Vandaðri vinnubrögð með CAF

Síðan 2011 hefur verið unnið að því innan stjórnkerfisins að meta fýsileika þess að innleiða sjálfsmatslíkan fyrir stjórnsýsluna. Erlendis hefur reynslan af slíkum líkönum verið góð, bæði fyrir einkageirann og opinbera geirann. Unnið er að því að meta CAF sjálfsmatslíkanið (Common Assessment Framework) sem hannað var sérstaklega fyrir opinberar stofnanir og sveitarfélög um aldamótin. CAF notendur eru komnir fyrir 3000 og má finna þá í flestum ríkjum Evrópu, í Asíu, Mið-Ameríku og á fleiri stöðum.

CAF sjálfsmatslíkanið hefur almennt ekki verið tekið upp á Íslandi þó dæmi sé um að stofnanir hafi notað CAF. Um mitt ár 2011 hóf fjármálaráðuneytið samstarf við velferðarráðuneytið um að vinna að innleiðingu CAF á Íslandi. Ákveðið var að hefja tilraunaferli með því að prufakeyra CAF hjá fimm stofnunum. Tilgangurinn var að afla upplýsinga um tækið svo að hægt væri að meta fýsileika þess og taka ákvörðun um hvort CAF væri tæki sem stofnanir á Íslandi eigi almennt að nota. Með tilraunaferlinu var ætlunin að meta áhrif CAF líkansins á starfsemi stofnana, safna upplýsingum er snúa að framkvæmd og úrvinnslu en jafnframt meta hvort þróa þurfi aðferðina frekar.

Tilraunaferlinu er nú lokið og má segja að tilraunastofnanir séu almennt ánægðar með CAF sjálfsmatslíkanið. Stofnanir sjá fyrir sér betri nýtingu fjármuna m.a. með endurforgangsröðun verkefna í samræmi við þarfir viðskiptavina. Einnig sjá stofnanir fyrir sér breytingar á verklagi og skipulagi til að ná betur markmiðum stofnunar. Frekari upplýsingar um CAF sjálfsmatslíkanið og tilraunaverkefnið má nálgast vef á fjármála- efnahagsráðuneytisins.

Pétur Berg Matthíasson, sérfræðingur í fjármála- og efnahagsráðuneytinu

Félag markþjálfunar á Íslandi stendur fyrir Markþjálfunardeginum, 24. janúar.

Margir af færustu markþjálfum landsins verða með upplýsandi og upplífgandi erindi frá kl. 8.30 að morgni til kl 19 að kvöldi.

Markþjálfunardagurinn er kjörið tækifæri til þess að fræðast um spennandi fag, eflast í lífi og starfi, fá hugmyndir og innblástur og byrja árið með krafti! Fundurinn er haldinn á tveimur stöðum yfir daginn, viðburður um morguninn kl 8:30 og einnig dagskráin í hádeginu kl 12, verða í Ofanleiti 2 og dagskrá seinnipartinn verður samfelld í Opna háskólanum.

Láttu árið 2013 - verða árið þitt !

Dagskrá:

Morguninn

Linda Baldvins & Helga Jóhanna - Markþjálfunarkúltúr í fyrirtækjum.
Kl. 8.30 - 9.10 Ofanleiti 2, 2. hæð / Klak
María Lovísa Árnadóttir - Hverjir eru markþjálfanlegir?
Kl. 9.10 - 9.50 Ofanleiti 2, 2. hæð / Klak

Hádegið - Stjórnvísi:

Matilda Gregersdotter - Hvenær á stjórnendamarkþjálfun við?
Kl. 12 - 13.30 Klapparstígur 25. 5. hæð

Eftirmiðdagurinn

Rúna Magnúsdóttir - Leyndarmálið að velferðinni þinni.
Kl. 16.00-16.30 Opni Háskólinn / Stofa M216

Hrefna Birgitta - NLP og Enneagram coaching.
Kl. 16.30-17 Opni Háskólinn / Stofa M216

Herdís Pála Pálsdóttir - Að hætta að umbera hlutina og gera 2013 að besta ári lífs míns, bæði í einkalífi og starfi.
Kl. 17.15-17.45 Opni Háskólinn / Stofa M216

