Fréttir og pistlar

Fundur um Beyond Budgeting aðferðarfræðina vakti heldur betur áhuga félagsmanna Stjórnvísi því á annað hundrað manns mættu á fund í Vodafone í morgun og komust því miður færri að en vildu. Beyond Bdgeting aðferðafræðin hefur verið mikið í umræðunni síðustu misseri og kynnt sem framsækin leið til þess að nýta betur tækifæri í rekstri, minnka sóun og kostnað í stjórnunar- og fjármálaferlum fyrirtækja og stofnanna. Aðferðarfræðin hefur leitast við að boða breyttan hugsunarhátt í stjórnun fyrirtækja úr miðstýrðu eftirlitsdrifnu umhverfi yfir í dreifingu ábyrgðar og valds til starfsmanna.

Ragnar Þórir Guðgeirsson, stjórnarformaður Expectus, fjallaði um þær 8 grunnreglur aðferðarfræðinnar sem lúta að breyttri stjórnun fyrirtækja og í framhaldi deildu Stefán Sigurðsson forstjóri Vodafone og Jón Sigurðsson forstjóri Össurar reynslu sinni af innleiðingu Beyond Budgeting stjórnunarfræða og hvaða áhrif innleiðingin hefur haft á stjórnun fyrirtækjanna. Góðar umræður urðu í lok fundar.

Faghópur um markþjálfun hélt áhugaverðan fund í Háskólanum í Reykjavík í morgun. Fyrirlesararnir voru tveir þau Harald Arnesen og Anna María Þorvaldsdóttir. Harald Arnesen er alþjóðlega vottaður PCC markþjálfi frá International Coach Federation (ICF). Harald er einn af stofnendum ICF Norge Chapter í Noregi og gegndi hann formannsstöðu í 4 ár og situr nú í stjórn félagsins. Harald hefur mikla reynslu m.a. af innanhúss markþjálfun en hann stofnaði og stýrir innanhúss markþjálfunardeild Tine sem er eitt stærsta fyrirtæki í Noregi. Harald hefur mikla reynslu í stjórnendaþjálfun og hefur hann stýrt fjölda hópa og haldið vinnustofur á alþjóðlegum vettvangi í markþjálfun og stjórnendaþjálfun. Anna María er alþjóðlega vottaður ACC markþjálfi frá International Coach Federation (ICF) og hefur starfað í mörg ár sem stjórnendamarkþjálfi. Anna María starfar í dag sem mannauðsstjóri hjá LNS Saga og er í samstarfi við Carpe Diem. Anna María hefur stýrt hópum í stefnumótun og haldið fyrirlestra um gæðastjórnun í fyrirtækjum og hvernig stjórnendur geti nýtt sér aðferðafræði markþjálfunar til að verða betri stjórnendur. Anna María hefur starfað með fjölda félagasamtaka m.a. félagi markþjálfa á Íslandi og er nú í stjórn ICF Norge. Anna María er nýflutt heim frá Osló í Noregi þar sem hún aflaði sér reynslu í mannauðsstjórnun og vann hún m.a. sem mannauðsstjóri og sinnti stjórnendamarkþjálfun þar í landi. Anna María brennur fyrir að nýta aðferðafræði markþjálfunar og gæðastjórnunar til að byggja upp gæðastjórnendur og einstaklinga þar sem hún hefur yfir áratuga reynslu í mannauðs- og gæðastjórnun í íslenskum fyrirtækjum.
Annar María og Harald héldu fyrirlesturinn í spjallformi. Þau sögðu að munurinn væri mikill milli Noregs og Íslands. Í gær var ICF Iceland stofnað og það er gæðastimpill að vera með þá vottun. Í Noregi þar sem eru markþjálfar innan fyrirtækja eru þeir ekki nýttir til að þjálfa forstjóra eða yfirstjórn. Áhugavert var að heyra af fyrri reynslu Harls Arnesen; his previous jobs or background as a leader is: accounting manager, financial manage, financial and accounting director and internal accountant. Today he is a coach. Árið 2005 var fagið fyrst kynnt á Íslandi og í dag eru 280 útskrifaðir úr skólum á Íslandi. Mikið hefur gerst á þessum 10 árum og meðvitundin ummarkþjálfun hefur aukist. Markþjálfunin gengur út á að ná því besta út úr einstaklingnum.

Í Noregi leita kaupendur eftir PCC vottuðum markþjálfum. Þar eru þrír skólar sem mennta til PCC vottunar. Þar eru 3 stig vottunar, ACC, PCC og MCC. Í Noregi er sérhæfing, innri og ytri markþjálfun. Þar prófa forstjórar oft fyrst markþjálfann áður en hann er ráðinn.. Í Noregi er auðveldara að hafa innri markþjálfara því fyrirtækin eru svo stór.
ICF is the biggest in the world about 200 offices in the world. Most of the coaches have ACC. Several schools in Norway are proved by ICF and are teaching coaching f.eks. CTY, Ericson and Adler. In Iceland there is only one coach with MCC, none with PCC but lot of coaches with ACC. Endurnýja þarf vottunina á þriggja ár fresti.

