Fréttir og pistlar

Ábyrgir stjórnarhættir - nýjar kröfur

Fundurinn var tekinn upp og má nálgast á facebooksíðu Stjórnvísi.
Hundrað manns sóttu í morgun fund faghópa um góða stjórnarhætti og samfélagsábyrgð þar sem fjallað var um ábyrga stjórnarhætti og rætt um breytingar á lögum um ársreikninga og lög um endurskoðendur og endurskoðun (gagnsæi upplýsinga fyrirtækja).

Fundarstjóri var Jón Gunnar Borgþórsson formaður faghóps um góða stjórnarhætti. Jón Gunnar kynnti Stjórnvísi og hvatti alla þá sem ekki væru skráðir í félagið að sækja um aðild.  Í framhaldi kynnti hann þá þrjá aðila sem fluttu erindi á fundinum.  Frá sjónarhóli stjórnarmannsins: Sigurður Ólafsson, stjórnarmaður í lífeyrissjóði og fyrirtækjum, fjallar um ábyrgð stjórnarmanna á upplýsingagjöf til fjármagnsveitenda. Frá sjónarhóli sérfræðings í fjármálagreiningum: Jeffrey Sussman, ráðgjafi Kontra Nordic, fjallar um mun á algengri íslenskri skýrslugjöf og þess sem koma skal. Frá sjónarhóli fjármagnsveitenda: Snædís Ögn Flosadóttir, framkvæmdastjóri EFÍA, LSBÍ og rekstrarstjóri Lífeyrisauka, fjallar um mikilvægi upplýsinga vegna greiningarskyldu fjármagnsveitenda.  (sjá einnig lög nr. 102, 9. júlí 2020: https://www.althingi.is/altext/150/s/1954.html)

Sigurður Ólafsson byrjaði erindis sitt á að kynna sjálfan sig og sagði erindi sitt flutt út frá sjónarhóli stjórnarmannsins.  Þörfin fyrir gagnsæi er orðin mikil til að auka traust í íslensku atvinnulífsins. Enn eru að birtast fréttir af brestum í upplýsingagjöf.  Upplýsingar og góðar greiningar á þeim eru forsenda fyrir heilbrigðum rekstri og sátt í samfélaginu. Skýrar línur hafa verið lagðar með nýjum lögum.  Fjárfestar fá því betri gögn og geta gert betri greiningar. Skýrsla stjórnar á að gefa glöggt yfirliti og þar á að fjalla um allt sem máli skiptir, hvað hefur gengið vel og hvaða áhætta er framundan.  Varðandi breytingu laga þá breyttust þau um mitt ár 2020. Lögin skerpa á hvað skal vera í skýrslu stjórnar. Stjórn þarf að staðfesta þessar upplýsingar með undirskrift.  Skatturinn og alþjóða gjaldeyrissjóðurinn höfðu bent á þetta.  Árangur, áhætta og óvissa, hvernig henni er stýrt og hvað er framundan og hvernig eigi að bregðast við.  Endurskoðendur staðreyna ekki þessar upplýsingar. En hvað er skýrsla stjórnar og hvað er ekki skýrsla stjórnar?  Samfélagsskýrslur eru til mikillar fyrirmyndar en þær fullnægja ekki þeim kröfum sem gerðar eru til stjórnar enda ekki ætlaðar til þess.  Skýrsla stjórnar er heldur ekki ávarp framkvæmdastjóra.  Þegar sótt er fjármögnun sbr. Icelandair þá er óskað eftir miklum upplýsingum. Skýrsla stjórnar er plagg sem er undirritað af stjórn. Hún þarf að uppfylla ýmsar formkröfur og innihalda þær upplýsingar sem skipta máli. Skýrsla stjórnar er í rauninni skýrsla stjórnenda sem stjórn staðfestir að sé rétt.  Fjárfestir vill vita um árangur, hverju er stefnt að og hver er áhættan framundan. Skýrsla stjórnar þarf því að vera ríkari en áður hefur verið.  Stjórnarmenn eiga að gera kröfur til endurskoðenda og stjórnenda.  Áður en stjórnarmaður setur undirskrift sína undir skýrsluna þarf hann að vera viss um gæði skýrslunnar.  Löggjöfin hefur sett fram skýrar línur.  Umhverfið hefur mátt vera skýrara.  Til að fóta sig betur sem stjórnarmaður hefur Staðlaráð Íslands hafið störf um að staðla eða setja fram stuðningsefni til að fullnægja betur kröfunum.  Allt snýst þetta um góða stjórnarhætti.  Að lokum hvatti Sigurður stjórnarmenn til að kynna sér vel lög og reglur um framsetningu viðbótarupplýsinga.

Jeffrey Sussman, ráðgjafi Kontra Nordic, fjallaði því næst um mun á algengri íslenskri skýrslugjöf og þess sem koma skal. Jeffrey bar saman tvær skýrslur KLM og Icelandair.

Snædís Ögn Flosadóttir, framkvæmdastjóri EFÍA, LSBÍ og rekstrarstjóri Lífeyrisauka, fjallaði um mikilvægi upplýsinga vegna greiningarskyldu fjármagnsveitenda.  Snædís fór yfir hlutverk lífeyrissjóða sem langtímafjárfestir, reynsla af ófjárhagslegri upplýsinga gjöf og greiningu og tækifærin framundan.  Lífeyrissjóðir eru eining um almannastarfsemi og hvatti Snædís alla til að eiga bókina „umboðsskilda“ með því að senda sér póst.  Lífeyrissjóðir fá fjármagn sem er skilda að greiða af starfsmönnum fyrirtækja.  Mikil áhersla er lögð á greiningu. Allar fjárfestingar skulu byggðar á viðeigandi greiningu.  Því skiptir miklu máli að gögnin séu góð sem verið er að greina. Lífeyrissjóðir þurfa að gæta þess að eignasafnið sé ólíkt til að skapa ekki of mikla áhættu.  Mikilvægt er að skoða hvar áhættan liggur t.d. gagnvart ferðaiðnaðinum eða sjávarútvegi.  Lífeyrissjóðir skulu setja sér siðferðisleg viðmið í fjárfestingum og sérstaka áhættustefnu og áhættustýringastefnu.  Lífeyrissjóðir er eignirnar sem þeir hafa fjárfest í. Nú eru að bætast við ófjárhagslegar upplýsingar.  Tvennt ýtti því af stað þ.e. að veita upplýsingar um umhverfis og starfsmannamál og að lífeyrissjóðir skuli setja sér siðferðisleg viðmið.   En hvernig eiga fyrirtæki að koma þessum upplýsingum á framfæri?  Kauphöllin lagðist yfir alla þá staðla sem notaðir hafa verið erlendis og tóku saman 33 lykla til að auðvelda fyrirtækjum að koma þessum upplýsingum á framfæri.  Þetta auðveldar fjárfestum og öll vinna verður markvissari.  Mikilvægi vandaðrar upplýsingagjafar er gríðarlega mikilvæg og undirstaðan undir verðmat.  Lífeyrissjóðir eru langtímafjárfestar og horfa jafnvel 40 ár fram í tímann eða lengur. Góð upplýsingagjöf skiptir því miklu máli.  Upplýsingagjöf styður við félagið, styður fjárfestinn o.fl.  Breytingarnar fela í sér að fyrirtæki verður að taka skýrt fram óvissuþætti og megináhættu.  Snædís Ögn sagði að það hefði gefist afskaplega vel skapalónið sem Kauphöllin lagði fram. Umhverfisáhrif vega þyngra hjá einum aðila en öðrum.  Samræmd upplýsingagjöf einfaldar alla greiningarvinnu og ákvörðunartöku.  Skilja þarf eftir svigrúm til að tengja við rekstur fyrirtækisins. Þessar viðbótarupplýsingar verði til þess að dýpka upplýsingar sem koma fram í Samfélagsskýrslu og Ársskýrslu.  Í lok fundar voru fyrirspurnir og þar kom m.a. fram að dæmi um góða ársskýrslu væri að finna hjá Marel. 

Hvernig má bæta vörustjórnun með greiningarvinnu?

Fundurinn var tekinn upp og má nálgast á facebooksíðu Stjórnvísi.
Á fundi vörustjórnunar – innkaupa og birgðastýringu sagði Eva Guðrún Torfadóttir, starfsmaður Implement Consulting Group frá starfsemi þessa virta alþjóðlega ráðgjafafyrirtækis og fór yfir nokkur verkefni tengd vörustjórnun sem fyrirtækið hefur unnið.
Implement er danskt ráðgjafafyrirtæki sem sérhæfir sig m.a. í ráðgjöf við innkaup, lagerhald og öðru tengdu vörustjórnun. Sérstaða Implement felst í áherslu á þátttöku í öllu umbreytingarferlinu, allt til enda. Unnið er náið með viðskiptavinum í gegnum allt ferlið, frá greiningarvinnu þar til nýjum verkferlum og lausnum er hrint í framkvæmd.
Mörg af stærstu fyrirtækjum Skandinavíu hafa leitað til Implement og má þar nefna Mærsk, Flying Tiger, Novo Nordisk, IKEA og Pandora. Verkefnin eru fjölbreytt en markmiðið er alltaf það sama: Að finna hvernig fyrirtæki geta hagrætt í starfsemi sinni og aukið skilvirkni.
Implement hefur hjálpað fyrirtækjum að svara þessum spurningum ásamt mörgum fleirum með greiningarvinnu: - Hversu mikið þarf að eiga á lager? - Hversu mikið á að kaupa inn í einu og hve oft?- Hvaða birgja á að velja? - Hversu stórt þarf vöruhúsið að vera?

Eva sagði teymið alltaf vinna að því að finna bestu lausn og vinna vel saman.  Hafa viðskiptavininn með frá upphafi.  Mantran í fyrirtækinu frá upphafi hefur verið að hjálpa fyrirtækjum að breytast og sjá árangur. Unnið er náið að því að finna bestu lausn og innleiða alla leið.  Teymið þeirra er með frá hugmynd til framkvæmdar. 
Eva kynnti þrjú verkefni.  Case A. Rótgróið danskt fyrirtæki með sölu-og þjónustustöðvar um allan heim. Með nýjum yfirmanni urðu ýmsar breytingar.  Hann fór m.a. að velta fyrir sér af hverju birgðastaðan væri svona há? Fyrirtækið átti ekki svar og því var haft samband við þau.  Það fyrsta sem þau sáu var 1. Vantaði skýra stefnu, tilgang með vinnunni og markmið í innkaupadeild.  Hver starfsmaður átti nokkra birgja og voru starfmenn í innkaupdeild fimmtán talsins. 3. Það vantaði samstarf við birgja og ferlarnir voru óskýrir því starfsmenn unnu eftir sinni tilfinningu og voru búið að vinna þarna mjög lengi.  Því fór mikill tími í að sjá hvar varan var stödd í ferlinu.  4. Þegar var pantað þá var alltaf bætt aðeins meira við til að lenda aldrei í í skorti á vörum.  5. Birginn var orðinn pirraður því hann vissi aldrei hvenær þessar stóru pantanir komu og gat því ekki vitað hvenær hann ætti að fara að framleiða.  Bæði birginn og fyrirtækið voru því báðir með alltof mikið af vörunni.  Eftir greiningu sáu þau að 32% af vörunum voru stöðugar og því auðvelt að spá fyrir um eftirspurnina og  21% frekar stöðugar. Fyrirtækið var því ekki að leggja sitt af mörkum við að auðvelda birgjunum vinnuna.  Ákveðið var að innleiða Kanban kerfi.  Pantað er þegar birgðastaðan er komin niðurfyrir ákveðna tölu.  Þannig er hægt að plana miklu betur.  Birginn getur þá séð raunverulega eftirspurn og þau gátu farið að nýta sínar vélar miklu betur.  Fyrirtækið gat síðan stólað á birgjann sem alltaf var tilbúinn með vörur á réttum tíma.   KPI´s var skilgreint, að hverju er stefnt. Settir voru á hálfs mánaðar fundir og dagskrá sett fram.  Þarna breyttust samskiptin algjörlega.  Niðurstaðan var sú að með því að innleiða Pull kerfi urðu samskipti betri, veltuhraðinn fór úr 90 dögum í 7 daga og á endanum voru allir glaðir.  Birgðastaðan lækkaði um 40% og verkefnið var því mjög skemmtilegt.

