Fréttir og pistlar

Faghópar um ISO og gæðastjórnun héldu í morgun fund um endurkoðun á 9001 staðlinum og kemur nýr út í september 2015. Félagsmenn sýndu mikinn áhuga á efninu og var vel mætt.
Verið er að endurskoða ISO 9001 staðalinn og kemur nýr út í september 2015. Fyrirtæki/stofnanir með vottun hafa frest fram til september 2018 til að tileinka sér nýjan staðal. Mesti munurinn er að í ISO 9001-2015 eru sjö meginþættir en fimm í 2008. Grunnurinn í 27001 er sá sami og er verið að sameina staðlana.
Við verðum að skilja samhengið (uppbyggingu og umhverfi áður en farið er í að byggja upp gæðastjórnunarkerfi. Hafa skilning á innri og ytra umhverfi sem eru mikilvægt fyrir fyrirtækið. Einnig er nýtt að ekki er lengur gerður munur á skrá (e.record) og skjali (e.document). Í staðinn kemur „skjalfestar upplýsingar“. Ekki er krafa um gæðahandbók, heldur má allt vera á rafrænu formi. Nú er krafa um að meta áhættu sem getur haft áhrif á vöru og þjónustu, greina áhættuna og takast á við hana. Einnig er gerð krafa um samfelldan rekstur. Hlutir (e.object) er nýtt hugtak og vara er nú skilgreind sem: framleiðsla (e.output), vara (e.products) og þjónusta. Aðrir þættir og breytingar á nýjum staðli eru að vara og þjónusta er notuð á öllum stöðum. ISO - 9001:2008 bað um endurteknar úrbætur til að uppfylla kröfur . ISO 9001-:2015 segir aukin afköst fá betri niðurstöður. Hvað er skynsamlegt að gera fyrir fyrirtæki/stofnanir, sem eru með vottanir skv. ISO 9001:2008? Ekki fara að breyta öllu QMS hjá sér. Staðallinn er ekki tilbúinn og getur breyst. Það er einnig aðlögunartími, alls staðar er talað um áhættuna. ISO 31000 lýsir því hvernig framkvæma á áhættumat. Þeir sem eru með vottun eða ætla að fá vottun skv. ISO 9001 ættu að huga að því að meta áhættur og tækifæri. En hvað er áhætta? Áhætta = Áhrif óvissu á markmið. Áhrif er hér frávik frá því sem búist er við jákvæð og /eða neikvæð. Markmið. Óvissa hér er ástand, jafnvel að hluta til vegna skorts á upplýsingum, skilningi.

Óskað er eftir tilnefningum til Stjórnunarverðlauna Stjórnvísi 2015.

Til að tilnefna smellið á hlekkinn: http://stjornvisi.is/stjornunarverdlaunin

Stjórnunarverðlaun Stjórnvísi 2015 verða veitt í sjötta sinn þann 5.mars næstkomandi við hátíðlega athöfn í Turninum í Kópavogi þann 5.mars nk.. Forseti Íslands Hr. Ólafur Ragnar Grímsson mun afhenda verðlaunin. Þrír verða útnefndir.
Stjórnvísifélagar eru hvattir til að taka þátt með því að tilnefna og rökstyðja millistjórnendur/yfirstjórnendur/frumkvöðul í fyrirtækjum innan raða Stjórnvísi sem þeim þykir hafa skarað framúr. Dómnefnd birtir lista yfir þá sem hljóta lágmarksfjölda tilnefninga.
Frestur til að tilnefna rennur út 3. febrúar 2015.
Hver og einn Stjórnvísifélagi getur tilnefnt og rökstutt eins marga og hann vill innan sem utan síns fyrirtækis. Opið er fyrir tilnefningar í öllum faghópum Stjórnvísi sem sjá má á vef félagsins; http://stjornvisi.is/stjornunarverdlaunin
Dómnefnd tekur við öllum tilnefningum, vinnur úr þeim og útnefnir verðlaunahafa.
Viðmið við tilnefningu:
Að stjórnandinn hafi í starfi sínu eða einstöku verkefni sýnt af sér forystu, bæði í stjórnun og nýjum hugmyndum ásamt því að stuðla að auknum árangri í starfsemi þess fyrirtækis eða stofnunar sem hann starfar hjá.
Stjórnandinn verður að starfa hjá aðildarfyrirtæki Stjórnvísi - sjá aðildarlista hér.http://stjornvisi.is/fyrirtaeki
Markmið verðlaunanna er að vekja athygli á framúrskarandi starfi stjórnenda sem eru í Stjórnvísi og hvetja félagsmenn til áframhaldandi faglegra starfa og árangurs.
Dómnefnd 2015 skipa eftirtaldir:
Agnes Gunnarsdóttir, stundakennari við Háskólann á Bifröst
Ásta Bjarnadóttir, ráðgjafi Capacent.
Bára Sigurðardóttir formaður dómnefndar og mannauðsstjóri hjá Termu
Borghildur Erlingsdóttir, forstjóri Einkaleyfastofu og formaður Félags forstöðumanna ríkisstofnana
Gylfi Dalmann Aðalsteinsson, dósent við viðskiptafræðideild Háskóla Íslands
Helgi Þór Ingason, dósent og forstöðumaður MPM náms við HR
Hjörleifur Pálsson, stjórnarmaður og ráðgjafi
Nánari upplýsingar um Stjórnunarverðlaun Stjórnvísi er að finna á heimasíðu félagsins http://stjornvisi.is/stjornunarverdlaunin