Ægir Páll fór yfir sögu Advania í gegnum tíðina. Árið 2008 varð gríðarleg breyting og fara þurfti út í gagngerar breytingar. Ölum skuldum var breytt í hlutafé og Landsbankinn varð meirihlutaeigandi. En hvað átti að gera. Staðan var skilgreind og markmið sett fram í tímann. Gartner, Radar og McKinsey gerðu greiningar. Fyrsta ákvörðunin sem var tekin var að skilja frá Vodafone. Eftir stóð Teymi en undi teymi var Hugur Ax, Skýrr, Hands Holding, SCS Hands og Kerfi. SCS í Kaliforníu varð selt. Markmið var sett um að 2015 yrði starfandi eitt sameinað fyrirtæki, sem er skráð á markað og nýtir kjarnastyrk sinn, staðbundna reynslu og sérþekkingu á atvinnugreinum til að styrkja stöðu sína sem eittt af 10 stærstu UT-fyrirtækjum Norðurlanda. Skýrr var stofnað 1952 og var það árið keypt ein tölva. Árið 2011 var ákveðið að breyta nafninu í Advania. Leitin að nafninu var unnin með sænsku fyrirtæki og það var áhugaverð vinna. Sérfræðingarnir byrja á að spyrja hvar þú vilt að nafnið sé í stafrófinu, hversu marga sérhljóða viltu hafa. Þeir fengu 200 nöfn og völdu þrjú af þeim til að senda á starfsfólk og leita álits, einnig til þriggja auglýsingastofa. Auglýsingastofan spyr um liti og ákveðið var að velja nokkra liti. Hvíta húsið valdi formið og litina með Advania. Skjárinn var aðalmálið alls ekki spáð í hvernig þetta kæmi út á prenti.

Capacent gerði könnun þar sem spurt var: Hvaða fyrirtæki í upplýsingatækni dettur þér fyrst í hug? Þessi könnun var gerð í jan-feb-sept og þá sást hversu vel hefur gengið. Í dag skilgreinir Advania sig sem norrænt fyrirtæki. Veltan er í dag 25milljarðar og 40% koma frá Íslandi, 60% frá Noregi og Svíþjóð. Í Svíðþjóð 300 starfsmenn, í Noregi 100 og á Íslandi 580. Í allri nýliðafræðslu er hamrað á því að Advania sé lítið fyrirtæki, þau keppast við að ver snögg, skörp og nota mikið símann. Allir eru hvattir til að taka snöggar ákvarðandi og vinna eins og smá lítil fyrirtæki.

Í dag eru kröfur neytandans orðnar miklu meiri en var. Advania skilgreinir sig í dag sem þjónustufyrirtæki. Markmiðin sem sett hafa verið í samstarfi við nýja eigendur eru að byggja upp leiðandi fyrirtæki á Norðurlöndum. Þau aðlaga sig að viðskiptavininum sem er breyting frá því áður var. Vilja byggja langtímaviðskipti. Ægir kynnt módel sem byggir á: 1. vörurnar- 2.viðskiptavinurinn-ertu effektífur. Ekki er hægt að vera bestur í þessu öllu. Advania ætlar ekki að vera með bestu vöruna (þ.e. að keppa við Apple o.fl.) , eða að þeir séu með ódýrasta vinnuaflið (þar þyrfti að keppa við Indland) eftir stendur þá viðskiptavinurinn og þar hefur Advania stóra tækifærið. Customer intimacy - þar getur Advania keypt.

Heimurinn er á hraðri leið. UBER er app sem veit hvar þú ert. Síminn veit miklu meira en makinn okkar jafnvel veit. Bílstjórinn hjá Uber færir þér vatnsflösku, stjanar við þig, þú gefur honum einkunn og hann þér, í sameiningu finnið þið sanngjarnt verð því báðir eru að fá einkunn og upplifun. Airbnb er líka annað app eða vefsiða, allar ferðaskrifstofur eru hræddar við þetta nýja app.
Cisco = frábær auglýsing um framtíðina sem við erum að gíra okkur inn á.
Á vunnumarkaðnum eru í dag tæknilegir flóttamenn (digital fugitves). Tæknin er framandi, blað og penni, skrifa bréf, skrifa skýrslur, cd og útvarp. Tæknilegir innflytjendur (digital immigrants) tæknin er sprennandi, skrifa tölvupóst, búa til kynningar í powerpoint, blogga, ituneso g Torrent 3. Tæknilega innfæddir (digital natives). Tæknin er sjálfsögð og hluti af lífinu, virtual community, búa til video, forrita kerfi, youtube og modbile.

Nú þarf að hjálpa fyrirtækjum að aðlagast nýjum starfsmönnum. „Horfa á Office space“. Vinnuumhverfið er enn þá 8 tímar í vinnu, 8 tímar í annað og 8 tímar í svefn. En hvað mætir unga fólkinu sem er að koma í vinnuna 1. Krafa um viðveru 2. Krafa um mætingu á tilteknum tíma 3. Hvernær er maður í vinnunni og hvenær ekki 4. Ákveðin formfesta 6. Stigveldi 7. Gamaldags tölvuukerfi 8. Lítill tæknilegur sveigjanleiki 9. Ekki val um síma og tölvu.
Forrester gerir margar skemmtilegar athuganir sem gaman er að kíkja á.