Case B.  E-commerce.  Þau hafa unnið mörg verkefni sem tengjast netverslun.  Það helsta er að komin er ný kynslóð sem þekkir ekkert annað en hafa allt í símanum sínum.  Þessi kynslóð krefst mikils hraða. Viðskiptavinurinn vill ráða hvernig hann stýrir innkaupunum, vill jafnvel fá sent heim.  Oft er byrjað á að skoða á netinu og jafnvel í framhaldi fara í verslun og skoða vöruna áður en gengið er frá kaupunum. Það er ekki nóg að skella upp einni heimasíðu því flækjustigið hefur aukist mikið.  Búið er að flækja leiðirnar mikið. Flóknara flutningskerfi frá vöruhúsi í búð og frá vöruhúsi og heim.  Hægt að panta á netinu og skila í búð þannig að búðin verður að vera tilbúin í ýmislegt.  Vöruhús – dreifing – þjónustustig.  Hverju er verið að lofa viðskiptavininum?  Er verið að lofa honum að afgreiða vöruna á morgun? Er hægt að senda vörur um helgi? Allt þarf að passsa upp á til að uppfylla loforð.  Oft er borið saman við samkeppnisaðilann.  Hvað þarf að kaupa mikið til að fá fría heimsendingu?  Skoða þarf umbúðir, reikning og skilamiða.  Ýmislegt er hægt að bæta við vöruna til að viðskiptavinurinn fái jákvæðari upplifun eins og senda eitthvað skemmtilegt með.   Einnig er aðstoðað við dreifileiðir og í þjónustuveri.  Mikilvægt er fyrir Þjónustuver að geta svarað hvar varan er stödd og þau svarað viðskiptavininum strax ef eitthvað er.

Í Case C  var farið í hvernig fyrirtækið hefur aðstoðað við að hraða við að taka saman pantanir í vöruhúsum og hve vinnuaðstaða skiptir miklu máli.  T.d. skiptir dagsbirta máli fyrir starfsmenn. 

Að lokum kynnti Eva nýja lausn “Autostore” sem er kerfi sem er með plastkössumsem eru staflaði sextán saman hver ofan á annan. Rótbotar ná síðan í kassana.  Auðvelt að byrja smátt og bæta við seinna.  Hægt er að setja þetta inn í vöruhúsin sem þú ert með nú þegar og þetta er einstaklega auðvelt í uppsetningu og einnig hagstætt.  Þetta er allt annar verðflokkur en áður þekkist og orðið gríðarlega vinsælt.   

 

Ábendingar, Frábrigði, atvik - Úrbóta/Umbætur. Umræður, hvenær á að nota hvað?

Fundurinn var tekinn upp og má nálgast á facebooksíðu Stjórnvísi.
Faghópur um gæðastjórnun og ISO staðla hélt í morgun fund þar sem farið var yfir meðhöndlum ábendinga / frábrigði / atvik / úrbætur / umbætur og þau orð sem eru notuð.

Hvað er rétt og hvað er rangt? Mikill áhugi var fyrir fundinum sem var sóttur af yfir 60 manns. 
María Hedman formaður faghópsins setti fundinn og bauð alla velkomna. Einn mikilvægasti þátturinn hjá gæðastjórum er að meðhöndla ábendingar rétt því ef svo er ekki er orðspor fyrirtækisins í húfi.

María kynnti stjórn faghópsins og dagskrána framundan.  Í framhaldi fór Sveinn hjá Jensen ráðgjöf yfir mikilvægi hugtaka. Þeir stjórnunarstaðlar sem er búið að búa til eru samstilltir.  En nokkur hugtök eru samræmd alþjóðlega á milli staðlanna.   Kvörtun er gæðatengt hugtak. Atvik er atburður sem verður til vegna vinnu eða meðan á vinnu stendur og gæti valdið eða veldur áverka og vanheilsu.  Aðalatriðið er að skrá þau og þau koma fram í ISO 45001 og einnig í ISO 55000 sem er eignastjórnunarstaðall. Frábrigði kemur fram í ISO 9000, 27000, 45001, 55000, ISO /IEC 17025. Skilgreiningin er sú að krafa er ekki uppfyllt. Frávik (deviation) er ekki skilgreint hugtak en notað í texta. Mikilvægt er að vanda til verka hvernig orð eru notuð. Umbætur er athöfn til að bæta frammistöðu, stöðugar umbætur eru endurtekin athöfn til að bæta frammistöðu.  Úrbætur eru aðgerðir til að eyða orsök frábrigðis eða atviks og til að koma í veg fyrir endurtekningu. Orsakir frábrigða geta verið af ýmsum orsökum því er ekki til ein einföld skýring. 

Sveinn sagði að um leið og fólk fari að skilgreina hugtökin þá getur það búið til ferla og verklag.  Mikilvægt er að hafa sömu orð yfir sömu hugtökin. 

Sveinn talaði um ábendingu (indication) sem er sér íslenskt hugtak.  Hvorki skilgreint hugtak né notað í megintexta staðlanna.  Samskipti við viðskiptavini: að fá endurgjöf frá viðskiptavinum varðandi vörur og þjónustu þ.m.t. kvartanir viðskiptavina. Ábending er mikilvæg en það má ekki verða of upptekinn af kvörtunum.  Ábendingar eru ýmiss konar og orðið er ágætis safnorð.  Ábending, kvörtun og atvik eru á svipuðum slóðum.  Mikilvægt er að átta sig á hverju við viljum safna saman.  María hvatti Stjórnvísifélaga til að deila reynslu sinni og segja frá hvernig þetta væri á þeirra vinnustað.   Virkilega áhugaverðar umræður urðu meðal fundargesta í lok fundar. Að endingu sagði Sveinn að mikilvægt væri að hafa hlutina ekki of flókna fyrir starfsmenn. 

Rannís auglýsir eftir umsóknum um styrki til námskeiða í íslensku

Rannís auglýsir eftir umsóknum um styrki til námskeiða í íslensku. Áformað er að verja allt að 120 m.kr. til íslenskukennslu útlendinga árið 2021*. Umsóknarfrestur er til 3. desember 2020, kl. 16:00.

Fræðsluaðilar, fyrirtæki og stofnanir sem bjóða starfsmönnum sínum upp á skipulagða kennslu í íslensku og eru á fyrirtækjaskrá geta sótt um styrki.

Upplýsingar um sjóðinn veitir Skúli Leifsson, sérfræðingur á mennta- og menningarsviði i síma 515 5843 og á skuli.leifsson@rannis.is

 

 

Aukin áhrif umhverfismála á atvinnulífið - Að lifa í nýjum veruleika

Streymi af fundinum er á facebooksíðu Stjórnvísi. Helga Jóhanna Bjarnadóttir umhverfis- og efnaverkfræðingur og sviðsstjóri Samfélagssviðs EFLU flutti í morgun áhugavert erindi á vegum faghópa um framtíðarfræði og loftslagsmál.  Í Eflu eru m.a. unnin verkefni á sviði skipulags-, umhverfis- og samgöngumála. Helga hefur um árabil sinnt ráðgjöf á sviði umhverfis- og öryggismála í fyrirtækjum og sveitarfélögum, vistvænni hönnun og mati á  kolefnisspori bæði fyrir vörur og fyrirtæki.

Karl Friðriksson formaður faghóps um framtíðarfræði setti fundinn og kynnti Helgu Jóhönnu. Fjöldi manns mætti á fundinn og hvatti Karl fundargesti til að skrá sig í nýstofnaðan faghóp um loftslagsmál.  Helga hóf erindi sitt á að segja frá hvað þurfi að gerast á næsta árum.  Mikilvægt er að fara úr línulegu hagkerfi í hringrásarhagkerfi.  Í línulega hagkerfinu er vörunni hent í lokin en í hringrásarhagkerfi er það eins og náttúran hefur það og í lokin er ekki hent heldur endurframleitt, deilt og endurunnið.  Deilihagkerfið er farið að vera sýnilegt t.d. að deila hjólum sem er orðið sýnilegt.  Fljótlega verður farið að deila bílum.

En hvernig eru umhverfismál að hafa áhrif á atvinnulífið.  Nú er kallað eftir meira gagnsæi og upplýsingum um eiginleika vöru og þjónustu. Núna er samfélagið að verða tilbúið fyrir græna vöru og þjónustu og fjármagnstofnanir eru byrjaðir að bjóða upp á græn skuldabréf og vistvæna græna valkosti.  En hvað er umhverfisvænt?  Ísland hefur sett sér markmið að vera kolefnishlutlaust 2040.  Fyrirtæki leggja fram samfélagsskýrslur. Við mat á vörum er Svanurinn, vistspor o.fl.  Varðandi mat á fyrirtækjum og skilgreiningu á umhverfisáhrifum í rekstri er mest notað Green House Gas Procontrol, Global Reporting Initiative o.fl.  Fyrir rekstur er horft á kolefnissport fyrir árið, fyrir einstaka vöru er horft upp og niður virðiskeðjuna.   

Nú er veður til að skapa!" - Hvernig leysum við sköpunarkraft fyrirtækja úr læðingi?

Upptöku af fundinum má nálgast hér: „Nú er veður til að skapa“ var yfirskrift fundar faghóps um stefnumótun og árangursmat í morgun.  Formaður faghópsins Þorsteinn Sigurlaugsson setti fundinn og sagði fyrirsögnina tilvísun í kvæði eftir Tómas Guðmundsson. Öflug nýsköpun er forsendan fyrir kraftmiklu efnahagslífi til framtíðar. En nýsköpun á sér ekki aðeins stað innan sprotafyrirtækja, hún þarf ekki síður að eiga sér stað innan rótgróinna fyrirtækja á hefðbundnum mörkuðum. Ein lykilforsendan fyrir öflugri nýsköpun er að virkja sköpunargleði starfsfólks. En það er hægara sagt en gert.

Á þessum fundi leituðust þau Björgvin Ingi Ólafsson, meðeigandi hjá Deloitte, og Birna Dröfn Birgisdóttir, doktorsnemi við HR, við að svara tveimur spurningum sem varða miklu í þessu samhengi í tveimur stuttum fyrirlestrum.
Björgvin Ingi Ólafsson: "Hverjir eru lykilþættirnir sem þurfa að einkenna stefnu og menningu fyrirtækisins til að skapa frjóan jarðveg fyrir sköpunargleðina?”

Björgvin byrjaði á að hugleiða af hverju væri oft erfitt að koma hugmyndinni inn í kraftinn og hafa áhrif.  Eru fyrirtæki að setja kraftinn í öndvegi? Í því sambandi ákvað Björgvin að skoða gildi nokkurra fyrirtækja en þau gefa hugmynd um hvað fyrirtæki vilja. Gildin eru oft með tilvísun í rekstur og oft skammtímaávinning.  Dæmi um gildi sem tengjast sköpunarkrafti voru framsækni og sköpunarkraftur og þau fundust hjá Matís og FB.  Það eru því fá fyrirtæki sem setja sköpunargleðina á oddinn.  Áskorunin við að breyta fyrirtækjum er sú sama og að breyta sköpunarkrafti. 