Ragnheiður Aradóttir - Áhrif þess að hafa markþjálfun með og /eða í kjölfar námskeiðs.
Kl. 17.15-17.45 Opni Háskólinn / Stofa M217

Sigríður Jónsdóttir - ADHD markþjálfun.
kl. 17.50-18.20 Opni Háskólinn / Stofa M216

Matti Ósvald Stefánsson - Kjarninn í þér.
Kl. 17.50-18.20 Opni Háskólinn / Stofa M217

Vildís Guðmundsdóttir - Þú ert óskrifað blað. Hvað viltu fyrir þig?
Kl. 18.25-18.55 Opni Háskólinn / Stofa M216

Steinunn Hall - Hver er árangur stjórnendaþjálfunar? - kynning á niðurstöðum mastersritgerðar á meðal íslenskra stjórnenda.
Kl. 18.25-18.55 Opni Háskólinn / Stofa M217

"Stærsta áskorunin er að láta brjóstvitið ráða" sagði Hanna María Jónsdóttir framkvæmdastjóri rekstrar-og fjármálasviðs Reiknistofu bankanna á fjölmennum fundi Mannauðsstjórnunarhóps Stjórnvísi í morgun. Þar vísaði hún til þeirrar áskorunar sem stjórnendur standa frammi fyrir þegar fyrirtæki sameinast. Fyrir hálfu ári síðan sameinuðust Teris og RB og upplýsti Hanna María og fleiri starfsmenn RB Stjórnvísifélaga um breytingarferlið, samrunann, og uppbyggingu framtíðarsýnar. Eftir að Samkeppnisstofnun samþykkti samrunann var hafist handa við að skipa ritstjórn innrivefs og vefurinn efldur. Í framhaldi var haldinn starfsdagur í Þjóðfundarfyrirkomulagi og þá voru gildi RB valin. Viðskiptavinir RB komu einnig að þeirri vinnu. Sá lærdómur sem þau hafa helst dregið af þessari vinnu er að þrátt fyrir mikla vinnu er upplýsingastreymi aldrei nógu gott og það tekur ákveðinn tíma að leyfa menningu nýs RB að koma í ljós.

LOGOS, stærsta lögfræðistofa Íslands, liðsinnir viðskiptavinum sínum frá öflugum skrifstofum á Íslandi og í Bretlandi. LOGOS sérhæfir sig í þjónustu við íslenskt og alþjóðlegt viðskiptalíf og er jafnframt sú íslenska lögfræðistofa sem á sér lengsta sögu, allt aftur til ársins 1907. Þótt margt hafi breyst á þeirri rúmu öld sem liðin er, eru þau grunngildi sem stofnandinn, Sveinn Björnsson, síðar fyrsti forseti Íslands, hafði að leiðarljósi þó enn óbreytt. Heiðarleiki, fagmennska og metnaður eru sá grunnur sem velgengni LOGOS rís af, bæði hér heima og erlendis.

Forvarnir eru besta tryggingin sögðu þau Auður Daníelsdóttir og Guðmundur Ingi Þorsteinsson á Tjónasviði Sjóvá þegar Stjórnvísifélagar heimsóttu fyrirtækið. Í samdrætti eru miklu færri tjón og Sjóvá hefur aldrei séð jafn fá tjón og í dsember 2012. Ástæðuna má rekja til góðrar tíðar. Sjóvá leggur mikla áherslu á samskipti við birgja þar sem birgjarnir eru framlenging á fyrirtækinu. Hrós frá viðskiptavinum er vel nýtt og komið á framfæri til starfsmanna. Hjá Sjóvá er viðskiptavinurinn í öndvegi. Sjóvá fær starfsmenn til að hugsa af hverju þau gera hlutina eins og þeir gera, get ég gert þetta einhvern veginn öðruvísi? Verkefnatöflur VMS voru innleiddar á síðasta ári og hafa þær veitt vettvang til að sjá hvað er í gangi. Frábær mæting var á fundinn og efni/glærur eru komnar á innrivef Stjórnvísi.