Í dag kynntu 22 faghópar Stjórnvísi metnaðarfulla vordagskrá sína í Nauthól. Mæting var góð á kynningarfundinn og má sjá kynninguna í heild sinni á http://stjornvisi.is/vidburdir/645. Myndir af viðburðinum eru á https://www.facebook.com/media/set/?set=a.811680872233198.1073741953.110576835676942&type=3
Í vor verða m.a. á dagskránni eftirfarandi fundir:
• Portfolio Management/stjórnun verkefnaskrá
• Stjórnunaraðferðir „Lean“ eða „Mean“
• What Would Be A Lean Project
• Bókakynning Gover
• Verkefnamat í Evrópusambandsverkefnum
• Hverju þarf að huga að vegna breytinga á ISO 9001 á árinu 2015?
• Uppbygging áhættustýringar
• N1 og ISO 14001
• Notkun ISO 21500 í verkefnastjórnun
• Hvað er eiginlega þessi orkustjórnun?
• Heilsuefling og árangursmat
• Hvað er verið að gera í heilsueflingu á vinnustað?
• Heilsueflandi sveitafélag - Mosfellsbær
• Stjórnunarreikningsskil á Íslandi
• Virðiskeðja Landsvirkjunar
• Vinnustofa vörustjórnunarhóps
• Lean í Landspítalanum
• Ferlastjórnun hjá Landsbankanum
• Lean verkefni hjá Ölgerðinni
• Lean í framleiðslunni hjá Marel
• Hringborðsumræður - Lean
• Áhættustýring/Afnám gjaldeyrishafta
• Verðmat óskráðra félaga
• Beyond Budgeting, hluti I og II
• Mannauðsmál í krónum talið
• Stjórnunarreikningsskil og hlutverk CFO
• Hvernig er verið að mæla árangur markaðsstarfs?
• Nýsköpun í ferðaiðnaði
• Nýjungar í þjónustuveitingu - hvað er að gerast í rafrænni þjónustu?
• Innra markaðsstarf
• Snertifletir viðskiptavina
• Meiri gleði - meiri árangur. Menning og liðsheild
• Stefnumótun og breytingastjórnun í stóru sameinuðu fyrirtæki
• Verstöðin Ísland af sjónarhóli stjórnandans
• Samgöngustofa - sýn og breytingar
• Samgöngusamningar og ávinningur af þeim - Landspítali og ÁTVR
• VÍS- yndis-ferð með áhrifsmælingum
• Fjármálaeftirlitið - innleiðingarvinna
• Big Data og viðskiptalegt notagildi
• Verkefnastjórnun með BPM áherslu
• Að „selja“ BPM fyrir framkvæmdastjórn
• Aðferðir í tengslum við úrbætur á ferlum
• Mannlegi þátturinn og BPM
• Framtíðarsýn, skipulag og verndun ferðaþjónustusvæða
• Umhverfisvottun sveitarfélags
• Reynsla, áskoranir, hindranir og hugleiðingar við innleiðingu á OHSAS 18001
• Hjólað í vinnuna - Heilsuvernd eða ógn
• Bárðabunga - öryggismál, neyðarviðbrögð og rýming
• Virðismat og virðismatstæki
• Hvað eru áhættulausir vextir á Íslandi?
• Forysta, samfélagslegur árangur og lykilárangur
• Samfélagslega ábyrg nýsköpun í atvinnulífinu
• Mannaður og samfélagsábyrgð
• Samfélagsábyrg og gæðakerfi
• Portfolio Management/Stjórnun verkefnaskráa
• Allir eru mikilvægir í gæðastarfinu. Hvernig virkjum við starfsfólkið og aðra stjórnendur með okkur?
• Fjárhagslegur ávinningur af gæðastjórnun
• Qualities required in a Quality professional to help their organization achieve substantial and sustained business results through Quality

Greinarhöfundur: Sigurður Svansson, viðskiptastjóri hjá Símanum og Student Brand Manager fyrir Red Bull á Íslandi.

Nýverið var mér bent á bók sem ber nafnið „Good To Great: Why Some Companies Make the Leap…And Others Don’t “ sem er stjórnunarbók skrifuð af James C. Collins, en bókin fjallar í stuttu máli um hvernig fyrirtæki umbreytast frá því að vera meðal fyrirtæki yfir í að verða frábær fyrirtæki og hvernig sumum fyrirtækjum mistekst að ná þessum umbreytingum í gegn.
Við lestur bókarinnar kom á óvart hvað margt vakti áhuga minn og mörg atriði sem ég tel mig geta nýtt í þeim störfum sem ég starfa við í dag. Ég ætla samt alls ekki að fara skrifa upp allt efni bókarinnar, það myndi einfaldlega taka allt of langan tíma!
Í stað þess langar mig að draga saman atriði í þeim kafla sem mér fannst hvað áhugaverðastur en ég tel að hann höfði vel til þeirra sem starfa með mannauð og hafa það að atvinnu að stjórna hópi einstaklinga.
Kaflinn ber heitið First Who, Then What !
Kaflinn byrjar á að undirstrika eitt mikilvægasta atriðið sem snýr að stjórnun mannaforða og það er að velja rétta fólkið, losa sig við þá einstaklinga sem ekki passa inn í hópinn og eftir það ákveða hvert fyrirtækið, deildin eða hópurinn ætlar að stefna.
Því eins og við vitum þá eru starfsmenn mikilvægasta eign fyrirtækisins og án þeirra mun ekki nást árangur. Það skal samt taka fram að það er ekki sama hvaða starfsmaður/starfsmenn verða fyrir valinu, þeir verða að vera þeir réttu!
„Nucor rejected the old adage that people are your most important asset. In a good to great transformation, people are not your most important asset, The right people are!“

Þeir stjórnendur sem voru rannsakaðir og náðu þessum frábæra árangri og hafa verið nefndir Level 5 stjórnendur áttu það allir sameiginlegt að vera strangir/ákveðnir (e.rigorous) en ekki miskunnarlausir (e.ruthless). Þeir trúðu ekki á að lausn alls vanda þegar illa gengi væri að skipta út starfsfólki í von um að þá myndi allt lagast, langt því frá! Heldur einblíndu þeir á að vera strangir/ákveðnir.
Við rannsókn þessarar bókar komst teymi rannsakenda að þremur grunnstoðum fyrir því að betra væri að stjórnendur væru strangir/ákveðnir fremur en miskunnarlausir;

1. Ef þú ert ekki viss, ekki ráða inn nýtt fólk - haltu áfram að leita
2. Þegar þú þarft að framkvæma starfsmannabreytingar, þá er mikilvægt að bregðast strax við.
3. Settu besta fólkið þitt á mestu tækifærin, ekki mestu vandamálin.
   Það var grunnstoð tvö sem mér fannst hvað áhugaverðust, sérstaklega vegna þeirra spurninga sem þeir leggja fram sem stjórnendur eiga að spyrja sig þegar kemur að því að meta hvort að það sé kominn tími á breytingar og hvaða áhrif það hefur ef stjórnandinn bregst ekki strax við.
   Þegar þú þarft að framkvæma starfsmannabreytingar, þá er mikilvægt að bregðast strax við !
   Því lengur sem þú dregur það að bregðast við, því meiri líkur eru á því að það hafi neikvæð áhrif á liðsheildina. Starfsmenn sem eru að standa sig vel, gætu til dæmis farið að pirra sig á því af hverju einhver fái að komast upp með að gera ekki neitt á meðan aðrir vinna alla vinnuna. Í sinni sterkustu mynd fara starfsmenn því að eyða orkunni í neikvæðnina, í stað þess að einblína á þau verkefni sem þeir eiga að vera vinna og skapa jákvætt og skemmtilegt vinnuumhverfi.
   Þeir sem hafa unnið í stórum hóp, kannast eflaust við þetta.
   Hvernig veistu að starfsmaðurinn er ekki lengur sá rétti fyrir liðsheildina? Í bókinni eru lagðar fram tvær spurningar sem þú ættir að spyrja þig að þegar þú ert að reyna að ákveða hvort að þú þurfir að taka þessa erfiðu ákvörðun:
4. Ef þú værir í ráðningarferli, myndir þú ráða þennan einstakling, vitandi allt sem þú veist um hann í dag?
5. Ef þessi einstaklingur myndi koma til þín og segja þér að hann væri að fara hætta störfum til að leita nýrra tækifæra, myndir þú verða ósátt(ur) og mögulega reyna að gera eitthvað í því til að fá einstaklinginn til að endurskoða ákvörðun sína eða myndir þú verða lúmskt fegin(n) ?
   Því lengur sem þú heldur starfsmanni í starfi sem hann er ekki að standa sig í, því meiri líkur eru á því að þú sért að halda honum frá starfstækifæri sem hann gæti staðið sig frábærlega í.
   Þetta er hugsanleg leið til að róa samvisku stjórnandans, þannig að stjórnandinn upplifi frekar eins og að hann sé að gera starfsmanninum greiða með því að segja honum upp. Ef maður hugsar út í það þá er það ágæt leið til að friða samviskuna.
   Það ætti aldrei að vera auðvelt að taka þá ákvörðun að núna sé starfsmaður kominn á endastöð hjá fyrirtækinu. Mér var eitt sinn sagt að um leið og manni finnst það orðið auðvelt, þá er kominn tími til að þú gerir eitthvað annað. Það er engu að síður staðreynd að stundum þurfa stjórnendur að taka í taumana ef þeir ætla að ná í gegn þeim markmiðum sem þeir setja sér.
   Þannig með því að umkringja þig að starfsmönnum sem eru þeir einu réttu, þá gefur það auga leið að þú munt geta einbeitt þér betur að því jákvæða frekar en því neikvæða þar sem starfsmennirnir eru sjálfstæðir og nægilega metnaðarfullir til að keyra í gegn verkefnin sín og þannig náð árangri - ”The Right People are Self-Motivated”
   Vonandi að lesturinn hafi fengið ykkur til að hugsa frekar út í þau atriði sem koma koma fram í kaflanum. Ég mæli svo með að þið skoðið þessa bók frekar !