Björgvin spurði hvað er fyrirtæki? Lögformleg eining, teiknuð upp til að bregðast við þeim verkefnum sem þau sinna.  Augljóst er hver gerir hvað. En þeir sem eru skapandi passa ekkert endilega inn þar sem slíkt skipulag er.  Hvernig getum við þá breytt þessu? Og hvað er sköpunarkraftur sem þrífst ekki í svona boxum og hvernig virkjum við hann.  Sköpunarkraftur felur í sér að vilja gera mistök og leyfa þau. Björgvin tók dæmi um Coca Cola sem fór í mikla vinnu til að búa til „new coke“.  Þau bjuggu til nýtt coke og niðurstaðan var sú að fólk var ekki sátt því það saknaði gömlu bragðtegundarinnar.  Þessi herferð kostaði Coke fyrirtækið mikið en til lengri tíma ekki.  Það sem Coke lærði á þessu var að þau ættu að vera trú vörumerkinu og virkja áfram sköpunarkraftinn í fólkinu sínu. Öll fyrirtæki þurfa að skapa til að breytast.  Til að breytingar verði þarftu að hafa skýra framtíðarsýn, rétta fólkið, réttu hvatana, réttu auðlindirnar og afl til að koma hlutunum í verk.  Breytingar eru erfiðar og við þurfum að vilja gera mistök og tilraunir.  Umburðarlyndi er eitthvað sem mikilvægt er að tileinka sér því með umburðarlyndi nærðu meiri árangri.  Meira að segja fyrirtæki eins og Facebook fór af stað með sýn varðandi að hreyfa sig hratt en þau þurfa í dag að leggja áherslu á öryggi. En hvernig verður veður til að skapa? Við þurfum samhent teymi sem er ólíkt, getur rætt saman út frá styrkleikum hvors annars og er sveigjanlegt.  Við verðum að umbera mistök því án mistaka verða ekki framfarir.  Það er því lykilatriði við að búa til eitthvað nýtt og skapa að umbera mistök. 

Birna Dröfn Birgisdóttir: "Hvaða aðferðir geta starfsmenn notað til að nýta og efla sköpunargleði innan fyrirtækisins?"

Birna talaði um hve mikilvægt er að hafa sýn.  Sköpunargleði er svo margt, eitthvað sem er nýtt og nytsamlegt fyrir manneskjuna sjálfa, fyrirtækið, samfélagið eða heiminn.  Hugtakið er vítt og á við svo margt. Það eru litlu atriðin sem hjálpa okkur við að vera meira skapandi eins og að gera tilraunir í eldhúsinu við mataruppskrift. Ótrúlega margt hefur áhrif á sköpunargleði okkar t.d. næsti yfirmaður, umhverfið, líðan.  Einn stærsti rannsakandi á þessu sviði rannsakaði hvað það væri innan fyrirtækja sem stuðlaði að aukningu sköpunargleði innan fyrirtækja. Niðurstaðan var litlu sigrarnir sem ýta undir sköpunargleðina og gera okkur jákvæð og láta okkur hlakka meira til að mæta í vinnuna.  Það er sem sagt eitthvað lítið sem býr til eitthvað stórt. En litlu sigrarnir þurfa að hafa tilgang fyrir viðkomandi. En það koma alltaf bakslög í lífinu og þá veistu aldrei hvort þau eru góð eða slæm.  Alltaf þegar við gerum mistök eigum við að líta á það sem tilraunir rétt eins og Thomas Edison sem gerði ekki 10 þúsund mistök heldur 10 þúsund tilraunir. Hlutverk yfirmanna er gríðarlega mikið og mælt er með að þeir fari yfir gátlista og skoði hvaða eina atriði þeir geti gert næsta dag til að auðvelda litla sigra.  Yfirmenn eiga að einbeita sér að því að stýra litlum sigrum og að sjá til þess að hverjum og einum starfsmanni sé mikilvægt að vita hverju hann áorkar daglega. 

Í lok erinda voru umræður. 
Björgvin Ingi Ólafsson stýrir stjórnenda- og stefnumótunarráðgjöf Deloitte. Hann er með MBA gráðu frá Kellogg School of Management auk hagfræðiprófs frá HÍ. Hann hefur áralanga reynslu af stjórnun og stjórnendaráðgjöf hér á landi og erlendis. Björgvin hefur setið í stjórnum fjölmargra fyrirtækja og sinnt kennslu bæði við HÍ og HR.

Birna Dröfn Birgisdóttir hefur rannsakað sköpunargleði og þjónandi forystu í doktorsnámi sínu við Háskólann í Reykjavík. Hún er viðskiptafræðingur með meistaragráðu í alþjóðaviðskiptum frá Griffith University í Ástralíu. Einnig er hún stjórnendamarkþjálfi, hefur lært NLP (Neuro-linguistic programming) og mannauðsstjórnun og hefur meðal annars starfað við stjórnun og kennslu.

Tæknilega hliðin og mismunandi leiðir í framsetningu stafræns fræðsluefnis hjá Arion banka

Faghópur um stafræna fræðslu hélt fund í morgun sem bar yfirskriftina Tæknilega hliðin og mismunandi leiðir í framsetningu stafræns fræðsluefnis hjá Arion banka. Sífellt fleiri eru að átta sig á mikilvægi stafrænnar fræðslu og standa nú í innleiðingu eða hafa nýlokið við hana. Ýmsar hindranir verða þá í vegi fyrirtækja því að mörgu er að hyggja.
Það voru þau Hörður Bjarkason og Freyja Fanndal Sigurjónsdóttir hjá Arion banka sem deildu með okkur sinni upplifun í innleiðingu á stafrænni fræðslu hjá bankanum. Þau fóru yfir hvaða leiðir þau hafa farið í framsetningu á fræðsluefni og hvaða tæknilegu hindranir hafa orðið á vegi þeirra. 
Í mannauðsstefnu Arion banka hefur stöðug þróun og fræðsla verið stórt áhersluatriði en þau komu einnig inn á hvernig þau hafa lagt sig fram við að gera fræðsluna þægilegri og aðgengilegri fyrir starfsfólk bankans.

Hörður og Freyja hófu erindið sitt á því að segja frá hvernig allt byrjaði hjá Arion banka.  Þau einsettu sér að vera í fararbroddi banka, verða besti stafræni bankinn.  Vegferðin hófst haustið 2016. Byrjað var á að 1.velja kerfi 2.innleiða 3.velja búnað 4.setja upp fyrsta fyrirlesturinn.

Í upphafi þegar verið var að velja kerfið var farið í að skoða hvaða eiginleika kerfin þurftu að hafa. Annars vegar námsumsjónarkerfi og hins vegar framleiðslukerfi. Námsumsjónarkerfi þurfti að hafa gott notendaviðmót, vera einfalt í notkun, geta haldið utan um áhorf, hýst mismunandi framsetningarform og hægt að setja upp kannanir. Varðandi framleiðslukerfin var horft til að það þurfti að geta búið yfir upptöku af skjá, unnið með hljóð, útbúa spurningakannir við fyrirlestur. En hvaða kerfi völdu þau?  Articulate 360.  En kerfið mætti ekki þeim þörfum sem þau voru að sækjast eftir. Kerfið bjó yfir ágætis tölfræði en uppfylli ekki aðrar þarfir.  Eloomi varð næst fyrir valinu og mætti öllum þeirra þörfum. Endalaust er til af kerfum.  Vyond er notað til að búa til grafík. Í office365 eru frábær forrit, Teams o.fl. 

Helstu áskoranirnar í innleiðingunni voru að tryggja að allir myndu byrja að nota kerfið þannig að það skilaði sínum tilgangi. Þetta var breyting á því hvernig upplýsingum var miðlað innanhúss. Einnig að sannfæra innanhússaðila til að framleiða stafrænt efni. Þetta var erfitt í byrjun en það sem hjálpaði mikið var breytingin í samfélaginu.  Nú eru allir orðnir vanir því að tala í myndavél og mike. T.d ef það var tal í fyrirlestrinum þá þurfti að ákveða hver ætti að tala.  Á t.d. að nota alltaf sömu röddina þ.e. rödd bankans? Þau ákváðu að fara þá leið að sérfræðingar á ákveðinni vöru væri rödd vörunnar. Nú er því engin ein rödd heldur margar.  Þetta varð því kúltúrbreyting.  En hvaða búnað þurfa starfsmenn?  Svarið var að byrja með það sem þú hefur þ.e. tölvuna og heyrnartól.  Í dag eru þau með upptökuherbergi með teppi á veggjunum og hafa fjárfest í útvarpsmíkrófón.  Þar með voru komin stúdíógæði.   Þetta var mikill munur því komin var föst stöð fyrir upptökuna.  Varðandi innri markaðssetningu þá fannst eldra starfsfólkinu þetta afskaplega spennandi og gaf sér lengri tíma til að sækja sér þekkingu.  Mikil markaðssetning var á innranetinu og var t.d. send kaka á þau útibú sem voru duglegust að horfa.

Einn þátturinn í mannauðsstefnu Arion er stöðug fræðsla, því er alltaf tengt við hana í stafrænni fræðslu.  Þannig innleiðist mannauðsstefnan enn frekar við fræðsluna og tengist. En hvernig var innri markaðssetningin notuð til að styðja við fræðsluna? Þau eru í reglulegu samstarfi við markaðsdeildina og eru alltaf með sömu litina. Fræðslan hefur brand innávið. Appelsínuguli liturinn er fræðslan til að fá fólk til að tengja við hlutinn.  Vörumerkið fræðsla er því tengd við þennan appelsínugula lit á bláum grunni.  En hvaða áskorun standa þau alltaf frammi fyrir?  Hvað þarf stöðugt að hugsa um?  Það er að það þarf stöðugt að vera að framleiða nýtt efni. Passa sig á í fyrirlestri að hafa hann eins tímalausan og hægt er, vísa ekki í myndir af fólki eða tala um daginn í dag bara til að einfalda vinnuna. Því betra sem handritið er því betri verður fyrirlesturinn.  Skrifa í Word skjal það sem á að segja. 

Í dag eru í fræðslu notuð leikin myndbönd, kannanir/próf, lesefni, greinar, fréttabréf, glærushow með voiceover, upptaka af skjá, grafísk myndbönd/animated cartoons, hlaðvörp, glærushow með interactive þátttöku, hljóðbækur, fjarfundir, umræðuhópar, fjarfundur á Teams og allt hitt.  En af hverju er verið að setja fram fræðsluefni á svona marga mismunandi vegu?  Það er vegna þess að markhópurinn er ólíkur og fræðsluefnið einnig.   

Ekki eru allir fyrirlestrar skylda heldur einungis hluti fræðslunnar.  Að lokum mæltu þau með að hafa frekar færri en fleiri skyldufyrirlestra.  Saman látum við góða hluti gerast voru lokaorðin í þessum flotta fyrirlestri.   

Nýjasta tækni og framtíðin

Fundurinn var tekinn upp og má nálgast á facebooksíðu Stjórnvísi.
Faghópur um tækni hélt sinn fyrsta fund í hádeginu í dag og voru tæplega 100 manns á fundinum. Fyrirlesari var Ólafur Andri Ragnarsson kennari við Háskólann í Reykjavík og fjallaði hann um nýjustu tækni og framtíðina. Ólafur segir að það eina sem við vitum fyrir vissu sé að framtíðin verði alltaf betri.

Ólafur Andri hefur skrifað bók um tækni „Fjórða iðnbyltingin“ og hugur hans er allur í tækni.  Núna er fjórða iðnbyltingin og telur Ólafur Andri að hún hafi byrjað árið 2007 í San Francisco þegar Steve Jobs kynnti nýja snjallsímann. Í dag eru 4 milljarðar snjalltækja og fólk snertir símann sinn mörg hundruð sinnum á dag. Iphone 12 kemur út í dag og er grunnur fyrir næstu byltingu. Einu stóru framfarirnar í símanum eru myndavélarnar. Aðaltekjulind Amazon er gagnahýsing.  „Software eats the world“.  Gervigreindin er löngu komin, allt gerist í rauntíma.  Svakalegar breytingar eru að eiga sér stað í verslun og  fjármálakerfum. Við getum í dag talað við hluti eins og hjólið okkar í gegnum netið. Nú tengist allt netinu snjallúr, bíllinn, húsið, sjónvarpið.  Nú eru komnar verslanir í US „Walk away“ þar sem gervigreind les allar vörur sem þú ert með og skuldfærir. Gervigreindin er alls staðar, í Kína er hægt að sjá með andlitsgreiningu hver er inn í hvaða verslun. Gervigreindin leysir mörg verkefni afskaplega vel. Gervigreind og róbot eru farnir að geta búið til pizzur. Í Reykjavík fljúga róbotar með vörur og matarsendingar heim til fólks. Róbotar 21. aldar sjá, heyra, læra og tjá sig. Þetta eru vélar sem eiga samskipti við mannfólk.  5G mun skipta miklu máli fyrir færanlega róbota. 