Heilbrigðishópur fékk Inga Steinar Ingason verkefnisstjóra rafrænnar sjúkraskrár hjá Embætti Landlæknis (EL) til að koma og fjalla um stöðuna í rafrænni sjúkraskrá, þá vinnu sem er búið að leggja í rafræna sjúkraskrá og það sem framundan er í auknum aðgangi að gögnum milli stofnana innan heilbrigðiskerfisins.
Margir áhugaverðir punktar komu m.a. á að auka aðgengi lækna að lyfjagagnagrunni EL, einnig að vænst er nýrrar útgáfa af Sögu (rafræn sjúkraskrá) nú í febrúar og að unnið er að því að koma á uppflettimöguleikum milli stofnana. Nú er íslenska ríkið orðið eigandi ,,Heklu" og mun stuðla að fullri innleiðingu rafrænna lyfseðla.
Mörg önnur verkefni eru í vinnslu og hefur Velferðaráðuneytið jafnvel skoðað möguleikana á kaupum á heildstæðu sjúkraskrákerfi, en það er áætlað að kosti allt á bilinu 6-12 milljarða króna. Ekki hefur verið tekin formleg ákvörðun um neitt slíkt og því verður áfram unnið með Sögu-kerfið og samþættingu þess milli svæða amk. næstu 3 árin. Uppfærslum á Sögu verður fylgt eftir af starfsmönnum EL sem munu leggja áherslu á samræmi í skráningu.

Fundurinn var haldinn á Landsspítala og var mætingin góð eða um 70 manns.

Skipulag og framkvæmd þjónustu reynist mörgum fyrirtækjum og stofnunum erfiður ljár í þúfu, er Það er ekki síst vegna eiginleika og eðli þjónustu. Þjónusta er óáþreifanleg og framreiðsla hennar á sér stað í rauntíma, með þátttöku bæði starfsfólks og viðskiptavina. Þannig er nær ógerlegt að prófa þjónustuna fyrirfram. Einmitt af þessum sökum er mikilvægt að skipuleggja og kortleggja þjónustuþætti eins og hver á að gera hvað, hvar, hvenær, hvernig og ekki síst hvað á að gera þegar eitthvað fer úrskeiðis.

Það þykir vænlegra til árangurs að skipuleggja þjónustu til að mæta þörfum viðskiptavina, frekar en að mæta einungis þörfum rekstrareininga. Þegar upp er staðið eru það viðskiptavinir sem borga launin og eru þeir líklegri til að gera það aftur, ef þjónustan uppfyllir þarfir eða fer fram úr væntingum þeirra. Við skipulag þjónustu ætti því að hafa eftirfarandi í huga.

-Vita þarfir viðskiptavina og skilja hvað skiptir þá máli.
-Hanna, teikna upp og skipuleggja þjónustuþætti út frá þörfum viðskiptavina.
-Ýta undir rétta færni og viðhorf hjá starfsfólki til að framkvæma þjónustuþættina.
-Lofa viðskiptavinum aðeins því sem hægt er að standa við.

Að uppfylla þarfir viðskiptavina með því að bæta gæði þjónustu getur skapað fyrirtækjum auknar tekjur og jafnvel samkeppnisforskot. Það þarf þó alls ekki að vera kostnaðarsamara en hönnun þjónustu án tillits til þarfa viðskiptavina. Þvert á móti getur vel útfærð þjónusta sem tekur mið af þörfum viðskiptavina, hjálpað til við að lækka kostnað með aukinni skilvirkni og fókus á það sem skiptir máli. Þetta á við um allar rekstrareiningar, hvort sem er á samkeppnismarkaði eða ekki.

Magnús Haukur Ásgeirsson Viðskiptaráðgjafi Dögun Capital

Kæru félagsmenn.
Ég vil byrja á að óska ykkur gleðilegs og kraftmikils árs. Árið fer vel af stað í félaginu og þegar í þessari viku eru tveir áhugaverðir og vel sóttir fundir.
Eftir hálfan mánuð, 24. janúar, er fundur á veitingastaðnum Nauthól sem mig langar að vekja athygli ykkar á. Það er fundur stjórnar með stjórnum faghópa þar sem farið verður yfir verkefni og hugmyndir allra faghópa á vormánuðum.

Þessir fundir hafa tekist afskaplega vel og sl. haust mættu um 90 manns og tóku virkan þátt í umræðum. Allir félagsmenn eru velkomnir - og hvet ég sem flesta til að mæta og taka púlsinn á starfinu.