Greinarhöfundur:
Sigurður Svansson, viðskiptastjóri hjá Símanum og Student Brand Manager fyrir Red Bull á Íslandi.

Kæru félagar í Stjórnvísi,
Þá er árið að renna sitt skeið, en það hefur verið viðburðarríkt fyrir félagið og mikill kraftur hefur einkennt starfið til þessa. Faghóparnir, sem eru þungamiðjan í starfi félagsins, hafa verið duglegir að halda viðburði og þá höfum við bætt við í flóru faghópa á þessu síðastliðna hausti. Þess utan hafa bæst við fleiri fyrirtæki í hóp annarra ánægðra meðlima félagsins, svo það er ekki hægt að segja annað en að félagið sé vaxandi, reksturinn hefur gengið vel og fjárhagsstaðan er góð.
Árangur af fundum hefur verið góður, mæting bæði félagsmanna sem annarra utanaðkomandi, sem eru ávallt velkomnir, hefur einnig sýnt að það sem félagsmenn hafa fram að færa er áhugavert og hvetjandi fyrir stjórnendur sem aðra. Ljóst má vera sem fyrr að félagið með þá stefnu sína að veita framúrskarandi fræðslu og breiða út þekkingu er vel tekið og margt sem er spennandi á döfinni á nýju ári.
Félagið hélt sína árlegu haustrástefnu þann 28. Október á Grand Hóteli þar sem yfirskriftin var „Minni vinna, meiri framlegð, betri líðan“ og má með sanni segja að félagið hafi hitt naglann á höfuðið með því vali. Aldrei í sögu félagsins hafa fleiri mætt á ráðstefnu þess, sem er afar ánægjulegt og verður markmiðið að gera enn betur á næsta hausti. Eftir áramótin eru fleiri stórir viðburðir á vegum félagsins tilhlökkunarefni eins og Stjórnendaverðlaun Stjórnvísi og Íslenska Ánægjuvogin í samvinnu við Capacent og Samtök Iðnaðarins.
Stjórnin hefur fundað reglubundið og hitt stjórnendur faghópa og þá einnig fundað með fagráði og skoðunarmönnum þar sem fram hefur komið ánægja með framgang félagsins. Þar hefur því verið lýst að kostir þess að vera í félaginu séu augljósir og að víðtækt tengslanet, ódýr símenntun og sú staða félagsins að vera ekki rekið í hagnaðarskyni geri það trúverðugt og ákjósanlegan kost í þeirri flóru sem býðst á markaði í dag.
Framundan er kynningarfundur á öflugri dagskrá félagsins næsta vor sem haldinn verður í Nauthól þann 8. Janúar og er það með tilhlökkun sem ég vil óska ykkur öllum gleðilegs nýs árs og megi félagið áfram vaxa og dafna.
Áfram Stjórnvísi !
Teitur Guðmundsson, formaður stjórnar

Stjórn Stjórnvísi óskar þér og fjölskyldu þinni gleðilegra jóla. Við þökkum samstarfið á árinu og hlökkum til að takast á við ný og spennandi verkefni með þér á komandi ári.
Stjórn Stjórnvísi.

Síðasta fundur ársins var haldinn í dag í ÁTVR. Sá fundur var á vegum faghópa um breytingastjórnun og samfélagslega ábyrgð og var vel sóttur. Vel var tekið á móti Stjórnvísifélögum með glæsilegum og meinhollum morgunmat og allir leystir út með gjöf sem er margnota poki ÁTVR, nýtt átak í samfélagslegri ábyrgð fyrirtækisins.

Sigurjón Þórðarson ráðgjafi hjá Hagvangi flutti fyrsta erindið á fundinum. Þar sem jólin eru sögutími hóf Sigurjón erindi sitt á sögunni af Hrein og Hring sem eru höfðingjar í sinni sveit og fólkið í sveitinni lítur upp til þeirra. Það sem er framundan hjá þeim er stórafmæli og þegar höfðingjar halda afmæli þá ræddi Hreinn fyrst við konuna sína og fjölskyldu og setti saman hóp. Niðurstaða hópsins var að halda afmælið snemma sumars þar sem það hentar bændasamfélaginu og bjóða með góðum fyrirvara. Ábendingar komu um að færa afmælið til helgarinnar á eftir og gerði Hreinn það og hélt magnað afmæli sem hafði góð áhrif á marga og samfélagið stækkaði, samfélagið bættist og styrktist. En Hringur gaf það út að hann ætlaði að halda afmæli og sagði fólki að það ætti að koma. Hringur gerði ekkert meira og fólk beið eftir afmælinu. Ýmist frestaðist hjá fólki því þessu fylgdi óvissa. Samfélagið gliðnaði og fór að leysast upp. Áhrifin voru mjög misjöfn. Að halda afmæli er breytingastjórnun því það breytir svo sannarlega lífi fólks. Fólk tekur daginn frá. Við verðum að tala skýrt og hvetja fólk á leiðinni. Skilaboðin eru: Sá sem er mjög sterkur verður að vera mjög góður“. Lína langsokkur.