Ólafur ræddi um sárafátækt í heiminum sem í dag er undir 10%.  Ungbarnadauði hefur nánast horfið. Ál, timbur og málmar eru minna notaðar.  En hvað með framtíðina?  Framfarir munu halda áfram og aukast á 21.öldinni.  Við lifum lengur og verðum ríkari og fólksfjöldi staðnar. Rosaleg uppbygging verður í Asíu og Afríku þar verða risaborgir framtíðarinnar.   

Störf munu breytast, þau þurfa að verða skemmtilegri, minna stressandi og hættuminni.  Tæknilegt atvinnuleysi er alltaf tímabundin og mun verða.  Við munum vinna minna og vinna frá kl.09:-17:00 er liðin tíð.  Mjög margt spennandi verður á heilsusviðinu. Við þurfum alltaf að vera að læra. Farsíminn verður framtíðin okkar og verður jafnvel í gleraugunum okkar.  Hann veit allt um okkur og gefur okkur öll ráð varðandi næringu, tísku, nám o.fl.  

Hvað er teymisþjálfun og hvernig nýtist hún stjórnendum?

Fundurinn var tekinn upp og má nálgast ásamt fleiri fundum á facebooksíðu Stjórnvísi.
Lilja Gunnarsdóttir formaður faghópsins setti fundinn og kynnti þá fundi sem eru framundan hjá faghópnum. Allir fundir framundan verða á netinu. Í dag fjallar fundurinn um hvað er teymi og teymisþjálfun. Undanfarin ár hefur vinna margra breyst þannig að þeir eru sífellt meira að vinna í teymum án þess í raun að hafa fengið þjálfun í teymisvinnu. Lilja brennur fyrir að gera gott betra. Lilja Gunnarsdóttir er teymisþjálfari (team coach),  ACC vottaður markþjálfi, viðskiptafræðingur MSc í stjórnun og með diplóma í opinberri stjórnsýslu. Hún starfar á fjármála- og áhættustýringarsviði Reykjavíkurborgar.  Mottó: Lengi getur gott batnað.  Örn Haraldsson kynnti sig í framhaldi, hann er sjálfstætt starfandi teymisþjálfari og markþjálfi (PCC) - ornharaldsson.is. Annað sem kemur inn á borð til hans er leiðtogaþjálfun og kúltúrmótun teyma og fyrirtækja/stofnana, sem og erindi og námskeið. Einnig kennir hann markþjálfun hjá Profectus. Auk teymisþjálfaranáms, markþjálfanáms og PCC vottunar frá ICF í þeim efnum er hann með B.Sc. í tölvunarfræði frá HÍ, jógakennari og með kennsluréttindi frá HÍ. Lengi vel vann hann í hugbúnaðargeiranum, hérlendis og erlendis, sem starfsmaður og sjálfstætt starfandi, við hin ýmsu verkefni. Frumkvöðlastarf hefur einnig látið á sér kræla og er fyrirtækið Arctic Running (arcticrunning.is) eitt af afsprengjum þess. Örn hefur mikinn áhuga á mannlegri tilvist, sér í lagi samskiptunum og tengslunum okkar á milli og við okkur sjálf, og í teymisþjálfuninni fókusar hann mikið á að hjálpa teymum að efla traust þannig að teymismeðlimir geti komið með öll sín gæði að borðinu. Örn þarf talsverða hreyfingu og hún spilar lykilhlutverk í hans andlegu og líkamlegu líðan. Hann er almennt frekar jákvæður og opinn, og allajafna stutt í húmorinn - njótum ferðalagsins!

Lilja hóf umræðu sína á að spyrja: „Af hverju teymi“.  Vinnan í dag er orðin þvert á fyrirtæki, landshluta og heimshluta og áherslan er á samvinnu.  Teymið er grunneiningin en ekki einstaklingurinn sjálfur. Lilja spurði þátttakendur á fundinum hvað væri teymi og kom fjöldi svara í spjallið á fundinum enda þátttakendur á annað hundrað manns. Teymi er lítill hópur fólks með mismunandi hæfni sem styður hver við aðra, hefur sameiginlegan tilgang, sameiginlega sýn á hvernig uppfylla skuli tilganginn og ber sameiginlega ábyrgð á útkomunni. 

En er einhver munur á hóp og teymi?  Þá er gott að spyrja sig spurninga eins og: Er gagnkvæmur stuðningur milli teymismeðlima, er sameiginleg ábyrgð, er sameiginlegur tilgangur o.fl.?

Í vistkerfi teymisins er samfélagið, birgjar, viðskiptavinir, fjárfestar, eftirlitsaðilar, starfsmenn.  Mikilvægt er að passa upp á alla sem eina heild, ekki einungis að horfa sem dæmi á viðskiptavininn.  Taka þarf tillit til allra þátta.  Algengt er að teymi fari af stað en einn hagsmunaaðilinn gleymist.  Lilja spurði þátttakendur um mismun á teymum sem þeir hefðu verið í og hver sé munurinn á árangursríku teymi og teymi þar sem ekki tekst vel til.  Þegar teymi er árangursríkt þá verður heildarútkoman stærri en þegar tveir einstaklingar vinna í sitt hvoru lagi.  Kraftur leysist úr læðingi þegar þeir koma saman. En hvað styður við að teymi verði árangursríkt?  Örn talaði um 5 þætti sem Google komst að hjá sér: 1. Sálrænt öryggi var lykilatriði og var stoð fyrir hina fjóra.  Það er þegar teymið þorir að spyrja asnalegra spurninga, benda á hvað má betur fara, gefa endurgjöf og setja mínar spurningar að borðinu.  Í slíku teymi er hægt að takast á á heilbrigðan hátt.  Þegar ótti eða reiði er til staðar þá missum við getuna til að hugsa rökrétt og einnig missum tengingu við minni.  2. Samvinna. Teymismeðlimir eru háðir hver öðrum og þurfa að upplifa að þeir þurfi á hvor öðrum að halda og virði það. 3. Skipulag og skýrleiki. 4. Meining og tilgangur. Er ég að þroskast á þann hátt sem ég vil. 5. Áhrifin út á við.  Eru teymismeðlimir að upplifa að það skipti máli út á við.  Einnig minntist Örn á þætti sem gera teymi óstarfshæf. Vöntun á trausti, hrædd við ágreining, engin skuldbindingin, ekki næg ábyrgð og útkomunni ekki fylgt eftir.

En hvað er teymisþjálfun?  Hvað felst í henni?  Teymisþjálfun er markþjálfun á sterum. Grunnkjarni teymisþjálfunar er að þjálfa allt teymið sem samvinnuferli. Hjálpa teyminu að ræða það sem þarf að ræða á hverjum tíma og hafa sameiginlegan tilgang. Og hvað þarf til að vera góður teymisþjálfari? Hjálpa teyminu að taka á erfiðu málunum, búa til hópdýnamík, finna lausnir og að stíga inn í óttann. Við vitum ekki svörin fyrir fram. Góður teymisþjálfi þarf að vera góður markþjálfi, hjálpa fólki að ræða það sem er erfitt, vera leiðandi í að leiða fólk í gegnum ákveðið ferli.  Okkur er tamt að vera með ráð, út með ráðgjafann en hins vegar að hafa skýrar ráðleggingar við spurningum sem krefjast þess.  Það er meira rými fyrir ráðgjöf í teymisþjálfun en markþjálfun.  Mikilvægt er fyrir markþjálfann að fara ekki djúpt í ráðgjafann því þá er markþjálfinn orðinn ábyrgur. 

Leiðtogi býr til rými sem aðrir eru tilbúnir að stíga inn í.  "Stjórnandi" er gildishlaðið orð og tengt eldri stjórnarháttum, segja hvað eigi að gera.  Teymið þarf að fá að taka ábyrgð. Með því að ýta ábyrgðinni á teymið fær leiðtoginn meira rými til að hugsa fram í tímann.  Góðir stjórnendur þurfa að hafa markþjálfunarfærni og teymisþjálfun. Að lokum hvatti Örn alla til að hugsa hvaða virði er verið að framleiða fyrir hvern og einn hagsmunaaðila.  Ef þú ert leiðtogi hversu mikið ef þinni vinnu gæti teymið unnið?   

 

 

Þjóðkirkjan: Nýjar áherslur í markaðssetningu kirkjunnar

Fundurinn var tekinn upp og má nálgast ásamt fleiri fundum á facebooksíðu Stjórnvísi.
Faghópur um þjónustu og markaðsttjórnun hélt nýlega fund þar sem Pétur G. Markan, samskiptastjóri Þjóðkirkjunnar var með hnitmiðaða hugleiðingu og kynningu um nýtt kynningarefni þjóðkirkjunnar fyrir sunnudagaskóla frá sjónarhóli guðfræði og trúar annars vegar og hins vegar markaðs og kynningarmála. Þar var meðal annars velt því fyrir sér hvort að þessir ólíku málaflokkar geta farið saman.

Pétur sagði mikilvægt að gera greinarmun á hinum jarðeskjulega Jesú og hinum upprisna kristni trúarinnar.  Hann velti upp spurningunni hvor börn ættu að tileinka sér og heyra um fjölbreytileika? Hvert er hlutverk þjóðkirkjunnar?  Hún er sameiningartákn þjóðarinnar og nefnd í stjórnarskránni og varin þar. Víðara hlutverk þjóðkirkjunnar er að þjóna þjóðinni.  Þetta er mikilvægt að hafa í huga þegar verið er að horfa á efni frá þjóðkirkjunni. Áhersla hefur verið lögð á að tala víðar. Er kirkjan félagslegt verkfæri? Hvert er erindi kirkjunnar inn í samfélagið? Sóknirnar eru grunneiningin og sóknirnar halda utan um söfnuðinn og næra hann hinu andlega lífi. En á kirkjan að tala inn í samtímann? Á hún að fylgjast með? Pétur hefur sjálfur reynt að einblína á að kirkjan vill vera vinnandi háseti á þjóðarskútunni.  Hún þarf að vera með hvort heldur er andlegur leiðtogi eða að hafa skoðun. 

Hann sagði einkennandi fyrir biskup Íslands að tala inn í samtímann.  Samfylgdin með þjóðinni skiptir máli. Ein saga – eitt skref er verkefni sem hefur það að verkefni að gera upp sögu hinsegin fólks. Heimsráðstefnu lauk í gær í Skálholti þar sem trúarbrögð heimsins komu saman og ræddu aðgerðir varðandi umhverfi og loftslag. Trúarbrögð heimsins ákveða saman sameiginlegar aðgerðir til að leysa verkefni í loftslagsmálum sem þarf að gera. Vera verkfæri!  Biskupsstofa berst fyrir mannréttindum og er félagslegt verkfæri sem þrýstir á stjórnvöld. Lára Garðarsdóttir listamaður teiknaði allt myndefnið sem kemur frá Biskupsstofu. Aldeilis auglýsingastofa hefur haldið utan um herferðina. En hvaða skilaboð eru á strætó. Kirkjan er að segja „Við erum með og berjumst fyrir því“. Þar er líka gullna hliðið „Þeirra er kærleikurinn mestur“.  Ef einhver sér trans í Jesú þá er það gott segir Pétur. En gat þetta ekki verið kona? Það að þetta væri karl í breytingarfasa, því er Pétur ekki sammála. Ein myndin var að foreldrum að skíra sem er falleg mynd og lýsandi.  Pétur sýndi dæmi um alls kyns birtingarmyndir af Jesú bæði sem karl og konu.  Kristur birtist mjög ólíkt eftir því hvar þú ert í heiminum. Kristur á strætó er einungis hluti af samfélaginu.  Það er löngu búið að túlka krist á allan hátt.  En er í lagi að bera svona Jesú á borð barna? Stóra spurning er þessi ef við tölum um fjölbreytileika í grunnskólum og leikskólum landsins þá getur sunnudagaskólinn það líka – við eigum öll að vera jöfn og sunnudagaskólinn á að sýna Jesú alls staðar. Við eigum að kynna fyrir börnum það samfélag sem við viljum sjá.  Að lokum sagði Pétur að það væri aldrei ætlun þjóðkirkjunnar að sæla fólk. 