Hvernig eru vinnustaðir að mæta nýrri kynslóð:

1. Hafa ekki kveikt á perunni 2. Eru að vakna til meðvitundar 3. Aðeins fáir að pæla í þessu 4. Vita að breytinga er þörf og eru farin af stað 5. Hafna hinu hefðbundna og reyna eitthvað allt annað (þetta gerir Plain Vanilla).
2. Heilræði til stjórnenda (sem flestir eru digital immigrants). Já, en ég kom hingað fyrst, af hverju þarf ég að breytast, af hverju ekki þau?.
3. 1. Efla þarf þau í endurgjöf og áhuga. Ekkert flóknara en svo að þau finni tilgang í því sem þau eru að gera. Sýnið áhuga.
4. 2. Sveigjanleiki. Hingað til hafa þau haft endalausa möguleika. Gefðu þeim val og felsi.
5. Heilsa, jafnvægi og umhverfi. Þetta skiptir þau miklu máli þ
6. Gefðu þeim tækifæri til að vaxa í starfi. Vertu mentor ...þau munu kunna að meta það.
   Hjá Advania eru 26% konur og 74% karlar þriðjungur starfsmanna er með starfsaldur 0-3 ár. Flestir eru á aldrinum 35-44 ára.

Það var aldeilis vel mætt á nýsköpunarhádegi í dag í HR. Finnur Oddsson forstjóri Nýherja setti fundinn
Á þessu Nýsköpunarhádegi var fjallað um fjárfestakynningar. Frumkvöðullinn Davíð Örn Símonarson framkvæmdastjóri bandaríska félagsins Appollo X og íslenska félagsins Zalibunu sagði okkur frá reynslu sinni af því hvernig á að pitcha en hann hefur pitchað mörg hundruð sinnum fyrir fjárfestum, bæði hérlendis og erlendis, og tekið á móti fjármögnun í kjölfarið. Fjárfestirinn Helga Valfells framkvæmdarstjóri Nýsköpunarsjóðs Atvinnulífsins hefur unnið með nýsköpunarfyrirtækjum frá árinu 1999. Í starfi sínu hjá sjóðnum fer hún í gegnum amk. 100 kynningar á ári. Hún hefur því hlustað á hátt í 1000 fjárfestakynningar á starfsferli sínum. Helga sagði okkur allt um það hvað fjárfestar vilja hlusta á. Í lokin urðu fjörugar umræður.

Á faghópafundi um verkefnastjórnun í morgun fjölluðu þau Kristján Þór Hallbjörnsson og Guðmunda Kristjánsdóttir um þær áskoranir sem Upplýsingatæknisvið Eimskips stóð frammi fyrir í stýringu verkefnaskrár. Þau sögðu frá reynslu við innleiðingu hugbúnaðar, breyttu hugarfari, hverju átti að ná fram og hver staðan er í dag.
Kristján sagði frá því að við val á verkefnum væri horft til : markmið verkefna, passar það við stefnu, er fjárhagslegur ávinningur, endurgjöf til stjórnar, endurgjöf til verkefniseigenda og annarra hagsmunaaðila. Einnig áætlanagerð o.fl.
Guðmunda sagði okkur ferðasögu. Árið 2012 var búið að setja upp verkefnaferli hjá Eimskip. Í vali á réttum verkefnum er horft til eftirfarandi: Greining-verkefnisræs-framkvæmd-lok. Það sem ákveðið var að gera var að bæta ferli og horfa á stóru myndina. Til stuðnings var gerður hugbúnaður sem sýnir stöður verkefna, lífferli og ákvarðanir. Lausnin býður upp á að fylgja verkefninu í gegnum skilgreint ferli. Hvert skref er skilgreint og hefur ábyrgðaraðila. Gefur upplýsingar um hvort ráðast eigi í verkefnið eða ekki. Sett var upp ferli og hlutverk, þ.e. hverjir koma raunverulega að verkefninu.
Þegar verkefni eru skráð í dag eru settar upp helstu upplýsingar þ.e. nafn, dagsetning, ávinningur , svið og deild, áætlaður kostnaður, tegund verkefnis, eigandi og verkefnastjóri. Allt þetta er sýnt myndrænt og auðveldar að horfa á skráningarnar. Þrjár lykilstærðir eru: Viðskiptalegt markmið, kostnaður, virðismat (prioritization score, 0-100 strategic alignment, improve customer satisfaction, new revenue, cost reduction, risk).
En hvernig gekk að koma kerfinu í gang? Mikil vinna var til að fá fólk að vinna í kerfinu því það kallar á breytta hegðun, ný vinnubrögð, sameinast um ferla, sameinast um ábyrgð og hlutverk. Það er mannlegi þátturinn sem er stóra áskorunin.
Í dag gengur miklu betur að velja verkefni vegna þess að markmið eru miklu skýrari og myndræn framsetning hefur auðveldað alla endurgjöf. VMS töflur eru sýnilegar öllum.
Ávinningurinn í dag er sá að í dag er verkefnum stýrt út frá markmiðum félagsins, verkefnaskrá er fyrir hvert svið, hverja deild og hvern þjónustuþátt, nýting fjármuna er betri, hreyfanleiki gagnvart breytingum í starfsemi, breytt hugarfar stjórnenda gagnvart verkefnum, sterkara „ownership“
Í lok fundar var líflegt spjall.