Næsti fyrirlesari var Kjartan Sigurðsson sem fjallaði um hvað samfélagsábyrgð er og hvernig hún tengist breytingastjórnun. Margir setja sama-sem merki á milli CSR og breytingastjórnunar í fyrirtækjum. CSR- hvað er nú það? Áhugaverð þróun frá því um miðbik síðustu aldar og fjallar um hvernig fyrirtæki geti haft áhrif á samfélagið og hvort þau beri einhverja ábyrgð. Eiga þau að vera óháð lagaumhverfi og því að vera bundin þéttri áætlunargerð. Upp úr 1970 fór að bera á mýkri áherslum og farið var að skoða hlutina meira út frá réttindum. En er skynsamlegt að regluvæða CSR? Upp úr 1980 var umræðan kröftugri og fyrirtæki fara að sjá þetta sem strategiu. Að sjálfsögðu eiga fyrirtæki að fara eftir lögum og reglum. En hvað halda stjórnendur um CSR? Um 50% telja að það sé eðlilegt og það skapi fyrirtækjum sérstöðu á markaði, 20% telja CSR hafa enga sérstaka merkingu og 20% telja þetta algjörlega peningasóun. Það er í rauninni ekki búið að koma upp með neina eina skilgreiningu á hugtakinu en það eru margar skilgreiningar til í fræðaheiminum. Kjartan telur að hugtakið eigi að vera vítt skilgreint. Samfélagsleg ábyrgð á að vera „flexible“ því þá verður einsleitni á markaðnum og fyrirtæki munu þá aldrei ganga lengra en lög og reglur gera ráð fyrir. En staðlar eru frábærir CSR er ekki staðall. Fyrirtæki sem innleiða samfélagslega ábyrgð eru svo sannarlega að gera eitthvað og skapa jákvæða ímynd innan við og út á við. Þegar fyrirtæki taka ákvörðun um samfélagslega ábyrgð eru þau að gera meira en lög og reglur gera ráð fyrir og eru að efla samkeppnishæfi sitt. Það er dýrara t.d. fyrir álfyrirtæki að innleiða samfélagsábyrgð en tæknifyrirtæki. En hvernig eiga breytingar sér stað? Í gegnum samskiptaleiðir fyrirtækisins, til að ná fram breytingum þarf að efla samskiptin innan fyrirtækisins. Fólk þarf að tala saman í lausnum og skapa traust. Þegar samskipti og traust ríkir skapast virðing. Það er mikilvægt að stjórnendur geti sýnt starfsmönnum sínum virðingu. Kjartan nefndi dæmi um lítið fyrirtæki sem hann er að vinna með í Danmörku. Þegar fyrirtæki hefur byggt upp öflugt kerfi og skilgreint hlutverk fólksins, strúktur, innri ferla, hvernig unnið er með viðskiptavinum. Þeir komust að því að nauðsynlegt væri að skoða hvað væri verið að gera, hvað væri í pípunum, hvað væri framundan. Skoða þarf hvar fyrirtækið vill leggja sig út, hvar vill ft. nálgast viðskiptavininn. Ákváðu að byggja upp út frá viðskiptavinunum. Starfsfólkið kom með hugmynd að ferli. Þú finnur viðskiptavin, hittir hann, kynnir hvað þú hefur fram að færa. Þú vilt búa til upplifun sem hefur skírskotun til samfélagslegrar ábyrgðar. Í gang fer vöruhönnun og að öll verkefni séu sjálfbær, þ.e. að hún gagnist öðrum. Rauði þráðurinn er brain-storming og eitthvað verður til. Vera í ríkum samskiptum við viðskiptavininn. CSR - Samfélagsábyrgð er því grundvallarhugtak þegar stjórnendur takast á við breytingar. Hagaðilar eru allir þeir sem koma að fyrirtækinu með einum eða öðrum hætti innan sem utan. Innleiðing snýst alltaf um fólið í fyrritækinu þegar allt kemur til alls. Öll fyrirtæki geta innleitt breytingar því fyrirtæki eru eins og fólk. Öll fyrirtæki geta breytt og hafa sömu tækifæri en nálgunin er mismunandi. Þú eykur samkeppnishæfi þitt með samfélagslegri ábyrgð. . Stefnan þarf að vera gagnsæ. Global Reporting Initative er gríðarlega gott tól.

Stefna ÁTVR er skýr varðandi samfélagslega ábyrgð. ÁTVR starfar með samfélagslega ábyrgð að leiðarljósi og vinnur gegn skaðlegri notkun áfengis og tóbaks. ÁTVR vill tryggja að aldursmörk til áfengiskaupa séu virt. ÁTVR vill vernda ungt fólk gegn neyslu áfengis og tóbaks. Fyrirtækið er aðili að UN Global Compact og er u ársskýrslur 2012 og 2013 skv. GRI og COP. GRI . Þau fókusa á samfélagslega ábyrgð í aðfangakeðjunni. Vörur sem þeim eru boðnar verða að uppfylla ákveðnar kröfur. Dæmi um það sem ÁTVR er að gera er þjónustustefna, samþættu gildin og þjónustuna, lipurð, ábyrgð og þekking. Þjónustuhringurinn þeirra á við um allt þ.e. hann á bæði við um samstarfsfólk og viðskiptavini. Mikilvægt er að allir viti um hvað þetta snýst. Hvað er samfélagsábyrgð? Eiga allir að geta svarað með einni setningu eða er þetta tilfinning hvers og eins. Hjá ÁTVR felst hún í því að axla ábyrgð á því sem þau hafa á samfélagið. ÁTVR vildi kanna hvort þeirra starfsfólk þekkti hugtakið og svo er. Aldurseftirlitið krefst margs í samskiptum. Þeir hafa náð 80% árangri í hulduheimsóknum. Mælingarnar gáfu þeim niðurstöðu en ekki bara tilfinningu. ÁTVR setti sér mælanleg markmið, allir vissu hvar væri áhugi á að ná árangri. Gerðar voru auglýsingar um að þú yrðir spurður um skilríki. Viðskiptavinurinn fékk þau skilaboð að hann yrði að sýna fram á að hann væri orðinn 20 ára. Alllir sjá hvernig hinir standa sig í vínbúðunum, og það er fagnað, árangurinn er sýnilegur og auðvitað verður pínukeppni til. ÁTVR endurskipulagði allt umhverfi sitt, bréfpokar eru boðnir í búðum,. Allt snýst um að mæla, segja frá og skapa traust. 4,2millj. afgreiðslur eru á ári og yfir 2millj. plastpoka voru seldar. Sem er 4% af kökunni þ.e. landinu.

Stjórnvísi þakkar stjórnum faghópa fyrir frábæra dagskrá það sem af er vetri og Stjórnvísifélögum fyrir þátttökuna sem hefur aldrei verið meiri. Í haust buðu faghóparnir upp á hvorki meira né minna en yfir 50 viðburði.
Þann 8.janúar kl.15:30-17:00 fer fram kynning á vordagskrá Stjórnvísi í Nauthól.
Stjórn Stjórnvísi og stjórnir allra faghópa Stjórnvísi munu kynna hvað er framundan hjá þeim í vor. Fundurinn er öllum opinn og félagar hvattir til að koma og kynna sér spennandi vordagskrá.
Dagskrá:
Teitur Guðmundsson, formaður stjórnar Stjórnvísi
Þjónustu og markaðsstjórnun
Viðskiptagreind
Virðismat og virðismatstækni
Viðskiptagreind
Verkefnastjórnun
Umhverfi-og öryggi
Stjórnun viðskiptaferla (BPM)
Stefnumótun og árangursmat
Samfélagsábyrgð fyrirtækja
Nýsköpun og sköpunargleði
kaffihlé
Markþjálfun
Mannauðsstjórnun
Lean-Straumlínustjórnun
Kostnaðarstjórnun og kostnaðargreining
ISO-hópur
Innkaup og innkaupastýring
Heilsueflandi vinnuumhverfi
Gæðastjórnun
Fjármál fyrirtækja
CAF/EFQM Sjálfsmatslíkan
Breytingastjórn

Stjórn Stjórnvísi, fagráð og skoðunarmenn komu saman til fundar á jólafundi í ISS í gær. Halldór Kr. Jónsson, ISS , stjórnarmaður í stjórn félagsins bauð gestum upp á sannkallaða jólaveislu; súkkulaði með rjóma, kaffi, kökur, smákökur, malt og appelsín. Á fundinum veittu fagráð og skoðunarmenn góð ráð til Stjórnvísi.