Stóra myndin, stefna og aðgerðir í loftslagsmálum

Fundurinn var tekinn upp og má nálgast ásamt fleiri fundum á facebooksíðu Stjórnvísi.
Á þessum fyrsta fundi nýs faghóps um loftslagsmál sem stýrt var af Guðnýju Káradóttur sem situr í stjórn faghópsins voru tveir aðilar með framsögu, Halldór Þorgeirsson formaður Loftslagsráðs og Hrund Gunnsteinsdóttir framkvæmdastjóri FESTU miðstöðvar um samfélagsábyrgð. Halldór dró upp stóru myndina í loftslagsmálum, og ræddi um framtíðarsýn og kolefnishlutleysi. Þá fjallaði hann um hlutverk og ábyrgð einkafyrirtækja og ríkisins, hvað hver og einn getur gert til að draga úr losun. Hrund sagði frá því hvernig óhagnaðardrifin samtök eins og FESTA geta látið til sín taka í loftslagsmálum. Hún sagði einnig frá nýlegri viljayfirlýsingu um fjár­fest­ing­ar í þágu sjálf­bærr­ar upp­bygg­ing­ar sem Katrín Jakobsdóttir forsætisráðherra undirritaði fyr­ir hönd rík­is­stjórn­ar­inn­ar og að­il­ar sem fara fyr­ir hátt í 80% af eign­um á ís­lensk­um fjár­mála­mark­aði. 

Halldór sagði að við værum búin að panta veðurfar framtíðarinnar, við þurfum að horfast í augu við þá staðreynd að allt sem við gerum hefur áhrif til framtíðarinnar.  Mikilvægt er að horfa á hvar veiku punktarnir okkar eru.  Það eru hlutir er lúta að fráveitukerfum.   Halldór sagði mikilvægt að hugsa til þess að fjárfesta ekki í starfsemi sem ekki stenst. Mikill árangur hefur náðst í sjávarútveginum, það eru töluverð viðskipti að verða til með kolefni en það þarf að tryggja að allt sé gagnsætt og gert að fullri ábyrgð.  Hugsa þarf alltaf í 3 skrefum: 1.skilja kolefnissporið 2. Draga úr því 3. Leita til þess hvort hægt er að gera betur.  Yfirlýsingar einstakra fyrirtækja verða að standast skoðun.  Halldór hefur séð yfirlýsingar frá fyrirtækjum sem alls ekki standast.  Varðandi verkaskiptingu hér heima vildi Halldór segja að sveitarfélögin skipta miklu máli.  Ríkisstjórn á hverjum tíma þarf að hafa púlsinn á stöðunni og átta sig á hagsmunamati gagnvart nýsköpunarmöguleikum, hættum, ferðaskrifstofu framtíðar, og móta fjárfestingar framtíðarinnar á raunverulegum tækifærum.  Nú er komin ráðherranefnd um loftslagsmál. Slík nefnd kallar á samhæfingu milli ráðuneytisstjóra og þetta munu þau fylgja eftir.  Atvinnulífið þarf að styðja við slíkar breytingar.  Það sem er svo sérstakt við loftslagsvandann er að samstaðan er besta smitvörnin rétt eins og í Covid.  Á Íslandi er mikið forskot varðandi kolefnishlutleysi en við getum margt svo miklu betur.  Fjöldi fyrirspurna barst til Halldórs í lok erindis hans.

 

Halldór Þorgeirsson tók að sér formennsku í Loftslagsráði við stofnun þess árið 2018. Hann starfaði sem framkvæmdastjóri alþjóðasamvinnumála hjá skrifstofu Loftslagssamnings Sameinuðu þjóðanna (UNFCCC) í Bonn í Þýskalandi frá 2004 til 2018.  Hann hafði þar m.a. yfirumsjón með samningaferlinu fyrir Parísarsamninginn árið 2015. Áður vann Halldór sem skrifstofustjóri hjá umhverfisráðuneytinu, þar sem hann var m.a. aðalsamningamaður Íslands í loftslagsmálum. 

Hrund byrjaði á að kynna hlutverk Festu sem er óhagnaðardrifin og er félagið rekið af félagsgjöldum sem 130 fyrirtæki eru aðilar að.  Í Festu eru sveitarfélag, fyrirtæki og stofnanir.  Varðandi loftslagsmálin þá gegnir Festa skýru hlutverki.  Festa þjónar sjálfbærnihugmyndinni. Hrund segir enginn tíma mega missa, Festa er kröftugt leiðarljós en gefur fyrirtækjum ekki stimpla, allir eru á sömu vegferðinni. Við þurfum að vera praktísk í hvað hver og einn getur gert.  Hrund sagði að það væru 5 ár síðan Festa og Reykjavíkurborg buðu fyrirtækjum að skrifa undir yfirlýsingu og á þann fund mættu 104 forsvarsmenn fyrirtækja. Haft var að leiðarljósi að hafa yfirlýsinguna eins einfalda og hægt er: Menga minna, mæla og birta árangurinn. Loftslagsmælir Festu og Reykjavíkurborgar var fyrst  í formi excelskjals. Nú er hann aðgengilegur öllum og kostar ekki neitt.  http://climatepulse.is/

 

Hrund byrjaði hjá Festu fyrir ári síðan.  Hrund tók dæmi um Finnland.  Ef við ætlum að ná árangri þurfum við að hugsa lengra en til 4ára í senn. Festa hefur sýn og netverk fyrirtækja og hefur leyfi til að vinna að verkefni eins og viljayfirlýsingar um sjálfbærni.  Festa er brúarsmiður og segir okkur þurfa að æfa okkur í að vinna þvert á. Langtímasýn er mikilvæg og vilji til að gera hlutina. 

Í lok fundar var boðið upp á spurningar sem voru margar.  Mikilvægt er að koma öllum í snertingu við jákvæðar fréttir en þær eru færri en þær neikvæðu.  Beina athyglinni að því hvað er spennandi að gerast. Halldór hvatti alla til að horfa á áhugaverðan fund á Ted á morgun www.countdown.ted.com    Mikilvægt þegar umræðan fer í vörn að fara í sókn. Ekki tala niður til fólks og ekki höfða til sektarkenndar heldur til jákvæðra tilfinninga.  Þetta tæknitungumál er leiðinlegt fyrir flesta.  Loftslagsmál eru hópíþrótt og mikilvægt að brjóta þetta stóra verkefni niður í litla bita.  Rétt eins í fjallgöngu, líta til baka og njóta ferðarinnar og útsýnisins. 

Hrund Gunnsteinsdóttir hefur verið framkvæmdarstjóri Festu – miðstöðvar um samfélagslega ábyrgð frá árinu 2019. Hrund, sem hefur  víðtæka 20 ára ráðgjafa- og stjórnunarreynslu, bæði á Íslandi og á alþjóðlegum vettvangi, á vettvangi Sameinuðu þjóðanna, í einkarekstri og á vettvangi World Economic Forum. Hrund er þróunarfræðingur MSc. frá London School of Economics, með diplóma frá Harvard Kennedy School í leiðtogafræðum og opinberri stjórnsýslu. 

Haustráðstefna Stjórnvísi, Ár aðlögunar - aðlögun eða dauði

Streymi af haustráðstefnu Stjórnvísi 8.október 2020 í heild sinni. 
Myndir af ráðstefnunni.
Tengill á niðurstöður í sli.do
Tengill á erindin í sitthvoru lagi á Youtube.
Frétt á mbl.is 

Haustráðstefna Stjórnvísi var haldin í beinni útsendingu í morgun frá Nauthól. Þema ráðstefnunnar var „Ár aðlögunar - Aðlögun eða andlát“. Ráðstefnustjóri var Þóranna K. Jónsdóttir markaðs- og kynningarstjóri Samtaka verslunar og þjónustu. 
„Eitt af fyrstu verkefnum stjórnar hvers árs er að ákveða þema ársins sem við viljum hafa að leiðarljósi. Við höfðum lista af mörgum hugmyndum en um leið og „aðlögun“ var komið á blað þá var ekki aftur snúið. Við þurfum öll að aðlagast og það er ekkert grín ef við gerum það ekki. Einstaklingar og vinnustaðir þurfa að halda í við markaðinn, endurmennta sig, efla sveigjanleika í rekstri og þróast til að vera samkeppnishæf og hreinlega halda velli í kófinu. Stjórnendur íslenskra fyrirtækja eru sammála um að aðlögunarhæfni sé einn mikilvægasti eiginleiki einstaklinga í dag,“ segir Aðalheiður Ósk Guðmundsdóttir, formaður stjórnar Stjórnvísi. 
Ráðstefnugestir sem horfðu á streymið frá ráðstefnunni voru spurðir hvort þeir væru sammála því að aðlögunarhæfni væri einn mikilvægasti eiginleiki einstaklinga í dag. Niðurstaðan var afgerandi en 86% stjórnenda og sérfræðinga sem tóku þátt sögðust vera sammála og 14% sammála því að aðlögunarhæfni væri einn mikilvægasti eiginleiki einstaklinga í dag. 

Fyrirlesarar voru:  

Hrund Gunnsteinsdóttir, framkvæmdastjóri Festu, miðstöðvar um samfélagslega ábyrgð. 

Ólafur Baldursson, framkvæmdastjóri lækninga Landspítala. 

Guðbjörg Heiða Guðmundsdóttir, framkvæmdastjóri Marel á Íslandi. 

Darri Atlason, Head Of Business Development at Lucinity. 

Hjálmar Gíslason, stofnandi og framkvæmdastjóri Grid. 

Tengill á streymi.

Tengill á niðurstöður í sli.do

Tengill á myndir.

Tengill á erindin í sitthvoru lagi á Youtube.

Svona kemstu í gegnum veturinn

Faghópur um leiðtogafærni hélt í morgun fund sem bar yfirskriftina „Svona kemstu í gegnum veturinn“.  Unnur Magnúsdóttir hjá Dale setti fundinn og sagði ánægjulegt hve margir væru tilbúnir að skoða leiðtogafærni sína.  Margir geta tekið undir það hve margt er óljóst og óvissan mikil. Unnur sagði að 80% af þeim þáttum sem við þurfum að kljást við í dag eru soft skills hvernig leiða eigi hópa í gegnum óvissu. Fyrir fundinn var sent leiðtogamat á alla þá sem skráðu sig. Þær  Dagný og Pála aðstoðuðu við að leiða Stjórnvísifélag í gegnum 14 þætti. 

Pála fór yfir hvernig hægt væri að taka þátt í fundinum og vera virkur þátttakandi.  Dagný fór síðan yfir tækniatriðin.  T.d. að rétta upp hönd þegar verið væri að spyrja, klappa með höndunum, chatið og kaffibollann til að sýna að við séum fjarverandi.  Pála sagði gríðarlegar breytingar hafa orðið á árinu.  Hún sjálf hefur þurft að breyta miklu til að halda live vinnustofur og fara langt út fyrir sinn þægindaramma.  Hún þurfti að vera jákvæð, sveigjanleg, hugrökk og sýna þrautseigju til að ná árangri. Hún spurði hvað hefði breyst árinu hjá þeim sem voru á vinnustofunni.  Margir tóku til máls og það sem m.a. kom fram var að allir þurftu að taka þeirri áskorun að breytast á núll einni.  Vinnustaðir þurftu að breyta sér snöggt, allt í einu þurfti að útvega tæki og tól, finna þurfti jafnvægi á nýjan leik því sumir höfðu of mikið að gera og aðrir of lítið því það eru ólíkar áskoranir heima hjá fólki.  Nú eru allir búnir að læra ótrúlega mikið og flestir geta unnið heima.  Mikilvægt er að hafa það hugarfar að fara ekki fram úr fólki því það er á alls konar stað.  Starfsmannastjórar þurftu að koma með nýjar nálganir.  Mikilvægt fyrir hópa að hittast reglulega, hittast á morgnana og kveðja í lok dagsins til að eiga spjallið; hvernig gekk dagurinn. 