Innan raða Stjórnvísi eru núna yfir 2 þúsund félagsmenn og um 300 fyrirtæki. Svo margir hafa aldrei áður verið í félaginu og er Stjórnvísi stærsta og fjölmennasta stjórnunarfélag landsins.

Faghóparnir eru félagið. Þess vegna er það helsta verkefni stjórnar að halda vel utan um faghópana, hvetja þá til dáða en gæta þess að þeir haldi sjálfstæði sínu og frumkvæði. Stjórnvísi verður 27 ára á þessu ári og dafnar vel. Það er í harðri samkeppni við nokkur önnur félög, t.d. Dokkuna, og er sú samkeppni af hinu góða. Í þeirri samkeppni bið ég þó félagsmenn og forráðamenn fyrirtækja að hafa í huga að Stjórnvísi er áhugamannafélag í eigu félagsmanna og starfar ekki með fjárhagslegan ágóða í huga.

Markmið félagsins er að efla faglegar umræður um stjórnun - og fylgjast náið með nýjum straumum og stefnum í samvinnu við atvinnulífið og háskólaumhverfið; sem og að skerpa á gömlum og góðum gildum í stjórnun.

Það verður margt um að vera næstu vikur og mánuði og fyllsta ástæða til að fylgjast vel með og missa ekki af frjóum fundum og fljúgandi hugmyndum. Stjórnunarverðlaun Stjórnvísi verða veitt í fjórða sinn í mars næstkomandi. Hátíðin er einn af hápunktum starfsins og verðlaunin hafa fest sig í sessi í viðskiptalífinu. Forseti Íslands hefur frá upphafi afhent þau og flutt áhugaverða tölu í tilefni þeirra.
Við í stjórn Stjórnvísi höfum haldið því að forráðamönnum fyrirtækja að þátttaka starfsmanna þeirra í félaginu sé hagstæðasta símenntunin á markaðnum og gefi færi á hagnýtri umræðu um stjórnun og raunhæfum viðfangsefnum.

Eflum félagsvitundina og verum öll stolt af því að vera félagar í Stjórnvísi. Ég er í Stjórnvísi, er setningin. Hvetjum alla til að hoppa á vagninn og ferðast með okkur um heim praktískra stjórnunarfræða.

Höfum eldmóð og bjartsýni ávallt að leiðarljósi í starfi sem einkalífi og heilsum árinu 2013 í góðum félagsskap.

Með kveðju,
Jón G. Hauksson, formaður Stjórnvísi.

Stjórn Stjórnvísi óskar þér og fjölskyldu þinni gleðilegra jóla.
Við þökkum samstarfið á árinu og hlökkum til að takast á við
ný og spennandi verkefni með þér á komandi ári.
Stjórn Stjórnvísi.

Yfir 90% af fyrirtækjum landsins eru ör- eða lítil fyrirtæki. Allt of algengt er að stjórnendur þeirra vanmeti þann tíma og kostnað sem felst í fjármálum fyrirtækisins. Þar sem bókhaldið snýr ekki að framleiðslunni sjálfri, telst það oft sem óþarfa kostnaður - sem gæti ekki verið lengra frá sannleikanum. Enda eru fjármálin jú lífæð og kompás rekstursins.

Ekki falla í þá gryfju að láta fjármálin sitja á hakanum! Þó er það ekkert nema mannlegt að fresta því sem manni finnst óþægilegt og jafnvel leiðinlegt. Eitt skothelt ráð við þessu er að eyrnamerkja sérstakan tíma í viku/mánuðinum fjármálunum. Búa sér til fastan tíma þar sem maður raðar saman nótum, fer yfir stöðu lánadrottna og viðskiptamanna. Láta dagatalið minna sig á það og taka frá tímann. Best er að gera þetta á viku eða mánaðarfresti þannig að útgjöldin séu ennþá fersk í minninu. Það er miklu tímafrekara og erfiðara að láta þessa hluti safnast upp, því hver man í desember hvað gerðist í janúar?!

Með réttu skipulagi geta stjórnendur lítilla fyrirtækja einnig sparað sér hundruðir þúsunda á ári í bókhaldskostnað - svo ekki sé talað um óþarfa áhyggjur. Algengast er að bókarar rukki eftir tímakerfi og því er mikilvægt að skila gögnunum rétt af sér. Athugaðu að bókarar lesa ekki hugsanir og koma því til með að rukka ykkur fyrir þann tíma sem fer í að finna skýringar, sem maður hefði svo auðveldlega getað leyst með því að skilja eftir viðeigandi skýringar í gögnunum.