Efnahagshrunið hefur ýtt undir þá kröfu að fyrirtæki ástundi góða stjórnarhætti (e. corporate governance). Gefnar hafa verið út leiðbeiningar um stjórnarhætti fyrirtækja á vegum Viðskiptaráðs Íslands, Samtaka atvinnulífsins og NASDAQ OMX Iceland, en 4. útgáfa kom út árið 2012. Leiðbeiningarnar eiga að gagnast öllum fyrirtækjum, þó svo að skráð félög, fjármálafyrirtæki, vátryggingafélög og lífeyrissjóðir eigi að vera leiðandi í innleiðingu þeirra. Góðir stjórnarhættir byggjast m.a. á því að hlutverk og ábyrgð stjórnenda sé skýr, því það auðveldar þeim að rækja störfin af alúð á sama tíma og hagur helstu hagsmunaaðila er tryggður.

Býðst að gangast undir mat
Til að auðvelda stjórnendum að rækja störf sín gefur KPMG út Handbók stjórnarmanna, auk þess að gera kannanir á meðal þeirra og gera úttektir á stjórnarháttum fyrirtækja. Eftirfylgni varðandi góða stjórnarhætti er í höndum Viðskiptaráðs Íslands, Samtaka atvinnulífsins, NASDAQ OMX Iceland og Rannsóknarmiðstöðvar um stjórnarhætti við Háskóla Íslands. Fyrirtækjum býðst að undirgangast formlegt mat á starfsháttum stjórnar og stjórnenda. Matið fer fram á vegum Rannsóknarmiðstöðvarinnar. Fyrirtæki sem standast matið geta kallað sig Fyrirmyndarfyrirtæki í góðum stjórnarháttum.

Í stað þess að fjalla um góða stjórnarhætti út af fyrir sig þá er víða erlendis fjallað um umhverfismál, samfélagsmál og stjórnarhætti (e. environmental, social and governance - ESG í styttingu) undir sama hattinum, en þessi samtvinnun er nátengd áherslum á sjálfbærni sem felur í sér jafnvægi á milli efnahagslegra, umhverfislegra og samfélagslegra þátta en sjálfbær þróun er forsenda hagsældar til lengri tíma litið. Í desember 2013 samþykkti Evrópuþingið, sem fer með löggjafarvald í Evrópusambandinu ásamt ráðherraráðinu, ESG-löggjöf sem lýtur að stórum skráðum fyrirtækjum, sem og óskráðum fyrirtækum, til að mynda bönkum og vátryggingafélögum. Um er að ræða viðbætur við bókhaldstilskipunina (Directive 2013/34/EU). Þess verður krafist að umræddir aðilar birti upplýsingar í ársskýrslum um málefni er lúta að starfsfólki, umhverfis- og samfélagsmálum en ekki bara upplýsingar um fjárhagslega afkomu.

Víkka þarf út leiðbeiningar
Þegar kemur að endurskoðun á næstu leiðbeiningum um stjórnarhætti fyrirtækja, sem og úttektum sem eiga sér stað í kjölfarið, er ekki eðlilegt að taka mið af þróun sem á sér stað í löndunum í kringum okkur? Það þýðir að víkka þarf út leiðbeiningar um stjórnarhætti þannig að þær taki einnig á umhverfis- og samfélagslegum þáttum þar sem fyrirtæki hafa með rekstri sínum áhrif á umhverfi og samfélag, en ætla mætti að það væri ekki óeðlileg krafa að þau stuðli að sjálfbærri þróun með rekstri sínum.

Grein Láru birtist í :

http://www.visir.is/stjornarhaettir-fyrirtaekja/article/2014140829992

Jólafundur faghópa Stjórnvísi var haldinn í dag í Ölgerðinni. Gunnhildur Arnardóttir framkvæmdastjóri félagsins fór yfir praktísk atriði eins og : Hvernig stofna ég viðburð? 2. Hvernig er hægt að fylgjast með hverjir eru búnir að bóka sig? 3. Hvað þarf að hafa í huga í upphafi funda? 4. Hvenær á að halda aðalfund í faghópi og skipta um stjórn 5. Hvernig og hvaða námskeið má kynna? 6. Hvernig eru settar inn fréttir? 7. Hvaða siðareglum þarf að fylgja o.fl. Einnig var farið yfir mikilvægi þess að allir faghópar byrjuðu fundi á sama hátt með kynningarglærum sem eru á vefsíðu Stjórnvísi. Einnig var bent á siðareglur félagsins sem fagráð kom með drög að nýlega.
Elísabet Einarsdóttir mannauðsstjóri Ölgerðarinnar kynnti fyrirtækið og sýndi glæsilegt myndband frá Ölgerðinni sem var valið þekkingarfyrirtæki ársins 2014 af FVH og tilnefnt sem markaðsfyrirtæki ársins 2014 af Ímark. Síðan var opnað yfir í betri stofuna - Bjórstofuna - þar sem boðið var upp á bjór, léttvín og snittur. Hér má sjá myndir frá fundinum: https://www.facebook.com/media/set/?set=a.789211821146770.1073741951.110576835676942&type=3&uploaded=14