En hvað gerir okkur að þeim leiðtogum sem við erum.  Allir voru hvattir til að gera örstutt leiðtogamat og meta hæfnisþætti sína.  Í hverju voru þeir hæstir og hvar getum við bætt okkur. Nú er stór áskorun að tjá sig á virkan hátt þannig að aðrir grípi það sem maður er að segja því veruleikinn er allt annar.  Þú sérð ekki fólkið þitt og svipbrigðin og verður því að geta þér til um margt.   Mikilvægur færniþáttur er að vera jákvæður því nú má ekkert hittast og engin partý á vinnustöðum. En það er enn mikilvægara að ræða um erfiðu hlutina og segja hlutina eins og þeir eru. Áskorunin er að menningin er að detta úr húsinu. 

Samtal við Víði Reynisson

Faghópur um öryggisstjórnun hélt í morgun fund þar sem Víðir Reynisson yfirlögregluþjónn hélt stutta kynningu um lífið með Covid-19 hjá fyrirtækjum og í framhaldi var opnað á samtal og spurningar. Mörg okkar standa nú í þeim sporum að vinna að aðgerðum innan okkar fyrirtækja sem snúa að Covid 19.  Jafnframt sjáum við fram á það að lifa með veirunni í talsverðan tíma. Öll erum við á svipuðum stað með sömu áskoranir.

Að vera óhræddur við að gera mistök og halda áfram er lykilatriði í Covid baráttu.  Miklu máli skiptir að treysta sínu samstarfsfólki og fela því ábyrgð.  Þá eru góðar líkur á að ná árangri.  Samhæfing verkefna skiptir líka miklu máli og að allir stefni í sömu átt.  Við þurfum áttavita. Stefna þríeykisins er að upplýsa allt.  Þetta er stærsta verkefni almannavarna frá upphafi.   Við erum stödd í krísu og samstaða í heiminum skiptir öllu máli.  Bill Gates birti grein í gær og þar kom fram að heimurinn verður að standa saman.  Heimsfaraldrar koma annað slagið. Nú eru takmarkanir á ferðalögum gríðarlegar, fólk er að veikjast, atvinnuleysi að aukast og áhrifin að verða þyngri og þyngri og að mörgu þarf að huga. Nú þarf að fara að meta langtímaáhrifin og hver verða verkefnin t.d. efnahagslegu næstu 5-10 árin.  Eru í þessari krísu tækifæri til að endurskoða og gera hluti betur? 

Í vor var mikilvægasta hlutverkið að sveigja kúrfuna og geta veitt öllum almenna heilbrigðisþjónustu.  Mikilvægt er að halda uppi þjónustu á öryggisstigi.  Skilaboð hafa gengið út á að sóttvarnartillögur toppi allt. Stjórnvöld hafa fylgt tillögum í einum og öllu.  Spálíkanið sem horft er á núna er að við verðum í 20-30 smitum langt inn í október. Nú er að fjölga á spítölunum í innlögnum og hvað er hægt að gera til að komast fyrr í gegn og halda uppi heilbrigðisþjónustu.  Staðan er sú í dag að 11 eru inniliggjandi og 3 á gjörgæslu.  En hvað er hægt að gera? Ábyrgðin þarf að vera á hreinu, dreifa ábyrgðinni, hreyfa sig hratt og vera lausnamiðaðir. Mikilvægt er að skilja heildarferlið. Eitt smit í leikskóla eða skóla þýðir að allt lokar og samfélagsáhrifin eru gríðarlega mikil.  Samstaðan í samfélaginu er mikilvæg.  Allar skoðanir eiga að koma upp á borðið og samstaðan þarf að lifa það af. 

Mikilvægt er að skoða innviði fyrirtækja. En hvað erum við að fást við núna? Ábyrgð einstaklinga og fyrirtækja.  Verið er að horfa á einstaklingsbundið áhættumat.  Í samvinnu við hvert svæði er gert hættumat og því eru viðbrögð mismunandi eftir landssvæðum.  Hver og einn er hvattur til að skoða sitt nærumhverfi og við hverja hann er að hafa samskipti við. Nú eru nýttir litakóðar grár – gulur – appelsínugulur og rauður.  Miðað við þróun síðustu daga er verið að gefa út rauða viðvörun fyrir höfuðborgarsvæðið.  Þessar litaviðvaranir verða kynntar fljótlega og vonandi gagnast til að leggja mat á ástandið.

Í dag ríkir mikil óvissa og samfélagssmit of mörg.  Verið er að leggja mat á getu heilbrigðiskerfisins til að takast á við ástandið eins og það er í dag. Hvort aðgerðirnar duga eða ekki.  Í lokin voru fyrirspurnir og kom fram mikil ánægja með áhættumatið og litakóða sem verið er að gera. Aðilar tjáðu sig varðandi að mörg fyrirtækið eru að hvetja aðila til að vinna heima á meðan aðrir gera það alls ekki.  Nú eru fyrirtæki ekki eins samstíga og erfitt að horfa á hve reglur eru mismunandi milli manna. Þetta er munurinn á að standa frammi fyrir reglum og tilmælum. Margir hafa beint því til sinna starfsmanna að fara ekki erlendis og fannst mörgum slíkt hart.  Tilmæli til starfsmanna er eitthvað sem allir eiga rétt á og er mjög skynsamlegt. M.a. var rætt um áhafnir fiskiskipa en um þær gilda sérstakar reglur og mikilvægt að þeir komist aðeins í land, noti grímur o.fl. Víðir sagði að lokum að mikilvægt væri að allir settu sér mælanleg markmið og með samstöðunni tekst okkur að fá það út úr þessu sem við viljum.

 

Persónuvernd í æskulýðsstarfi og samstarf persónverndarfulltrúa

Fundurinn var tekinn upp og má nálgast á facebooksíðu Stjórnvísi.
Fyrsti fundur vetrarins á vegum faghóps um persónuvernd var haldinn í hádeginu í dag og sneri hann að persónuvernd í æskulýðsstarfi og samstarfi persónuverndarfulltrúa sveitarfélaga. Fyrirlesarar voru þær Erla Bjarný Jónsdóttir og Bryndís Gunnlaugsdóttir. 
Persónuvernd í æskulýðsstarfi.  Erla Bjarný fór yfir hvað þarf að hafa í huga varðandi persónuvernd í íþróttastarfi. Hvaða forrit eru notuð við miðlun persónuupplýsinga og hvernig er farsælast að miðla persónuupplýsingum, t.d. ljósmyndum og öðru efni tengdu íþróttaviðburðum, til annarra. Einnig fór hún yfir hvað ber að varast við vinnslu persónuupplýsinga í íþróttastarfi.
Erla Bjarný sagði að þjálfarar væru að fá gríðarlega mikið af persónulegum upplýsingum um börn í gegnum messanger og facebook.  Hvernig er hægt að tryggja öryggi þessara upplýsinga?   Erla Bjarný komst að því að það væri ekki neitt einasta íþróttafélag með persónuverndarfulltrúa. Hún skoðaði blak og fótbolta og það eru rosalega mikið af persónulegum upplýsingum sem foreldrar gefa eins og t.d. er varðar lyfjagjöf.  Erla Bjarný er búin að leggja til að félög sameinist t.d. um persónuverndarfulltrúa.  Erla fór inn á 14 félög í gær og sá hvergi félag sem vísaði í persónuverndarlög.  Hún segir hvergi minnst á persónuvernd eða eitthvað tengt persónuvernd.  Erla Bjarný sagði að næstum allt væri persónugreinanlegt í því félagi sem hún er þjálfari sökum þess hve fáir eru í hennar flokki.  Yfir 100 félög eru að nota Sportabler í dag. Þar er hægt að setja upp heimaæfingar og þar er hægt að aðlaga sitt starf að því.  Hægt er að gera vinnslusamninga við félögin og skoðað hvort verið sé að fara á skjön við persónuverndarlögin.  Mentor íþróttafélaganna í dag er Sportabler.  En utan frá sérðu ekki neitt tengt persónuvernd.  Næst skoðaði hún Facebook sem einnig er mikið notað. Um leið og þú setur eitthvað á facebook þá hefur facebook heimild til að nota þær upplýsingar.  Í skóla-og frístundastarfi hefur verið reynt að færa samskiptin af facebook þar sem þú hefur forræði á upplýsingunum. Google lausnin er mjög sniðug. Þjálfarar eru oft með skjal fyrir hvern og einn og þar er haldið utan um tölfræði fyrir hvern og einn aðila.  Þetta eru risaskjöl og þar eru skráðar heilsufarsupplýsingar.  Google er ekki með vinnslusamning í boði, þú gengst einfaldlega undir þeirra skilmála og þeir nýta upplýsingar til 3ja aðila.  Google lausnin er sniðug en það þarf að vera meðvitaður um í hvað hún er notuð.  Frumkvæðisathugun persónuverndar Arion banka. Persónuvernd sagði ekki heimild til að setja inn á samfélagsmiðil þar sem þeir hefðu ekki eign á gögnunum. Því þurfa allir foreldrar að vera meðvitaðir um hvernig myndum af mótum er stjórnað. Myndir hjá hennar félagi eru t.d. geymdar á GooglePhoto í Írlandi og margir geyma þau í Dropbox.  Guðmundur minntist á Sideline og Nóri sem annrs konar kerfi sem hægt væri að nota.

"Sameinuð stöndum vér, sundruð föllum.."Samstarf persónuverndarfulltrúa sveitarfélaga.  Bryndís Gunnlaugsdóttir sagði að hennar fyrsta verk hefði verið að boða persónuverndarfulltrúa til sín. Hvað er svona sérstakt við persónuverndarfulltrúa innan sveitarfélaga.  Af hverju virkar einn hópur en annar ekki?  Bryndís finnur gríðarlega orku í persónuverndarhópnum hjá sveitarfélögunum.  Eitt af lykilatriðunum er að sambandið (hagsmunafélag sveitarfélaga) boðar til fundarins sem gefur ákveðinn status.  Engar risaeðlur eru inn á fundinum því persónuverndarfulltrúar hafa ekki verið til áður.  Því vissi enginn út í hvaða vegferð væri verið að fara.  Flestir upplifðu sig sem eyland á sínum vinnustað.  Jafningjar hittust sem ekki var hægt að finna á vinnustað því eitt persónuverndarnörd er á hverjum vinnustað. Sveitarfélögin eru 77 og því eru fulltrúarnir með mjög ólíka þekkingu. Umræðan varð því kraftmikil og fjölbreytt, leyfilegt var að spyrja kjánalegra spurninga. Strax í upphafi var leyfilegt að spyrja um hvað sem er, fullkomið traust ríkti innan hópsins því allir voru að vinna saman. Deilt var skjölum milli sveitarfélaga og allir voru óhræddir við að deila hálfum hugmyndum. Gagnrýni varð jákvæð upplifun, rýnt var til gagns í ljósi þess trausts sem byggt var á frá upphafi. Það er kúltúrinn sem skiptir öllu máli í svona starfi.  Þeir sem síðar hafa komið inn í hópinn upplifa þessa miklu virðingu.  Saman ná þau að búa til miklu meiri orku en þau gera ein.
Það sem gengur ekki nægilega vel hjá persónuverndarfulltrúum er að hlutirnir ganga frekar hægt hjá stjórnsýslunni.  Sum sveitarfélög eru með sérfræðinga sem persónuverndarfulltrúa. Sama kaffibollaspjallið næst ekki í dag út af Covid, staðan er óljós víða því margir voru ráðnir tímabundið. Nú eru tekjur sveitarfélaga að skerðast og því gæti persónuverndarfulltrúum fækkað.  Bryndís sagði að allir verði að bera ábyrgð á að hópurinn hittist, allir bera ábyrgð á hvað er á fundinum og það sem skiptir mestu máli er að kúltúrinn innan hópsins ræður því hvort hann nær árangri eða ekki og ALLIR eru ábyrgir innan hópsins. Allir munu ekki vera með jafnt framlag en hvert einasta púsl skiptir máli og það eru tíð og góð samskipti sem eru lykillinn að trausti og að gagnrýnin umræða geti átt sér stað. Það eru einstaklingarnir sem sitja við borðið og mæta og eru tilbúnir að deila og koma til borðsins eins og þau eru klædd. 

Hvað er verkefnastjórnun, hvar nýtist hún og hvert er virði hennar?