Með því að taka bókhaldinu fastari tökum get ég lofað þér að fyrirtækið þitt á eftir að spara sér ómældan kostnað í bókhaldið og hver veit nema þú sparir þér nokkur grá hár á nýju rekstarári og öðlist loks hugarró gagnvart fjármálunum.

Brynhildur S. Björnsdóttir

Höfundur er framkvæmdastjóri Hagsýn bókhalds- og rekstrarþjónustu og M.Sc. í Viðskiptafræði (stjórnun og stefnumótun).

Nýlega funduðu stjórn, fagráð og skoðunarmenn Stjórnvísi. Markmiðið með fundinum í sambland við að eiga saman góða stund og njóta aðventunnar var að fá sýn og fagleg ráð frá fagráði og skoðunarmönnum hvernig styrkja mætti enn frekar sterka stöðu félagsins. Hlutverk fagráðs er fyrst og fremst að vera ráðgefandi fyrir stjórn félagsins varðandi stefnumótandi áherslur og að taka þátt í að efla ímynd og orðspor Stjórnvísi. Jafnframt að vera félaginu innan handar varðandi faglega stjórnunarþekkingu og aðstoð við einstök verkefni. Fagráð og skoðunarmenn félagsins er skipað miklum reynsluboltum sem hafa unnið mikið og gott starf fyrir Stjórnvísi.

Á myndinni eru frá vinstri; Davíð Lúðvíksson, Arney Einarsdóttir, Kristinn Tryggvi Gunnarsson, Unnur Valborg Hilmarsdóttir, Bára Sigurðardóttir, Auður Þórhallsdóttir og Kristín Kalmansdóttir

Ánægja starfsmanna: Það er gott að gefa af sér.
Því er jafnan haldið fram, að þátttaka fyrirtækja í samfélagslegum verkefnum sé jákvæð fyrir ímynd fyrirtækisins. Minna hefur verið rætt og ritað um þá ánægju sem starfsmenn fyrirtækja fá af því að leggja sitt af mörkum, en víða eru vísbendingar um að hún sé umtalsverð og bæti vinnuandann á hverjum stað.

Vodafone í Bretlandi hefur um nokkurra ára skeið stutt sitt starfsfólk til að vinna að góðgerðarmáli að eigin vali. Reynslan af því er afar góð, því ánægja starfsfólks hefur mælst hærri í kjölfarið og hollusta við fyrirtækið hefur aukist.

Hér á landi hefur Vodafone um árabil tekið þátt í Degi rauða nefsins, fjáröflunarverkefni UNICEF á Íslandi. Auk þess að annast tæknilega framkvæmd verja starfsmenn Vodafone hundruðum klukkustunda í undirbúning og vinnu við símsvörun á deginum sjálfum. Þegar samstarf Vodafone og UNICEF hófst þurfti fyrirtækið að meta hvort kostnaðurinn og álagið sem fylgir verkefninu væri fyrirhafnarinnar virði. Eftir nokkurra ára samstarf er niðurstaðan afdráttarlaus - það er gott að gefa af sér og starfsfólk hefur mikinn áhuga á að taka þátt. Þannig eru þeir jafnan fljótir að skrá sig til þátttöku sem hafa áður tekið þátt og gildir þá einu hvort vinnuálag á viðkomandi hafi verið mikið eður ei. Við erum stolt af því að taka þátt, bæði sem einstaklingar og heild.
Í mannauðsfræðunum er rík áhersla lögð á mikilvægi þess að ráðningar, fræðsla, starfsþróun, starfslok og annað styðji við viðskiptastefnu hvers fyrirtækis. Minni áhersla hefur hins vegar verið á ýmsa innri þætti í rekstrinum, t.d. viðburðarstýringu, markaðssetningu innan fyrirtækjanna sjálfra á innri þjónustu, vörum og ólíkum hlutverkum í stórri heild. Reynsla okkar af því að reyna að samþætta innri og ytri markaðssetningu er ekki aðeins jákvæð, heldur gegnir slík samþætting lykilhlutverki í því að auka ánægju starfsmanna.