"Stefnumótun og árangur, hvað þarf til og hvað virkar" var yfirskrift fundar hjá Capacent í morgun, fundurinn var á vegum faghóps um stefnumótun og árangursmat.
Stefna og árangur hvað þarf til og hvað virkar.
Símon Þorleifsson, ráðgjafi hjá Capacent er í hóp innan fyrirtækisins sem vinnur í viðskiptagreind. Gartner gefur út skýrslur þar sem fram koma nýjungar sem bætt er í. Þeir vinna með öflugustu nýjungar á hverjum tíma. Fullt er til af verkfærum t.d. Megatrends. Megatrends eru straumar og stefnur í þjóðfélögum, hvert við erum að fara. Hvernig tengjum við upplýsingatæknina betur við þróunina. Hvernig væri að stofna videoleigu í dag? Gengur ekki. Megatrend sem eru þekkt erlendis frá koma hingað hvort sem við viljum eða ekki. Við setjum okkur markmið og skoðum hvort við erum að ná árangri. Í framhaldi eru settar aðgerðir. Fyrst er draumsýnin og svo kemur raunveruleikinn. Í opinberri stjórnsýslu er sett markmið og í framhaldi settar aðgerðir t.d. byggja leikskóla; markmiðið gæti verið að allir hafi aðgengi að vinnumarkaði. Síðan er leikskólinn byggður. Hugmyndafræðin í Balance Scorecard er að þar er allt undir en veikleikinn eru markmiðin. Snýst um fjármálin, viðskiptavinirnir, ferlið, lærdómurinn. Símon hvetur alla til að fókusa beint á viðskiptavinina og í framhaldi á hin atriðin.
En stundum fer stefnan beint upp í hillu, einstakar aðgerðir framkvæmdar, stefnudrifnir mælikvarðar, BSC innleiðing, BSC og Beyond Budgeting, Proactive Blue Sky Thinking. Fyrirtæki Kaplan og Norton eru enn að og í góðum gír.
Mikilvægt er að hafa góðan verkefnisstjóra og fylgja 10-80-10 reglunni. Fókusa á aðalatriðið. Við þurfum líka að geta breytt áætluninni reglulega. Kaplan og Norton vísa til Bjarte Bogsnens Beyond Budgeting. Staðreynd er sú að: „93% of finance managers are swimming in excel-sheets“.
En hvaða hugbúnað er gott að vinna með? QlikView er dæmi um fyrirtæki sem eru að ná góðum árangri í því hvernig við skoðum upplýsingar. Leiðin þeirra er nýtt trend. Þeir eru með 33þúsund fyrirtæki um allan heim. Þeir hanna fyrir nýja kynslóð. Mikill hraði er á öllu, gagnamagnið að aukast, frábært starfsfólk gerir kröfur. Qlik Sense er fyrir nýja kynslóð. Til þess að byrja að nota forritið þarf einfaldlega að fara á Qlick.com/download, velja „Create a new app“ þá spyr forritið um gögn og þá drögum við skjölin inn í minnið og hvað gerist svo. Henda t.d. inn „bar chart“, velja „courntry og eitthvað fl. Allt er interactíft og þá fást alls kyns upplýsingar.
Öll stjórnun verður mun aðgerðardrifnari vegna þess að hægt er að tengja saman einstaklinga og aðgerðir. Það skiptir svo miklu máli að vera forvitinn og fá fólk til að læra af þeim bestu. k
Proactive planning - er gríðarlega árangursrík aðferð. Því hefur verið beitt t.d. hjá Alcoa. Það fyrsta sem er gert að finna eiganda verkefnisins. Jákvæður húmor, geta unnið mikið 60 stundir á viku og hafa gott hæfi eru eiginleikar sem HRV notaði til að velja mannskap í Alcoa verkefnið sem var algjört succses. The 4 C´s. Kynna sér það. Byrja á að skoða bækurnar eftir Kaplan og Northon. Það sem truflar okkur oft í að ná árangri eru innri átök í fyrirtækinu sem sést vel í stjórnendamati.
Að lokum urðu hressilegar umræður.

Faghópar um samfélagsábyrgð og þjónustu- og markaðsstjórnun héldu fund í morgun þar sem flutt voru þrjú spennandi erindi um markaðsmál og samfélagslega ábyrgð. Fundurinn bar yfirskriftina „Er kannski öllum sama? - Ábyrg markaðssetning. Gunnar Thorberg eigandi Kapals markaðsráðgjafar var fyrsti fyrirlesari dagsins. Gunnar Thorberg er reynslumikill markaðsráðgjafi og starfar fyrir mörg af stærstu fyrirtækjum og stofnunum á Íslandi á sviði viðskipta, stefnumótunar, uppbyggingu vörumerkja og markaðssetningar. Auk þess sinnir hann kennslu í helstu háskólum landsins með áherslu á viðskipti og markaðssetningu á stafrænum miðlum. Gunnar sagði að heimurinn sem við byggjum í væri skrítinn heimur, hann er „kaos“. Þegar farið er í nýtt verkefni er alltaf erfiðast að byrja og taka ákvörðun um hvað eigi að gera næst. Gunnar fjallaði um innganginn að stefnumótun:

Stefnumótun er langtímaáætlun með það að leiðarljósi að finna út hvert fyrirtækið er að stefna og hvernig best sé að ná því markmiði. Stefnumótunarvinnan skiptir gríðarlega miklu máli. Hvernig aðgreina fyrirtæki sig? Þegar unnið er með vörumerkjaísjakann þá er leitast eftir því að móta stefnu fyrir vörumerkið. Staðan er greind og stefna mótuð út frá greiningu sem mun nýtast öllum þeim sem hafa eitthvað með vörumerkið, kynningarmál og mótun markaðsefnis og markaðssetningar að gera. .
Hver erum við og hvað ætlum við að segja(uppruni). Fyrir hvað stöndum við og hvernig segjum við það (persónuleiki). Hvert ætlum við(sýn) Hverjir eru kostir vörumerkis og hverjir eiga erindi við okkur (eiginleikar) Hvernig komumst við þangað(ásýnd).
Greiningarferlið skiptist í tvennt, felur í sér greiningu á ytri og innri þáttum, styrkleikum, veikleikum, ógnunum og tækifærum. Gunnar er hrifinn af SOSTAC módelinu en það greinir aðstæður, markmiðasetningu, strategiu, staðfestu, aðgerðaráætlun, hvernig geta allir miðlarnir okkar talað með sama hætti. Inni í fyrsta ferlinu er markhópar og samkeppnisgreining. Markmiðasetningin okkar er: sala, þjónusta, samskipti, sparnaður og mörkun(branding). Þegar allar kindur eru hvítar, hvernig getum við þá aðgreint þær. Þættir sem hafa áhrif á viðhorf og fyrir hvað vörumerkið stendur. Uppruni, hverjir standa að fyrirtækinu, hvað gerum við, hverjir eiga erindi við okkur. Eiginleikar: af hverju að velja okkur vs eitthvað annað, hvað aðskilur okkur frá öðrum, af hverju að eiga viðskipta við okkur. Persónuleika vörumerkisins - hvernig komum við honum á framfæri? Hvernig er vörumerkið og hvernig er það ekki. Vörumerkið sem manneskja. Kyn, aldur, hegðun viðhorf, innræti, lýsingarorð o.s.frv. Hver eru gildi fyrirtækisins? En hver vill ekki vera heiðarlegur, traustur o.s.frv. það er gott að hafa eitthvað að leiðarljósi en hver sem er getur sagt þetta á við mig. Persónuleiki er skemmtilegri en gildi því hann segir meira um eiginleika fyrirtækisins. Finnum rödd fyrirtækisins, reynum að finna persónuna sem er okkar.
Af hverju persónur? Hjálpar til við að átta sig á hver við erum og hinsvegar hver viðskiptavinurinn er með það að markmiði finna út sameiginlega þætti sem skapa ávinning eða auka virði okkar á milli (shared values). Hvetja til samtengingar. En hvað er virði? Gunnar fjallaði um verkefni sem unnið var fyrir iStore á Íslandi. Meðfylgjandi er brot úr samtali við iStore: (Kapall) Hver er varan? (iStore) Seljum allar tegundir af Apple vörum ásamt miklu úrvali af aukahlutum. Markmið er að veita bestu þjónustu og góð verð. (Kapall) Hvert er verðið miðað við aðra samkeppnisaðila? (iStore) Sama verð, hátt þjónustustig og eigið verkstæði. (Kapall) Hvernig er starfsfólkið. (iStore) Við komum til dyranna eins og við erum við erum nördar í jákvæðum skilningi og sprellum. Við viljum hafa vinnudaginn skemmtilegan, á öskudaginn er alltaf skemmtilegt, þá njótum við þess að vera í leynibúningum í vinnuiStore eru í leynibúningnum í vinnunni en eru í sjálfu sér ofurhetjur.