Fundurinn var tekinn upp og má nálgast ásamt fleiri fundum á facebooksíðu Stjórnvísi.
Faghópur um verkefnastjórnun hóf veturinn á kynningu á grunnatriðum verkefnastjórnunar. Fjallað var um hvað felst í því að stýra verkefnum og hvar er hægt að beita aðferðafræði verkefnastjórnunar og hvert raunvirði hennar er. Sveinbjörn Jónsson, verkfræðingur og MPM samræmingarstjóri byggingar hjá Isavia fór yfir nokkur dæmi um hvar og hvernig verkefnastjórnun nýtist til að ná árangri í verkefnum. Sveinbjörn byrjaði á að ræða árangurvæntingargildi en 75% verkefnastjóra IT verkefna búast við að verkefnið klikki áður en það fer af stað. 

En hvað er verkefnastjórnun og verkefni? Það er aðferðafræði til að vinna markvisst að því að ná markmiði í verkefnum.  En er ég að hugsa um að ná árangri í verkefninu eða er ég einungis að reyna að ná að leysa það?  Það er mikilvægt að gera sér grein fyrir því hvort maður er að stýra verkefninu eða er ég að vinna markvisst að því að ná árangri í verkefninu.  Er þetta skref í átt að því að ná árangri í verkefninu?  Að leysa verkefni eða stýra því? Hugsa þarf um tímann sem verkefnið tekur, kostnaðinn og gæðin.  Klárum við á tíma, höldum við réttum kostnaði og gæðum? Mikilvægt er að hafa yfirsýn yfir árangurinn, verkefnastjórinn er ekki með ákvörðunarvaldið að breyta kostnaði, tíma eða gæðum.  

Verkefnastjórnun er öflug aðferðafræði sem virkar á öll verkefni.  Öll verkefni eru eins því þau eru markmið sem við viljum ná.  Allar breytingar eru verkefni því við erum að breyta til að ná markmiði.  Breytingastjórnun er verkefnastjórnun þ.e. skipta um forstjóra eða skipurit eða annað.  Verkefnastjórnun leggur áherslu á samskipti, það þarf að upplýsa verkefniseigandann.  Sveinbjörn hefur aldrei kynnst verkefnastjóra sem ekki hefur þurft að breyta.

Verkefni þarf að vera einstakt. Það þarf að vera sundurliðað – annars er það ekki verkefni.   Upphaf og endir og verkefnin eru margs konar. Öll verkefni snúast um það hvort við séum að skila á réttum tíma, réttum kostnaði og í réttum gæðum. 

Árangur við verkefnastjórnun er annar en árangurinn sem skilast af afurðinni.  Þegar verkefni lýkur þá á að vera auðvelt að meta árangurinn.  Hvaða eiginleika á afurðin að skila, á hvaða kostnaði, í hvaða gæðum og á hvaða tíma.  Æviskeið verkefnisins; byrja þarf á að skilgreina verkefnið þ.e. hvað á að koma út úr verkefninu, síðan kemur framkvæmdin og að lokum skilamat.  Alltaf þarf að gera upp verkefnið, var eitthvað í áhættugreiningunni sem hefði mátt gera betur. Hvaða áhrif hefur t.d. fjarvinnan?  En hvað þarf að skilgreina áður en farið er af stað?  Skilgreiningafasinn er gríðarlega mikilvægur þannig að skilningurinn þarf að vera til staðar.  Erfitt er að gera áætlun um eitthvað sem maður veit lítið um.  Ódýrara er að gera breytingar í skilgreiningarfarsa en í framkvæmdafarsa.  Hlutverk verkefnastjórans er að 1. leiða hóp að settu markmiði 2. Virkja alla einstaklinga í hópnum 3. Ná fram því besta í hverjum og einum 4. Deila út verkefnum m.v. þekkingu, reynslu og getu 5. Hafa yfirsýn yfir verkefnaþætti og stöðu þeirra 6. Veita reglulega skýra og uppbyggilega endurgjöf 7. Ekki gera allt sjálfur 8. Ekki vera bara með sérfræðihattinn muna líka eftir stjórnendahattinum.

Eigandi verkefnisins þarf að vera tengiliður verkefnisins inn í rekstursins. Hlutverk eigandans er að selja verkefnið EKKI verkefnastjórans.  Stuðningur yfirstjórnar er að tryggja verkefnastjóranum aðgengi að mannafla og öðrum aðföngum t.d. sérfræðingum.  Eigandinn verður að tryggja að allir viti hver forgangsröð annarra starfsmanna er.  Eigandinn einn og sér skilgreinir árangur verkefnisins.  Verkefnisstjórinn selur verkefnið til yfirstjórnar. Við þurfum því að spyrja okkur: „Af hverju erum við að vinna þetta verkefni?“ sem er fyrsti farsi.  Hvernig náum við að uppfylla þennan tilgang?  Með afurð? Er mælanleiki á afurðinni?  Afurðin er það sem við stöndum uppi með í lok verkefnisins.   

Haustráðstefna Stjórnvísi 8. október 2020

Fyrir hvern: Fyrir alla Stjórnvísifélaga.
Þú bókar þig með því að smella hér.
Hvenær: Haustráðstefna Stjórnvísi verður haldin á Nauthól og streymt beint af staðnum. 
Þema ráðstefnunnar: "Ár aðlögunar"  Aðlögun eða andlát. 

Ráðstefnustjóri: Þóranna K. Jónsdóttir markaðs-og kynningarstjóri Samtaka verslunar og þjónustu.
Fyrirlesarar:
Guðbjörg Guðmundsdóttir, framkvæmdastjóri Marel á Íslandi
Hrund Gunnsteinsdóttir, framkvæmdastjóri Festu, miðstöð um samfélagslega ábyrgð.
Hjálmar Gíslason, stofnandi og framkvæmdastjóri Grid
Ólafur Baldursson,  framkvæmdastjóri lækninga Landspítala. 
Að breyta flugmóðurskipi í spíttbát: Hvernig Landspítali brást við Covid19-heimsfaraldrinum
Darri Atlason, Head Of Business Development at Lucinity 
Aðalheiður Ósk Guðmundsdóttir, formaður stjórnar Stjórnvísi setur ráðstefnuna kl. 09:00. Því næst munu fyrirlesarar flytja erindi. Örstutt hlé verður gert eftir hvern fyrirlestur þar sem ráðstefnugestir eru hvattir til að fara inn á "Slido" og skrá þar í einni setningu hver er þeirra helsti lærdómur af hverju erindi fyrir sig.  Í lok ráðstefnunnar verða pallborðsumræður.

Verið öll hjartanlega velkomin.

Aðgangur er frír.

Hvernig gekk Advania að vinna í fjarvinnu?

Fundurinn var tekinn upp og má nálgast á facebooksíðu Stjórnvísi.
Hinrik Sigurður Jóhannesson mannauðsstjóri Advania fjallaði á morgunfundi Stjórnvísi um hvernig hefur gengið að vinna í fjarvinnu út frá niðurstöðum könnunar á meðal starfsfólks.  Hinrik sagði Advania vera félag sem byggir á gömlum grunni sem byrjaði 1939 og er í dag á öllum Norðurlöndum. Í dag er Advania á 26 stöðum í 5 löndum.  Á Íslandi vinna 600 manns, fjölbreyttur og skemmtilegur hópur.  Jafnlaunagreiningar eru keyrðar mánaðarlega og eru konur í dag ívið hærri en karlar.  Advania hjálpar stjórnendum sínum í að vera góðir stjórnendur og vinna mikið í menningunni sinni, markmiðið er að það sé gaman í vinnunni, lifandi og sveigjanlegur vinnustaður. Hinrik sagði að um langt skeið hefur fjarvinna verið að aukast alls staðar í heiminum. Twitter og Facebook hafa gengið alla leið í að hvetja folk til að vinna heima eftir að Covid skall á.

En hvernig studdi Advania við stjórnendur.  Leitað var til Gartner.  Treystum við fólkinu okkar ef við getum ekki séð það? Advania svaraði “Já”.  Er vinnan þannig að hægt sé að vinna í fjarvinnu? Hjá Advania var svarið að mestu leiti “Já”.  Vill fólkið okkar vinna fjarvinnu? Þetta var stóra spurningin á vinnustöðum. Í mars.  Er fyrirtækið með tæknilegan infrastrúktúr sem styður fjarvinnu? “Já” svaraði Advania.  Þarna var Advania heppið sem vinnustaður því allt var komið í skýið hjá þeim fyrir þennan tíma.  Allir voru með fartölvur, tengdir heim, netið í toppmálum, workplace, studio til að fara í útsendingar, fræðsla og annað kynningarefni rafrænt og komið á netið. Þau voru því tæknilega séð tilbúin í fjarvinnu. 

En það sem Covid kenndi var að þau þurftu að læra hratt hvernig þau stjórna í Covid.  Starfsmenn þurftu að læra hvernig maður vinnur heima, er framleiðnin eins þegar unnið er í fjarvinnu? Hvernig stjórnar maður í fjarvinnu? Hinrik sagði að þau settu út leiðbeiningum til allra stjórnenda; vera til fyrirmyndar, sinna upplýsingargjöf o.fl.  Send var út könnun og allir starfsmenn sammála um að þetta væri að virka vel. Einnig voru send út heilræði til starsmanna; komdu þér upp aðstöðu, búðu til rútínu og aðlagaðu þig að þínum raunveruleika.  82% starfsmanna voru frekar ánægðir með heimavinnu en þetta hentaði ekki fyrir einhvern hóp, kannski var vinnuaðstaðan léleg, stóllinn ekki góður, vildu skýrari skil á milli vinnu og einkalífs.  Ekki var skoðað hjá Advania hvort einhver munur var á milli kynslóða.  Þau sáu engan sérstakan mun varðandi mismun á aldri, þetta virtist vera meira einstaklingsbundið frekar en kynslóðarbundið. 

En hvernig voru samskiptin?  Milli hópa og milli stjórnenda og starfsmanna.  Stjórnendur voru hvattir til að búa til ramma.  Flestir keyrðu daglegan fund og spurðu hvernig hafið þið það? Er eitthvað sem ég get aðstoðað við?  Sumir vildu meina að sambandið væri jafnvel einfaldara og betra við næsta stjórnanda. Varðandi upplýsingagjöf þá var hún jafnvel meiri en nokkru sinni fyrr.  Ítrekað var í hverjum pósti að þvo sér um hendur.  Gestir voru fengnir til að spjalla í hálftíma.  Sendur var póstur og spurt hvort upplýsingagjöf væri nægileg og það upplifðu flest allir.  Allir náðu að sinna sinni vinnu að heiman og magnið hélst en hvað með gæðin? Þjónustuupplifun hélst líka vel.  Þetta fordæmalausa ástand gekk upp og allir voru tilbúnir í bátana.  Menningarlega voru allir heima og allir á fjarfundum.  Enginn var að missa af neinu sem var í gangi á skrifstofunni því ekkert var í gangi á skrifstofunni.  Þetta gekk sem sagt einstaklega vel.  En hvað svo?  Er fjarvinna komin til að vera?  Tökum við þessar bylgjur og leka svo allir inn á skrifstofurnar?  Það sem Advania hugnast er að fjarvinna verði hluti af því sem fólk gerir. 

Advania er búið að setja upp fjarvinnustefnu.  Advania púlsinn er keyrður út, 33 spurningar sem eru tengdar. Þegar þú horfir til baka á fjarvinnutímabilið – hvað lýsir best upplifun þinni af því? 60% sögðu að þetta hefði gengið gríðarlega vel og önnur 20% sögðu bara fínt.  “Miklu meira næði”.  Í fjarvinnu gengu samskipti við stjórnenda betur?  Hvað af eftirfarandi finnst þér lýsa kostum fjarvinnu? Allir voru spurðir og allir á því að þetta gekk vel.  Sérðu fjarvinnu sem fjarvinnu eða mögulega kvöð? Flestir sáu möguleika í tækifæri.  Hvers saknarðu mest?  Samstarfsfélaga, hittast í mat o.fl. 