Í morgun bauð Marel upp á sannkallaðan hollustugraut og hjónabandssælu matreitt og útbúið af Gústa matreiðslumanni og listakokki Marel. Sigríður Þrúður Stefánsdóttir, mannauðsstjóri hjá Marel sagði Stjórnvísifélögum frá því sem verið er að gera varðandi að hafa Marel sem heilsueflandi vinnustað. Marel er með samning við Vinnuvernd sem sinnir heilsufarslegum málum s.s. læknisþjónustu, bólusetningum, heilsufarsmælingum, sálfræðiaðstoð, fyrirlestrum, viðtölum o.fl.
Fræðslustefna Marel styður við fyrirbyggjandi heilsueflingu t.d. með námskeiðum í öryggismálum og heilsufarslegum þáttum fyrir starfsmenn á ferðalögum og við uppsetningar og þjónustu.
Heilsueflandi forvarnir eru margar. Ýmsar mælingar eru framkvæmdar reglulega til að fylgjast með vinnuumhverfinu.
Varðandi viðburði og skipulagt hópastarf þá er ýmislegt gert; hjólað í vinnuna, mottumars, Bláa Lóns þrautin, Boot Camp hópur, jógahópar, hjólahópar, golfhópur, fótboltahópur, einkaþjálfunarhópar, Einnig er ýmis hvatning til starfsmanna eins og fjárhagslegur stuðningur til hópa, uppbygging aðstöðu, íþróttastyrkir og matarræði. Auk svigrúms í vinnutíma s.s. útstimplum og opnunartími. Vinnan gengur að sjálfsögðu alltaf fyrir en sveigjanleiki er gerður til að fara t.d. í Boot-camp kl.11:00 o.fl.
Heilsuvikur hafa verið haldnar í nokkur ár en 2015 er fyrirkomulagi breytt og dreift á viðburðum yfir árið. Nudd er liður í heilsuviku og mæta þá nemendur frá nuddskóla Íslands. Fjölbreyttir fyrirlestrar eru um andleg, líkamleg, matarleg og félagsleg málefni. Starfsmenn leiða sjálfir nokkra viðburði t.d. að kenna samstarfsfólki skriðsund, salsa, zumba, jóga, hlaupastíll, frjálsar íþróttir o.fl. Einnig eru fjölbreyttar kynningar á alls kyns greinum líkamsræktar s.s Boot Camp o.fl.
Í Marel eru opin rými og skrifborð er hækkanleg. Forritar og hönnuðir óskar frekar en aðrir eftir að vinna í lokuðum rýmum. Glæsileg aðstaða er í húsinu til íþróttaiðkunar; lyftingasalur, æfingasalir sem eru mikið nýtt bæði á morgnana í hádegi og á kvöldin. Til stendur að byggja hjólaskýli.

Ágúst Már Garðarsson, matreiðslumaður, alltaf kallaður Gústi er búinn að vinna í matreiðslu frá því hann var 8 ára. Gústi sagði okkur áhugaverða sögu sem tengdist honum persónulega. Þegar hann byrjaði að vinna hjá Hjallastefnunni breyttist viðhorf hans. Hann vann líka hjá HAPP sem yfirkokkur og hjá NATURA.
Það fyrsta sem hann gerði var að setja grænmetisbarinn fremst þ.e. fá fólk til að setja mikið af grænmeti á diskinn og hafa síðan hreinan og heilbrigðan mat. Hann verslar einungis hreinan fisk og kaupir ekki inn neitt með msg. Dagurinn er keyrður þannig að 2svar í viku er fiskur og 2svar í viku kjöt. Í dag er t.d. hráfæði og pizza. Alltaf er boðið upp á hafragraut einu sinni í viku og starfsmenn geta keypt sér smoothy o.fl. Eitt verð er fyrir allan mat og yfirleitt koma aldrei minna en 300manns í mat daglega.
Tour de Marel, hvað er það? Meginmarkmiðið er að safna fé til góðgerðamála. Þetta er gert með íþróttum og er grasrótarverkefni sem spratt upp frá starfsmönnum. Starfsfólk safnar áheitum og framlögum til góðgerðamála með þátttöku í íþróttum og árlega safnast um 9-10 milljónir.

Ágústa Björg Bjarnadóttir, forstöðumaður mannauðs og rekstrar Sjóvár, og Vigdís Jónsdóttir, framkvæmdastjóri VIRK starfsendurhæfingarsjóðs, fengu í gær afhent stjórnunarverðlaun Stjórnvísi, félags um framsækna stjórnun. Ekki voru veitt sérstök frumkvöðlaverðlaun að þessu sinni, því ekki bárust nægilega margar tilnefningar í þennan flokk.