Kristján Gunnarsson, eigandi og ráðgjafi hjá Kosmos & Kosmos sagði frá því að hann vildi reyna að svara spurningunni: Hefur sterkur fókus á samfélagslega ábyrgð í öllum aðgerðum áhrif á markaðsstarf og viðurkenningu á markaði? Kosmos & Kaos hefur verið framarlega á sviði vefhönnunar, vefþróunar og stafrænnar markaðssetningar. Fyrirtækið hefur frá upphafi lagt mikla áherslu á samfélagslega ábyrgð og er virkur meðlimur í FESTU, miðstöð um samfélagslega ábyrgð fyrirtækja. Langflest fyrirtæki eru að plástra utan frá samfélagsábyrgð á meðan að ný fyrirtæki geta haft þessa hugsun með frá upphafi. Kosmos og Kaos eru með sterkan fókus á samfélagsábyrgð. Í samningum, fréttatilkynningum og alls staðar minna þeir á samfélagsgildin sín. Þeir gefa ekki út 100 reglur en finnst þetta snúast um að hafa þetta í DNA-inu í fyrirtækinu. Ýmsar aðgerðir hafa komið þeim á óvart, t.d. að fækka fundum þar sem þarf að ferðast. Þess vegna halda þeir fundi í dag í gegnum web-cam. Báðu alla að nefna 5 atriði sem þeir sem starfa hjá fyrirtækinu eru afskaplega ánægðir með eitthvað sem fyrirtækið hefur gert. Í framhaldi voru gefin eplatré á leikskólana. Þeir eru með ruslatunnu fyrir utan vinnuna og hringja þegar hún er full. Starfsfólk fer heim með ruslið sem það kemur með. Kosmos og Kaos hefur tekist vel upp í að laða til sín gott starfsfólk. Hluti af því að vinna hjá fyrirtækinu er sú ímynd sem þeir hafa skapað sér. Kosmos og Kaos eru með hamingjustefnu og fjölskyldustefnu og fá mikið hrós fyrir. Þeir breiða líka út boðskapinn og mæta til að kynna hann.

Rakel Garðarsdóttir, annar tveggja höfunda bókarinnar Vakandi veröld fjallaði um hvort neytendur létu sig samfélagsábyrgð fyrirtækja varða og þá hvernig og einnig um tengsl markaðssetningar og ábyrgra neyslu- og viðskiptahátta. Rakel fjallaði á áhugaverðan hátt um matarsóun og hve alið væri á ótta þ.e. skorti á vörum. Hún talaði líka um hve mikilvægt það væri að hafa góðar fyrirmyndir. Virkilega áhugaverðar umræður sköpuðust í lok fundarins.

Í morgun var haldinn fundur í Innovation House á vegum faghóps Stjórnvísi um stefnumótun og árangursmat. Þema fundarins var " Hvaða kröfur á að gera til „árangursmælinga" hjá opinberum stofnunum ? Þorvaldur Ingi Jónsson, stjórnandi hjá Sjúkratryggingum Íslands fór yfir grunnhugmyndir sínar að samræmdum upplýsingum sem skýra hlutverk og árangur opinberra stofnana og verkefna.
Guðrún Ragnarsdóttir, meðeigandi og ráðgjafi hjá Strategíu fjallaði um þá árangursmælikvarða sem hún hefur nýtt. Guðrún og Þorvaldur hafa bæði langa reynslu sem stjórnendur og ráðgjafar hjá hinu opinbera og því var umfjöllun þeirra einkar áhugaverð. Í lok fundar var opin umræða um hugmyndirnar og leitað svara við spurningunni: "Hver er eðlileg og nauðsynleg krafa til opinberra aðila um samræmdar upplýsingar um hlutverk og árangur til að hægt sé að meta hversu vel eða illa verið er að nýta opinbert fé út frá lögboðnu hlutverki?"
Meðfylgjandi undir "ítarefni" er efni frá fundinum og skýrsla Þorvaldar um "Samræmt yfirlit um hlutverk og árangur í ríkisrekstri". Á fundinum voru sérstaklega ræddar hugmyndirnar um yfirlitið, sbr. bls. 6-12."

Fundur var haldinn í faghópi um gæðastjórnun fimmtudaginn 20. nóvember. Á fundinum fjallaði Reynir Kristjánsson, gæðastjóri hjá Hagstofu Íslands, um innleiðingu gæðastjórnunar hjá stofnuninni.

Í upphafi erindis síns fjallaði Reynir um hvað felst í gæðastjórnun, þ.e. að bæta gæði vinnu og afurða fyrirtækja. Reynir lagði áherslu á að gæðastjórnun væri ekki pappírsvinna og rökstuddi þá skoðun sína með sannfærandi hætti.

Síðan rakti Reynir með nokkrum orðum hvernig gæðastjórnun japanskra fyrirtækja hrakti vestræn ríki til gagngerðar endurskoðunar á eigin stjórnunarháttum. Þá sagði hann frá þeirri vinnu sem fram hefur farið hjá Hagstofu Íslands.

Farið var í skoðun á því hver hin eiginlegu verkefni eru, ferli greind sem og undirferli. Við kortlagningu ferla telur Reynir mikilvægt að skrásetja ferlin eins og þau raunverulega eru, en með notkun almennra líkana eins og GSBPM (almennt verkferlalíkan í hagskýrslugerð) er hægt að gera það með stöðluðum hætti. Slíkt eykur verulega notagildi ferlarita þegar kemur að samanburði og lærdómi. Þá hafa verið skrifaðar verklagsreglur með upplýsingum um hver ber ábyrgð á hverjum verkþætti. Reynir lauk erindinu með umfjöllun um stöðu innleiðingar gæðastjórnunar hjá stofnuninni.

Viðverustjórnun - Að taka á fjarvistamálum með góðum árangri.

