starfsánægju vegna þess að Veritas vill að starfsfólkinu líði vel í vinnunni, geti tjáð sig nafnlaust, sjá hvar er hæg tað gera betur og tækifæri til úrbóta, hvað eru starfsmenn ánægðastir með,
En hvers vegna er Veritas með gildi? Þau eru leiðarljós í þeirra starfi og segja til um hvernig við gerum hlutina. Þau sameina viðhorf okkar og hegðun, þau lýsa menningu fyrirtækisins og stuðla að einingu á meðal starfsmanna. Veritas heldur starfsmannafundi vikulega þar sem allt er rætt, gildin hjálpa til við ákvarðanatöku og svara því hvað er verið að gera rétt og hvað ekki. Fyrirtæki með sterka gildahefð sýna betri rekstrarárangur. Gildi Veritas eru Áreiðanleiki: standa við gefin loforð og vinna af heilindum með fagmennsku og heiðarleika að leiðarljósi, Hreinskiptni: gefa skýr skilaboð og segja það sem í brjósti býr á nærgætinn og uppbyggilegan máta, Framsækni: löngun og viðleitni til að vaxa, þroskast og gera betur.
Í Veritas eru samskipti opin og óformleg.Vilja virkja skoðanir sem flestra og að þeim sé komið á framfæri. Vilja örva gagnrýna hugsun. Varðandi framsækni þá er alltaf verið að leita leiða til að gera betur, endanleg lausn er ekki til.
Markmið með gildavinnunni er að allir starfsmen þekki gildin. Gildin urðu til í vinnu starfsmanna haustið 2005, þá hét fyrirtækið Vistor. Í ársbyrjun 2007 var gildavinnustofa, upprifjun. Veturinn 2010 var síðan farið í að vinna með hvert fyrirtæki fyrir sig.. Þá komust að því að gildin ættu að vera þau sömu fyrir alla. Árið 2ö11 var undirbúningshópur myndaður og teknir vikulegir fundir. Fengu Vert almannatengsl til liðs við sig. Þeir fóru í að koma með sýnileika og frábærar hugmyndir komu fram. Vildu virkja alla starfsmenn og hafavinnuna skemmtilega.Undirbúningsnefndin fór í allar deildir og kynnti vinnuna. Vert kom með hugmynd um að teikna táknin. Augað=framsæknin, hefur auga fyrir öllu, athugasemdatákn=hreinskiptni, möguleikinn að tjá sig um hvaðeina, og þumallinn upp=
Haldin var ljósmyndasamkeppni um að túlka gildin, húsnæðið skreytt, flott partý haldið, skjáhvílur voru með gildin, matseðlarnir. Gildin voru síðan á dagskrá allra föstudagsfunda. Allir starfsmenn tóku þátt í að kynna gildin með alls kyns kynningum, video, leikhóp, söng o.fl. ótrúlega skemmtilegt að einn hópurinn túlkaði gildin . Framkvæmdastjórar voru mjög virkir í vinnunni.
Haldin er nýliðafræðsla um gildin. Þau halda síðan fund og kalla til sín eldri starfsmenn og fá hjálp hjá þeim. Þessi vinna er kynnt á starfsmannafundi. .
En til hvers er Veritas svo að þessu. Þetta er langtímaverkefni sem aldrei lýkur. Stjórnendur samstæðunnar gegna lykil hlutverki og verða að vera góðar fyrirmyndir, vísa reglulega til gildanna i ræðu og rit. Frammistaða er metin út frá gildum. Notað sem annar ásinn þ.e. er viðkomandi árangursdrifinn, er hann hreinskiptin, og framsækinn.

Er fyrirtækið þitt eitt af hverju 10 sem nær árangri við innleiðingu breytinga?
Rannsóknir sýna að 90% fyrirtækja ná ekki þeim árangri sem þau ætla sér við innleiðingu breytinga. Það er ekki þar með sagt að fyrirtæki nái engum árangri en því miður er hann langt frá því að vera sá sem menn ætla sér þegar lagt er af stað.
En hvað er til ráða? Í rauninni er þetta ekkert flóknara en að undirbúa sig fyrir maraþon. Árangursrík innleiðing á breytingum kallar á markvissan undirbúning þar sem helstu lykilþættir breytingarferilsins eru greindir og nauðsynlegar aðgerðir skilgreindar.
Stefnuvitinn (e. The Implementation Compass™) er verkfæri sem hjálpar fyrirtækjum í að undirbúa innleiðingu breytinga þannig að hægt sé að hámarka árangur breytinganna. Stefnuvitinn samanstendur af 8 þáttum: mannauður sem þarf að vera til staðar, framtíðarsýnin varðandi breytingarnar, upplýsingamiðlun, mælingar á árangri, nauðsynleg menning, skilgreining ferla, eftirfylgni og rýni á ferlinu.
Mikilvægt er að átta sig á stöðu mála áður en hafist er handa við innleiðingu breytinganna. Hver þáttur er metinn sérstaklega með því að leggja ákveðnar spurningar fyrir þá starfsmenn sem munu taka þátt í breytingarferlinu.

Segja má að Stefnuvitinn sé ígildi áttavita sem nauðsynlegur er til að rata í gegnum völundarhús breytinga. Við vitum öll að það er ákveðin leið inn í völundarhúsið og ákveðin leið út, en á vegferðinni leynast ýmsar hindranir eða áskoranir. Hins vegar eru þær yfirstíganlega ef vel er vandað til verks.

Á Strategíudeginum 21. maí n.k. mun Robin Speculand hugmyndasmiður Stefnuvitans halda erindi en sá dagur verður kynnt nánar þegar nær dregur.

Guðrún Ragnarsdóttir
Ráðgjafi hjá Strategíu