Þá var Jòn G Hauksson, ritstjóri Frjálsrar verslunar, útnefndur heiðursfélagi Stjórnvísi. Forseti Íslands, Ólafur Ragnar Grímsson, afhenti verðlaunin í Turninum í gær.

Sjá fréttir á http://www.vb.is/frettir/114896/
http://www.mbl.is/vidskipti/frettir/2015/03/06/virk_og_sjova_fa_vidurkenningar/
https://www.facebook.com/media/set/?set=a.839716989429586.1073741967.110576835676942&type=1

Í tilefni afhendingar Stjórnunarverðlauna Stjórnvísi í dag 5.mars býður Stjórnvísi til hátíðarmóttöku í Turninum í Kópavogi kl. 16.00 til 18.00
Hér má sjá lista yfir þá sem voru tilnefndir: http://stjornvisi.is/stjornunarverdlaunin/tilnefningar2015
Forseti Íslands, hr. Ólafur Ragnar Grímsson, afhendir verðlaunin og flytur stutt ávarp.
Þrír stjórnendur verða verðlaunaðir en yfir fimmtíu stjórnendur hlutu tilnefningu til verðlaunanna og má sjá nöfn þeirra á vefnum http://stjornvisi.is/stjornunarverdlaunin/tilnefningar2015
Dagskrá:
Setning hátíðar: Teitur Guðmundsson læknir, framkvæmdastjóri Heilsuverndar og formaður Stjórnvísi
Hátíðarstjóri: Nótt Thorberg, markaðsstjóri Marel á Íslandi
Fyrirlesarar: Þrír áhugaverðir fyrirlesarar munu flytja erindi sem tengist þema hátíðarinnar:
„Ísland, land tækifæranna, verðmætasköpun til framtíðar“.
Grímur Sæmundsen, forstjóri Bláa Lónsins og formaður samtaka ferðaþjónustunnar.
María Bragadóttir, framkvæmdastjóri Alvogen á Íslandi.
Jens Garðar Helgason formaður SFS, Samtök fyrirtækja í sjávarútvegi.

Bára Sigurðardóttir, mannauðsstjóri Termu og formaður dómnefndar gerir grein fyrir vali dómnefndar á stjórnendum ársins 2015.
Viðurkenning veitt heiðursfélaga Stjórnvísi 2015.
Hr. Ólafur Ragnar Grímsson, forseti Íslands, afhendir verðlaunin og flytur stutt ávarp.
Félagsmenn Stjórnvísi eru sérstaklega boðnir velkomnir ásamt öllu fag- og áhugafólki um stjórnun
Aðgangur er ókeypis!
Dómnefnd 2015 skipa eftirtaldir:
Agnes Gunnarsdóttir, stundakennari við Háskólann á Bifröst
Ásta Bjarnadóttir, ráðgjafi Capacent
Bára Sigurðardóttir, formaður dómnefndar og mannauðsstjóri hjá Termu.
Borghildur Erlingsdóttir, forstjóri Einkaleyfastofu og formaður Félags forstöðumanna ríkisstofnana.
Gylfi Dalmann Aðalsteinsson, dósent við viðskiptafræðideild Háskóla Íslands.
Helgi Þór Ingason, dósent og forstöðumaður MPM náms við HR.
Hjörleifur Pálsson, stjórnarmaður og ráðgjafi.

Nánari upplýsingar um Stjórnunarverðlaun Stjórnvísi er að finna á heimasíðu félagsins http://stjornvisi.is/stjornunarverdlaunin
Með kærri kveðju,
Gunnhildur Arnardóttir
Framkvæmdastjóri Stjórnvís

Faghópur um þjónustu og markaðsstjórnun hélt í morgun áhugaverðan fund sem fjallaði um galdurinn við að skapa ánægjulega upplifun viðskiptavina. Margrét Reynisdóttir sagði frá nýlegri rannsókn sem sýndi að starfsgleði yfirmanna smitast til starfsmanna og starfsgleði þeirra opnar pyngjurnar hjá viðskiptavinum.

Sigríður Ólafsdóttir sagði okkur hvernig lærdómsmenning og liðsheild starfsfólksins hefur gefið þeim hæstu einkunn viðskiptavina allra HI-hostela í heiminum. Þau fengu 2 efstu sætin sem 4.000 hostel um heim allan keppa um.

Sigríður Snævarr útskýrði á líflegan hátt hvernig ástríðan er undirstaða ánægjulegra upplifunar viðskiptavina.

Dagskráin var:
"Galdurinn við að skapa ánægjulega upplifun viðskiptavina"

Margrét Reynidóttir, framkvæmdastjóri, Gerum betur ehf
-Er fræðilegt samhengi á milli starfsgleði og ánægjulegri upplifun ?
Margrét er höfundur 5 bóka um þjónustu og 6 þjónustumyndbanda um góða og
slæma þjónustu.