Vilhjálmur Kári Haraldsson, mannauðsstjóri Garðabæjar setti fundinn í nýju glæsilegu hjúkrunarheimili í Garðabæ og kynnti Svövu Jónsdóttir, hjúkrunarfræðing hjá ProActive sem sagði að fyrirtækið hefði verið að þróa viðverustjórnun. En má stjórna fjarvistum eða viðverunni? Hvað má gera, hvað má segja, hver er rétturinn, hvað má, hvernig og til hvers? Margt þarf að skoða í kringum viðveruna. Eru miklar fjarvistir í þínu fyrirtæki? Viðmiðunartölurnar eru ekki alveg á hreinu? Heilsuvernd hefur safnað tölum, Hagstofan, ParX og Capacent. Um 4-6,5% eru nýjustu tölur, en opinberi markaðurinn er með hærri tölu 4-7%. Uþb 3-% félagsmanna stéttarfélaga er á sjúkrasjóði og um 9% fólks á vinnufærum aldri er á örorku-og endurhæfingarlífeyri. Þetta kostar vinnustaði og allt samfélagið mikið.
En fjarvistir eru ekki alltaf veikindatengdar, talið er að þær séu einungis 33%. Nýleg norræn rannsókn segir að 30% segi langvarandi andlegt álag, 20% að það séu samstarfsörðugleikar, breytingar, 15% segja að þeir skrái sig veika vegna þess að stjórnunin er svo léleg.
Það sem snýr að viðverustjórnuninni er að huga að þeim sem mæta. Af hverju mæta þeir sem mæta, hvað get ég gert fyrir hópinn minn. Viðverustefna byggir á að hafa fjarvistatölur sem lykiltölur í rekstri, viðmið fyrir tilkynningu fjarvista, samskipti og viðbrögð við skammtíma fjarvistum, samkomulag vegna langvarandi veikinda, mikilvæga samtalið, árangursmælikvarðar og eftirfylgni. Í stefnunni er talað um að eðlilegt sé að haft sé samband við veikan starfsmann heima. Hversu mikið þolum við, eðlilegt er 2-3svar 1-2 daga í senn sem er 3,5-4% veikindi á ársgrundvelli. Könnun var birt í fyrradal hjá BHM, 48% starfsmanna mæta veikir í vinnuna og leyfilegt er að ræða það. Einnig þarf að ræða hvað við gerum varðandi langtímaveikindastefnu.
Þeir þættir sem hafa áhrif á vellíðan á vinnustað er: Vinnuumhverfið og aðbúnaður, framkvæmd vinnu og verkefna, samskipti og upplýsingaflæði, menning og starfsánægja, heilsueflandi átaksverkefni og stefnur, fræðsla, símenntun, starfsþróun o..fl.
Hver króna sem eytt er í vinnuvernd kemur tvöföld og upp í fjórföld til baka. Stjórnendur eru ánægðir með að innleiða viðverustjórnun, umræðan opnast og rætt er um líðan, vinnuumhverfi og skipulag. Danir innleiddu viðverustjórnun með reglugerð. Viðverustjórnun er góð mannauðsstjórnun.
Kári Haraldsson mannauðsstjóri Garðabæjar fjallaði um tilraunaverkefni sem er eitt af stóru viðfangsefnum mannauðsstjórnunar. Mikil áhersla er sett á þennan þátt hjá Garðabæ. En af hverju viðverustjórnun? Staðreyndin er sú að flestir mæta mjög vel til vinnu. Flestir lenda í því einhvern tíma á starfsævinni að lenda í langvarandi veikindi. Vorið 2011 var mikið rætt um fjarvistir í leikskólum Garðabæjar. Fjarvistir voru miklar og kostnaður og öll ábyrgðin var hjá leikskólastjórunum. Á þessum sama tíma var verkefnið „Virkur vinnustaður“ að fara af stað. Þarna var lögð áhersla á jákvæða nálgun og verkefnið var tilraunaverkefni hjá Virk. Verkefnið var þannig að byrjað var á að gera stöðumat, þarfagreining og umræðan opnuð um fjarvistir. Allir starfsmenn voru með og stýrihópur kláraði verkefnið að lokum. Leikskólastjórar fengu leiðbeiningar í að taka viðverusamtal.
Viðverustefna Garðabæjar hefur þann tilgang að samræma vinnuferli; hvernig tilkynnir maður fjarvistir, hvernig eru þær skráðar? Meginkaflar í stefnunni: Fjarvistir tilkynntar: starfsmenn tilkynna sjálfir fjarvistir til síns næsta yfirmanns. Umhyggja fyrir starfsmanni: yfirmaður hefur samband og athugar með líðan starfsmanns á meðan á veikindum stendur. Starfsmenn eru hvattir til að halda reglulega sambandi við vinnustaðinn í langvarandi veikindum t.d. koma á fundi, í heimsókn eftir getu og áhuga. Viðmið vegna fjarvista: Ef fjöldi veikindadaga fer yfir 5 á hverju 3 mánaða tímabili er starfsmaður boðaður í viðverusamtal. Einnig ef stakir fjarvistadagar eru 3 eða fleiri á hverju 3 mánaða tímabili. Fókusinn er að mæla hlutfall þeirra sem mæta vel, það er KPI-ið. Viðverusamtalið er trúnaðarmál starfsmanns og yfirmanns. Notast er við viðtalsformið „fjarverusamtal“ frá Virk. http://virk.is/page/fjarverustefnur/
Langvarandi veikindi teljast veikindi umfram 28 daga en þá boðar forstöðumaður starfsmann í viðtal til sín. Læknir þarf að gefa út vottorð um óvinnufærni til að hægt sé að nýta sér þjónustu VIRK í dag. Viðverusamtal byggist upp á því að ræða hvort skortur á viðveru tengist vinnustaðnum, stjórnun, samstarfi við aðra starfsmenn o.þ.h. Stefna Garðabæjar felur ekki í sér meiri hörku en læknisvottorðum en nýttur er trúnaðarlæknir til að hnika starfshæfnisvottorð. Mikilvægt er að starfsmenn séu í góðu jafnvægi í starfi og fari sér ekki að voða. Til að veita goða þjónustu er einnig mikilvægt að allir sjái hverjir eru á staðnum og því er viðveruskrá sýnileg. Heilsueflandi aðgerðir sem Garðabær hefur farið í eru: Heilsufarsmælingar, hjólað í vinnuna, sjúkraþjálfari stillir stóla og leiðbeinir um líkamsstöður, lífshlaupið, fyrirlestrar um heilsu og matarræði, gönguklúbbar í hádegi o.fl. Vinnustund er gott kerfi til að halda utan um viðveru starfsmanna og eykur yfirsýn yfir viðveru starfsmanna og styður viðverustjórnunina. Gerð var könnun hjá leikskólastjórum og þar kom augljóslega fram að búið var að opna á umræðuna um viðverustjórnun. Minna var rætt um veikindi. Meiri yfirsýn og greinarmunur á skammtímaveikindum og langtímaveikindum. Hugsað er út frá grænu, gulu og rauðu ljósi. Betur er fylgst með þegar veikindadögum fjölgar hjá starfsmanni sem hefur sögu um að vera hraustur, fyrr farið að skoða hvað sé í gangi og bregðast við. Það er svo auðvelt fyrir stjórnanda að gefa frí og veita sveigjanleika þegar mæting er góð. Tala um heilbrigt líferni og hreysti ekki veikindi. Mikilvægt er að búa til vinnustaðamenningu þar sem það er eftirsóknarvert að vera hraustur, borða hollt og hreyf sig. Fólk þarf að fá stöðuga endurgjöf, fræðslu.
Mikilvægust er umhyggjan og að beita aðferðafræði þjónandi forystu.
https://www.youtube.com/watch?v=VVMOxMQOLEQ
vilhjalmurha@gardabaer.is