Sonja M. Scott
Starfsmannastjóri Vodafone

7 lyklar að árangri í ríkisrekstri
Í fyrri greininni í síðustu viku var fjallað um mikilvægi þess að (1) löggjöf endurspegli forgangsröðuð verkefna sem rúmast innan fjárlaga. (2) Kröfunnar til ráðuneyta um trausta, opna og vandaða stjórnsýslu. Samið verði við stofnanir um lykilverkefni, þjónustustig og árangur. (3) Forstöðumaðurinn er í miðri hringiðunni og skapar liðsheildina sem hefur hæfni, getu og vilja til að leysa verkefnin betur í dag en í gær. Seinni 4 lyklarnir eru:

4. Stefnan, gildin og framtíðarsýn er skýr. Starfsmenn taka virkan þátt. Lifandi stefnur um mannauð, þjónustu, öryggi o.fl. Gildin virk. Hlutverkið vel skilgreint, hver eru forgangsverkefnin og hvert stefnt er til framtíðar og hvernig.
5. Auðlindir rétt samsettar. Mannauðurinn er dýrmætasta „eignin“. Með símenntun, samvinnu og þekkingarmiðlun er auðurinn aukinn. Með virkum samskiptum við viðskiptavini og hagsmunaaðila er verkefnum forgangsraðað. Rétt samsetning á hæfni og tækni nýtt til að veita betri þjónustu.
6. Nýsköpun og endurbætur. Skapa þarf umbótamenningu og samvinnu innan stofnana og milli stofnana/ráðuneyta. Þar er stöðug leit að þekkingu, betri ferlum og nýrri tækni beitt til að leysa verkefnin á hagkvæmari hátt í dag en í gær.
7. Opin gagnsæ stjórnsýsla - gagnvirk samskipti við borgarana. Tryggja gott aðgengi að samræmdum upplýsingum um; megin verkefni , hvað kosta þau, hverjir vinna að þeim, hvað segja viðskiptavinir um þjónustuna og starfsmenn um stöðuna. Bent er á skýrslu undirritaðs frá 2011 um þetta efni og CAF líkanið. Sjá grein á www.stjornvisi.is
   Lögð er áhersla á að allar stofnanir birti samræmdar upplýsingar um megin verkefni, kostnað og árangur. Samspil allra lyklanna þarf að vera stöðugt sem leiðir til betri forgangsröðunar verkefna. Traust, opin og skilvirk stjórnsýsla eykur lífsgæði og samkeppnishæfni Íslands.

Þorvaldur Ingi Jónsson, ráðgjafi, viðskiptafræðingur, Ms í stjórnun- og stefnumótun. Stjórnarmaður í Stjórnvísi

Urta Islandica er jurtahönnunarfyrirtæki sem hannar, framleiðir og selur matvöru og matargjafavöru út íslenskum jurtum. Við seljum í heildsölu til annarra verslana, seljum vörurnar okkar á vefsíðunni urta.is og einnig í verslun okkar að Austurgötu 47 í Hafnarfirði þar sem framleiðslan fer einnig fram. Fyritækið hefur verið í undirbúningi frá því í byrjun árs 2009 en kom fyrst með vörur á markað í október 2010. Þóra Þórisdóttir myndlistarmaður er aðaleigandi, hönnuður og hugmyndafræðingur fyrirtækisins og er með fimm fasta starfsmenn á launaskrá. Urta Islandica pakkar íslenskum jurtum og jurtablöndum í tepoka, framleiðir jurtasýróp, jurtakryddsalt og smávegis af sultum. Stefna urta islandica er að framleiða sanngjarna og sjálfbæra vöru þar sem allir sem að framleiðslunni koma fái sanngjarnan skerf af söluverði vörunnar. Þannig viljum við ekki pressa niður verð á jurtum og berjum frá tínslufólkinu okkar sem kemur alls staðar af landinu né reka láglaunastefnu í framleiðslunni. Hráefnið í vörurnar okkar samanstendur að miklu leyti af villtum íslenskum jurtum og berjum. Urta Islandica er í samstarfi við aðra aðila á Íslandi sem framleiða vörur úr íslenskum jurtum og ber þar hæst samvinna við Blóðbergsgarðinn en einnig við listamenn og hönnuði t.d Gler í Bergvík og Leir 7 á Stykkishólmi.