Sirra Sigríður Ólafsdóttir, rekstarstjóri Loft Hostel, Reykjavík City Hostel
og Reykjavík Downtown Hostel
-Hver er galdurinn við að skapa ánægjulega upplifun?
Sirra er nýbúin að taka við tvennum verðlaunum sem 3.000 Hi-hostel keppa um.

Sigríður Snævarr, sendiherra

• Tengir á léttan og skemmtilegan hátt fyrirlesturinn Ástríðuna fyrir
  vinnunni við upplifun viðskiptavina.

Faghópur um fjármál hélt í morgun vel sóttan fund um ValuePlan áætlanakerfið sem hefur verið í notkun hjá fjölda íslenskra fyrirtækja allt frá árinu 2003. Kerfið hefur verið þróað hratt áfram á undanförnum misserum. Þorsteinn Siglaugsson hjá Sjónarrönd kynnti helstu nýjungar í kerfinu og hvernig það styður við nýjungar í áætlanagerð s.s. Beyond Budgeting. Það sem einkennir kerfið er að það er opinn og gagnsær gagnagrunnur og innleiðingin tekur stuttan tíma. Einnig sagði Blanda Brynleifsdóttir fjármálastjóri hjá A4 og Egilsson frá notkun ValuePlan kerfisins við sölu- og fjárhagsáætlanagerð, en kerfið var innleitt hjá fyrirtækinu síðastliðið haust. A-4 gerir stefnumiðaða áætlun sem er byggð á framtíðarsýn félagsins. Áætlunin er endurskoðuð ársfjórðungslega. Tekjusviðin eru 9 og vöruflokkarnir 18. Tekjuáætlanir eru unnar niður á hvert tekjusvið og vörusala áætluð á vöruflokk. Ávinningurinn er að það er mikill vinnusparnaður, breytingar á áætlun eru einfaldar, auðvelt að greina áhrif breytinga á endursöluverð, einfaldur samanburður, margir geta unnið að áætlun á sama tíma, rolling forecast er einfalt í framkvæmd og áætlunin er uppfærð og trúverðug. Arjen Bruggemann, framkvæmdastjóri Ultima BV í Hollandi gerði að lokum stuttlega grein fyrir útrás ValuePlan kerfisins, sem nú er í startholunum.

Er gæðastjórnun misskilinn kostnaður?

Elín Ragnhildur Jónsdóttir hóf fundinn og útskýrði hvað gæðastjórnun er.
Gæðastjórnun hefur breyst mikið og er farin frá því að vera eins manns starf í að verða hópvinna. Núna er gæðastjórnun tól sem hjálpar fyrirtækjum að ná samkeppnisforskoti. ISO9001 fjallar um að hlusta á viðskiptavininn, þátttöku stjórnenda og starfsfólks, unnið er eftir ferlum, stöðugar umgætur, staðreyndabundin nálgun í ákvarðanatöku og samskiptastjórnun. Núna er verið að endurskoða 9001 staðalinn og verður aukin áhersla lögð á að gæðastjórnunarstarfið skili skipuheildum og viðskiptavinum þeirra auknu virði. Í rannsókn sem Elín gerði í vor skoraði kostnaðarvitund lægst hjá gæðastjórum. Þessi niðurstaða var m.a. til þess að hugmynd kviknaði að þessum fundi.

Einar Guðbjartsson dósent við HÍ hóf sinn fyrirlestur á að spyrja: Hvernig eigum við að mæla árangur? Ætlum við að mæla tímapunkt eða tímalengd? Hver er munurinn að mæla profit eða profitability? Profit er hagnaður ársins en profitability er væntur vöxtur. Hvað þýðir gæðastjórnun? Lýsir orðið réttu hugtaki á Quality? Verið er að marka ferla til að hafa markviss jákvæð áhrif sem verið er að vinna að. Quality= að lágmarka „óstöðuleika“ eða minimize volatility.

Verið er að lágmarka gallaðar vörur til viðskiptavinarins. Hvað finnst neytandanum að eigi að vera í vörunni? Einar notaði hugtakið „fitness for use“ - how well the product performs for its intended use. Það skiptir miklu máli hvar í ferlinum mistökin verða til og hvar þau finnast. Því framar sem eftirlitskostnaðurinn er í ferlinu því betra.

W E Deming: „Doing your best is not good enough. You have to know what to do. Then do your best“. Að keyra fyrirtæki einungis eftir fjárhagstölum er alls ekki nægjanlegt, það verður að þekkja innviðina. Gæðastjórnun gengur út á að lágmarka frávik, sveiflur í rekstri að breytingar verði sem minnstar. Kostnaður getur ýmist verið foravarnarkostnaður eins og Landsnet er núna að athuga með að flytja raflínu vegna Holuhrauns, hvað kostar að gera það ekki? Það er forvarnarkostnaður að verða ekki bensínlaus.