Advania fjárfesti í alvöru fjarfundarbúnaði. Mesta áskorunin liggur í fundi sem er blandaður þ.e. þegar sumir eru heima og aðrir í vinnunni.  Þá er mikilvægt að gleyma ekki þeim sem er ekki á fundinum og hægt að fjárfesta í búnaði.  Gefin var út fjarvinnustefna; gera starfsmönnum kleift að vera til staðar fyrir barnið sitt eða maka, gera starfsfólki kleift að nýta tímann betur, draga úr kostnaði við ferðir. En af hverju að forma þetta með samningi?  Punkturinn með því er sá að fyrirtækið Advania er að commita á það að starfsmenn hafi rétt á að vinna heima hjá sér 40% af vinnutíma sínum.  Svona vilja þau vinna í framtíðinni.  Þar sem 80% starfsmanna segja að heimavinna gangi vel þá hlýtur þetta að vera í lagi.  Fjarvinna getur því orðið að staðaldri og þá styður kúltúrinn við það.  Enginn verður útundan og spurningin hvernig þetta mun ganga.  Þú færð góðan skjá, lyklaborð, internettenginu og Advania samdi við birgja varðandi skrifborð og stól ef einhverjir vilja nýta sér það.  Advania greiðir ekki fyrir skrifborð og stóla.  Hagsmunir fyrir fólk eru gríðarlegir að geta unnið í fjarvinnu.  Í samningi stendur að þetta sé allt gert í samráði við næsta yfirmann.  Þess vegna er ekki miðstýrt hvenær hver og einn eigi að mæta í vinnu.  Það eru því ekki fyrirfram ákveðnir dagar hvenær eigi að vera á skrifstofunni og hvenær heima.

Frítt niðurhal af ritinu "Þjónustugæði - samkeppnisforskot og velgengni"

Stjórn faghóps um þjónustu-og markaðsstjórnun vekur athygli félaga á fríu niðurhali af ritinu "Þjónustugæði-samkeppnisforskot og velgengni".  Þjónusta verður æ mikilvægari til að skapa samkeppnisforskot. Ýmsar aðferðir eru notaðar til þess að hanna og meta þjónustu. Flestar eiga þær það sammerkt að lagt er mat á það sem skiptir máli út frá sjónarhóli þeirra sem upplifa þjónustuna og/eða starfsfólksins. Í þessu riti er fjallað um mikilvæga þætti í þjónusta, mælingar ferilgreiningu (service blueprint) sem sýnir myndrænt allt ferlið o.fl.   Höfundur ritsins er Margrét Reynisdóttir. 

 

Samtal um leiðtogafærni í nútíð og framtíð

Fundurinn var tekinn upp og má nálgast á facebooksíðu Stjórnvísi.
Nýr faghópur um leiðtogafærni hélt sinn fyrsta fund í morgun. Fundurinn vakti mikla athygli því hátt á annað hundrað manns mættu á fundinn. Áslaug Ármannsdóttir formaður faghópsins bauð alla velkomna á fyrsta fund faghópsins sem stofnaður var í byrjun sumars.  Áslaug hvatti fundargesti til að skrá sig í faghópinn.  Hún kynnti fyrirlesarana þau Hauk Inga Jónasson og Sigrúnu Gunnarsdóttur og fór yfir þær þrjár spurningar sem voru ræddar á fundinum og brenna á okkar vörum.  

Spurningarnar eru: Hvað þarf til til að vera leiðtogi í dag / hvernig er nútímaleiðtogi?
Hvað er mikilvægt fyrir leiðtoga að huga að þegar “þessu ástandi líkur” - hvaða lærdóm þurfum við að draga af ástandinu og hvernig tryggjum við að allt detti ekki aftur í viðjar vanans? 
Hvernig þarf framtíðar leiðtoginn að vera – eru einhverjar breytingar fyrirsjáanlegar sem leiðtogar þurfa að hafa í huga.? Viðburðinum var streymt á Teams.

Haukur Ingi sagði okkur vera að ganga í gegnum sérstaka tíma.  Við erum stödd í miðri kennslustofu hvað virkar og hvað virkar ekki.  Haukur Ingi sagði leiðtoga þurfa að búa yfir leiðtogafærni og stefnumótunarfærni.  Haukur hvetur leiðtoga til að þroska með sér að geta lesið tilfinningar og gera upp sínar eigin tilfinningar, djúpsæi er getan til að horfa inn á við og bregðast við því áður en þú bregst við fólkinu í kringum þig.  Mikilvægt er að geta skipt um tækni ef ein tækni virkar ekki.  Ein leiðin er þjónandi forysta þar sem þú styður þá sem þú vilt fá til lags við þig með því að bjóða því þjónustu þína, stundum þarf að leita samráðs og stundum og nota lýðræðislegar ákvarðanir.  Mikilvægt er að leiðtogi geti beitt sér með ólíkum þætti.

Sigrún sagðist að þegar horft væri á leiðtoga sem ná árangri í samtímanum séu sérlega færir í samskiptum, samskiptin við þá eru opin og greið og fólk í kringum þá hikar ekki við að taka erfiðar ákvarðanir.  Þannig er skapað heilbrigt umhverfi þar sem hver og einn hefur sína ábyrgð og allir halda áfram að blómstra.  Hvort heldur þetta eru leiðtogar þjóða eða vinnustofa þá skiptir miklu máli samskiptahæfni.  Mikilvægt er að undirbúa sig og byggja upp innri styrk sem gerir mann færan.  Egoið er lagt til hliðar og þeir sem hafa þekkinguna fá að njóta sín.  Leiðtoginn dregur það fram og varpar ljósinu á hinn.  Mikilvægt er að nota ólíkar aðferðir og stundum þarf boðvald eins og verið er að gera í þjóðfélaginu í dag varðandi Covid.  Í stuttu máli er góður leiðtogi sá sem skapar gott starfsumhverfi og góða vinnustaðamenningu og getur lagt sjálfan sig til hliðar þ.e. er auðmjúkur. 

Spurningar bárust frá félögum m.a. hvernig leiðtogar mæla sig nú á þessum tímum. Sigrún nefndi aðferðir sem eru nýttar í Noregi þar sem búið er til form þrátt fyrir fjarlægðina.  Á Íslandi hefur gengið vel að vinna í fjarvinnu og áskorunin er mikil t.d. mikil fyrir kennara.  Haukur Ingi nefndi gervigreindina.  Vitvélar munu ekki grípa eins mikið inn í að grípa teymi eða grípa hlutverk leiðtogans en gervigreindin mun geta nýtt gögn til að laga ferla og spá fyrir um fjölda hluta sem bæta aðferðir.  Væntanlega verður hægt að beita leiðtogavaldi í gegnum vitvélarnar. Það er mjög gagnlegt að þroska teymin sín þannig að fólk sé viljugt til að eiga í hreinskilnum samskiptum.  Besti kennarinn er oft samstarfsfélaginn.  Haukur Ingi sagði mikilvægt að endurgjöfin sé á kvörðum og fyllt út af báðum aðilum.  Partur af starfinu yrði að gefa hvor öðrum álit og þroskast saman.  En hvernig metur leiðtogi sjálfan sig?  Ef hann getur ekki metið sjálfan sig hvernig á hann þá að meta aðra.  Hluti af góðri leiðtogafærni er að vinna þessa innri vinnu.  Leiðtoginn þarf að staldra við nokkrar mínútur og skoða alltaf hvernig gekk og hvað má gera betur.  Mikilvægast af öllu er að hafa löngun til að læra stöðugt. Mikilvægt er að spyrja sjálfan sig: „Hver ertu aleinn?“. 

Hvað er mikilvægt fyrir leiðtoga að huga að þegar ástandinu líkur og hvernig styrkjum við að ekki sé farið í viðjar vanans?  Sigrún sagði að staðan í dag væri eins og við séum á tilraunastofu. Í stuttu máli er lærdómurinn þessi:  Það sem almennt gekk vel í vor 1. Það voru skýrar línur, við ætlum að forða okkur frá smiti og tryggja öryggi. Skýrar línur komu frá yfirvöldum. 2. Á öllum vinnustöðum var okkur umhugað um náungann.  Allir fóru að aðstoða alla við góð samskipti. 3. Allir þurftu að læra eitthvað nýtt eins og að þvo sér um hendurnar og læra á fjarfundarbúnað.  Þegar þessi þrenna fór saman náðist árangur.  Í vor urðu allir svo kurteisir, við þurfum að halda í það, sýna ábyrgð og styrkja okkur.  Haukur sagði að það væri svo mikilvægt að hafa góða leiðtoga.  Í dag höfum við heilbrigt fólk á öllum sviðum, heilbrigt viðhorf til vandann og ráða við aðstæður.  Það eru ekki allir leiðtogar sem ráða við vandann. Heilbrigðir leiðtogar skipta gríðarlegu máli og leiðtoginn verður að líta inn á við.  Fyrsta verkefnið er að rýna inn á við.  Enginn getur orðið leiðtogi sem ekki þekkir sjálfan. Þegar þú þekkir sjálfan þig þá geturðu haldið áfram að hvetja aðra. En hvernig þarf framtíðarleiðtoginn að vera? Sigrún sagði að góður leiðtogi þyrfti að hafa hæfni til að aðlagast breytingum.  Hann þarf að getað lesið heiminn þ.e. hvað er brýnast núna.  Nú blasa við nokkur stór mál því við búum við óöryggi fram undan. Þetta tókst á Íslandi í vor, þökk sé og gæfa íslenskri þjóð að hafa þá leiðtoga sem voru í framlínunni. Heilsa, umhverfismál, lýðræði og mannréttindi eru stórir þættir sem er ógnað á okkar tímum.  Við þurfum öll að hjálpast að við að stofna skapandi leiðtoga.  Gefðu fólki frelsi því þá skapast margt.  Haukur sagði mikilvægt að þroska með sér gagnrýni þannig verða börn sjálfstæð.  Þannig verðum við góðir samfélagsþegnar og getum tekið að okkur leiðandi hlutverk.  Núna eru miklir möguleikar.  Menn hlusta í dag á fyrirlestra hvar sem er í heiminum. Við erum að fara í gegnum sérstaka tíma og áhugaverðir tímar fram undan.  Þriðja iðnbyltingin er merkilegt fyrirbrigði þar sem verður aukin skilvirkni í hagkerfinu sem við erum rétt að byrja að glitta í .  Haukur tók dæmi um Spotify þar sem hægt er að hlusta á alla tónlist í veröldinni á einum stað.  Mikilvægt er að spyrja sig og að það sé hlutverk okkar allra að gera heilt það sem brotið.

Sigrún fjallaði um að við þurfum að átta okkur á því að við erum frjálsar manneskjur og við þurfum að passa upp á að hver og einn hafi sjálfstæði og ábyrgð á sínu starfi. Við þurfum að passa okkur á því að vera ekki þrælar einhvers, verða frjáls og hafa áhrif.  Passa verður upp á að verða aldrei fórnarlömb.  „Hafðu áhrif“.  Mikilvægt er að draga andann og spyrja sjálfan sig hvort maður þurfi aðstoð, taka pásu og gefur lífsgæði og forðar manni frá að fara framúr sér og brenna út.  Hver og einn ber ábyrgð á sjálfum sér.  Haukur talaði um þetta innra samtal sem maður er stöðugt í.  Ef maður er með eitthvað í fartaskinu þá fær maður ekki þetta lífsgefandi afl þannig að maður geti á heilum sér tekið og unnið uppbyggilega með öðrum.  Maður þarf að vinna heill með innri hugann. Þú þarft að finna út hvað þarf að gera og setja fókus á það sem öllu máli skipta.  Taoisminn „þú gerir það sem þú gerir ekki“. Spyrja sig hvernig maður geti haft áhrif með því að gera minna en styður við framvinduna og leyfa hlutunum að gerast.  Það er mikilvægt að draga úr álaginu á sjálfum sér og skapa raunverulegan ávinning og lífsgæði.  Alltaf skal taka ákvarðanir sem leiða til mestu lífsgæða fyrir þig þ.e. í sátt við sjálfan sig og hleypa ástríðunni að og með uppbyggilegum hætti.  

Fannst þér efnið á síðunni hjálplegt?