Ef gæðastjórnun er ekki fyrir hendi þá getur kostnaður hlotist af lögfræðikostnaði - því er mikilvægt fyrir fyrirtæki að leggja í kostnað við gæðastjórnun. Gæðastjórnun er fyrirbyggjandi kostnaður. Miklu máli skiptir hvað starfsfólk er að gera. Þegar starfsfólk þarf að sinna leiðréttingarstörfum, taka við kvörtunum, endurgera hluti, laga og breyta þ.e. verið að leiðrétta afglöp fortíðarinnar. Þá getur starfsfólk ekki einbeitt sér að framtíðarviðskiptum, í stað þess að skapa tekjur þá er verið að lágmarka tjón. Það er ekki virðisaukandi kostnaður þegar starfsmenn eru að leiðrétta. Síðustu tekjurnar eru alltaf verðmætastar sbr. sala í flugvél, síðustu sætin eru beinn hagnaður. Ef gallinn finnst í þróun kostar lítið sem ekkert að laga hann en ef hann finnst eftir á getur hann orðið mjög dýr. Hröðunarkostnaður er því oft vanmetinn.

Þá tók við Ragnheiður Jóhannesdóttir frá Arion banka sem sagði frá því hvernig nýtt útibú varð til hjá Arion banka í Borgartúni 18. Miklum tíma var varið í undirbúning. Lean aðferðarfræðinni var beitt, hvað vill viðskiptavinurinn í dag? Hugmyndafræðin var: Aukin tengsl við viðskiptavini, Arion banka. Mikið var lagt upp úr upplifun viðskiptavinarins þ.e. að honum liði vel. Arion banki vill að upplifunin við að koma í útibúið sé góð. Greining var gerð á því hvers vegna viðskiptavinurinn kemur í bankann. Það er ekki hægt að breyta upplifun viðskiptavinarins nema breyta fyrst starfsmönnunum, það staðfesta rannsóknir. Það sem hefur mest breyst er fókus á sjónræna stjórnun. Á hverjum morgni er hist í 15 mínútur, hvernig gekk gærdagurinn, hve margir viðskiptavinir mættu, hversu löng bið var, hvað sagði viðskiptavinurinn, hvað kom upp? Þau eru mjög öguð og dagurinn er fyrirfram ákveðinn hjá hverjum einasta starfsmanni. Allar kvartanir eru skráðar sem hefur mikið vægi á hvar farið er í umbætur og hægt er að leysa málin strax. Skuldbinding og þátttaka yfirmanna skiptir öllu máli í þessari vinnu. Unnið er stöðugt með ánægju og upplifun viðskiptavina: NPS skor, þjónustukannanir, hulduheimsóknir, Happy or Not. Ánægðara starfsfólk: mánaðarlegar mælingar á líðan og hugarfari, vinnustaðagreining. Sendar eru út 5 spurningar sem eru alltaf þær sömu allt árið og síðan er vinnustaðagreining einu sinni áári.

Matthildur Stefánsdóttir í stjórn faghóps um umhverfi og öryggi bauð alla velkomna í Vegagerðina þar sem tekið var á móti Stjórnvísifélögum með rjúkandi kaffi, nýjum rúnnstykkjum og vínarbrauði. Þá tóku við Halldóra við Hreggviðsdóttir, ráðgjafafyrirtækinu Alta og Ragnhildur Sigurðardóttir, framkvæmdastjóri svæðisgarðs.
Halldóra sagði að best tækist til þegar þeim tækist að fá alla til að vinna saman. Svæðisgarður er samfélag þar sem sveitarfélag, atvinnufélag og íbúar hafa ákveðið að starfa saman að uppbyggingu. Þetta eru grasrótarsamfélög sem ganga út á að nýta sérstöðuna í samfélaginu. Svona módel var lagt upp með fyrir Snæfellsnes þar sem 5 félög vinna saman. Sú leið var farin að nota grunnstefnu þ.e. svæðisskipulag. Samtökin voru stofnun 1.apríl 2014. Til að breyta samfélagi þarf að vinna á mörgum sviðum.
Ragnhildur Sigurðardóttir, framkvæmdastjóri svæðisgarðs sagði frá því hve gott væri að nýta skipulagsmálin. Þau ætla að vera hreyfiafl, vernda og nýta arfinn, styrkja sjálfsmynd, verða samstarfsvettvangur o.fl. Eigendaráðið fjármagnar verkefnið sem samanstendur af sveitarfélögunum fimm og öðrum félögum. Þau tvinna saman atvinnugreinar og farið var í landslagsgreiningu. Það var t.d. tryggt að í Arnarstapa væri bæði falleg og góð höfn. Búið er að skapa skýra mynd af svæðinu sem heild og staðaranda þess. Búðarkirkja er mjög vinsæl, þar er vinsælt að gifta sig og kirkjan er mikið notuð í kvikmyndum. Skemmtiferðaskip streyma til Snæfellsness og þá er kirkjan skoðuð. Búið er að merkja á kort hvar þjóðsögur gerast, selt er beint frá býli á fimm stöðum og sóknarfæri eru hvar sem litið er. Búið er að flokka fræðin og hnýta netið, framtíðin kemur ekki bara við sköpum hana. En hvert eru þau að fara og hvernig nálgast þau það? Ragnhildur kynnti það á skeleggan hátt. Reiðleiðir, gönguleiðir og vegir hafa verið skráðir.

Fjölmenni mætti á fund í gær á vegum BPM faghóps Stjórnvísi hjá Össur. Fyrirlesari var Dan Moris, pistlahöfundur og ráðgjafi fjölmargra virtra fyrirtækja eins og Infosys og IBM. Dan útskýrði hvað Wagile er: „Wagile is a balanced hybrid method that requires a deep partnership between business professionals and technology professionals to leverage the latest digital approaches and technologies as needed to deliver visible, time to market, dynamic and emergind business results.“. Eftir fyrirlestur Dan voru áhugaverðar umræður um Wagile, er verið að veita réttum verkfærum við framgang verkefna? Hvert er notagildi Wagile o.fl. Össur tók vel á móti gestum með kaffi, kökum og ávöxtum.

Svæðisgarður er samstarfsvettvangur þar sem byggt er á sérstöðu svæðis og hún nýtt á markvissan hátt til verðmætasköpunar. Svæðisgarðurinn Snæfellsnes var stofnaður vorið 2014 af sveitarfélögum og félagasamtökum í atvinnulífi á Snæfellsnesi. Eitt af markmiðunum með stofnun garðsins er að vera samstarfsvettvangur sem stuðlar að efnahagslegum, umhverfislegum og félagslegum ávinningi.
Ragnhildur Sigurðardóttur umhverfisfræðingur og framkvæmdastjóri hins nýstofnaða Svæðisgarðs mun halda erindið.

Skráning hér: http://www.stjornvisi.is/vidburdir/671

Þórólfur Árnason forstjóri Samgöngustofu bauð Stjórnvísifélaga hjartanlega velkomna í Samgöngustofu og óskaði Stjórnvísi velfarnaðar. Þá tók við Guðný Finnsdóttir formaður faghóps um breytingastjórnun. Hún kynnti Dagný Jónsdóttur framkvæmdastjóra rekstrarsviðs hjá Samgöngustofu sem hefur starfað hjá stofnuninni í 12 ár. Samgöngustofa leggur mikla ´áherslu á mannauðsmálin. Aðdraganda sameiningarinnar má rekja til skýrslu Ríkisendurskoðunar „Samgönguframkvæmdir“. Stofnaður var stýrihópur undir stjórn ráðuneytisstjóra sem samanstóð af forstöðumönnum, fulltrúum starfsmanna og ráðuneytis. Í maí 2010 voru lögð fram lagafrumvörp sem áttu að taka gildi 2011 en náði ekki í gegn. Markmið sameiningarinnar var að auka faglegan styrk o.fl. Í nóvember 2012 voru lög um Farsýslu samþykkt á Alþingi. Í framhaldi var haldin nafnasamkeppni Farsýslan vs. Samgöngustofa og varð Samgöngustofa ofan á. Framkvæmd sameiningarinnar var 1.júlí 2013 sem var mjög óheppileg tímasetning en gekk þrátt fyrir allt upp. Öllum starfsmönnum var sagt upp, loforð gefið um að enginn missti vinnu og allir hvattir til að sækja um aftur sem hefur kosti og galla. Lítil hræðsla um atvinnumissi en óraunhæft fyrir marga að halda óbreyttu starfi, 4 fjármálastjórar halda ekki sama titli. Stofnanirnar sem voru sameinaðar voru Flugmálastjórn, Siglingastofnun, Umferðarstofa og Vegagerðin. Mikill munur var á meðalaldri starfsmanna stofnananna. Hefðir og venjur sem virkuðu á einum stað virkaði alls ekki á öðrum og þetta er stóra áskorunin.
Launasamsetning var mjög mismunandi milli stofnana. Mikilvægt þótti að allir sitji við sama borð og viti af því. Markmið Samgöngustofu er að fá jafnlaunavottun. Kostnaðurinn við að sameina, beinn kostnaður var 280 millj. króna sem ekki var bætt við í fjárlögum og þurfti að taka af rekstri.
Raunveruleg sameining varð ekki fyrr en 15.september 2014 þegar húsnæði varð sameiginlegt. Gengið var í raun í gegnum 2 sameiningar. Flutt var yfir helgi, skrúðganga með lúðrasveit var frá vinnustöðunum, starfsmenn muna eftir þessum degi og í framhaldi var horft fram á veginn.
Það sem þau hefðu átt að gera hefði verið að fá öll „loforð“ skrifleg og flytja strax í sameiginlegt húsnæði. Undirbúningstíminn var allt of langur. Það kostar mikla peninga í upphafi að sameina og eru því gríðarlegar sparnaðarkröfur á sama tíma óraunhæfar. Með nýjum forstjóra kom nýr blær, Þórólfur Árnason tók til starfa þann 6.ágúst 2014. Árangurinn hefur verið mikill og faglegur árangur haldist. Innanhúss er mikill þekkingarbanki innanhúss og nýlega fengu þau viðurkenningu fyrir besta opinbera vefinn. Stofnunin vinnur mikið með niðurstöður vinnustaðagreiningar. Stofnunin hefur sett sér það markmið að verða hástökkvari í SFR um stofnun ársins - topp 5.