Fréttir og pistlar

Kristján Jónsson, Símanum setti fundinn í morgun á faglega hátt og bauð gesti velkomna en tæplega 80 manns sóttu faghópafund innkaupstjórnunarhóps Stjórnvísi í HR í morgun. Haukur Hannesson, framkvæmdastjóri AGR fjallið um hvernig hægt væri að tengja innkaupaferlið við áætlunargerðina, hvernig mætti bæt áætunargerðina og gera hana sýnilegri, hvernig ætti að bregðast við eftirspurnarbreytingum við áætlunargerð og hvernig mætti samþætta verkeferla við innkaup, áætlunargerð og söluherferðir. Einnig fjallaði Hannes um nýlega innleiðingu söluáætlunarferlis hjá alþjóðlegu lyfjafyrirtæki. AGR eru sérfræðingar í sölustjórnun og 23 starfsmenn þjóna kerfið í dag. Skemmtilegustu verkefnin eru skemmtiferðaskip og kafbátar.Fókus fyrirtækja er oftast á fjárhagsáætlunina sem er ársáætlun. Fókus AGR er söluáætlun fyrir sölustjórnun. Ölgerðin er búin að nota kerfið einna lengst. Þau gera áætlun niður á hvert einasta númer. Söluáætlunarkerfið er samstarfsverkefni AGR, Tækniþróunarsjóðs og Háskólans í Reykjavík. Það var þróað í samræmi við kröfur viðskiptavina. AGR eru postular tölfræðilegrar spáaðferðar. Kerfið tekur allar vörurnar og fyrir hverja vöru ber það saman allar helstu spáaðferðir, skoðar flökt og finnur út hvað líklegast er að seljist. Fyrir framtíðina er hægt að horfa í baksýnisspegilinn með sumar vörur en ekki nýjar vörur. En innput frá söludeildinni er mjög mikilvæg en ekki alltaf. Söludeildin er yfirleitt mjög bjartsýn. Söludeildin þarf réttlætingu fyrir því af hverju tölfræðilega spáin er ekki sú sama og þeirra. Trú AGR er sú að besta aðferðin sé sú að nota tölfræðileg líkön og setja síðan áætlunina ofan á það. Mikilvægt er að greina réttleikann, hvar erum við að standa okkur vel og hvar ekki.

Þau Reynir Sævarsson verkefnisstjóri og Þóra Kristín Ásgeirsdóttir sérfræðingur í neyðarstjórnun hjá EFLU voru fyrirlesarar fundarins í morgun hjá faghóp um umhverfis-og öryggismál. Ferðaþjónustugreinin á Íslandi vex mjög hratt. Frá árinu 2010-2013 hefur orðið 70% aukning ferðamanna. Í 2.563 af 4.817 útköllum björgunarsveita á tímabilinu okt.2013-okt.2014 komu ferðamenn við sögu. Ef hvert útkall kostaði 200 þúsund krónur eru þetta rúmlega 512 milljónir króna. Þóra Kristín segir að núna sé tíminn til að tryggja öryggi meira. Þóra Kristín kynnti Almannavarnahringrásina. Ef við erum vel undirbúin styttum við viðbragðshlutann og drögum þá úr áhrifum þess atburðar sem gerist. Í hvert skipti og eitthvað gerist þá þurfum við að læra og í framhaldi betrumbæta. Upplýsingagjöf á neyðartímum skiptir miklu máli. Hún róar fólk, hafa þarf í huga starfsfólk, samstarfsaðila, fjölmiðla, fólk af erlendum uppruna, heyrnarlausa og aðra minnihlutahópa. Áhættustjórnunarkerfið sem EFLA hefur verið að nota er ISO 31000. En hvað er í boði á Íslandi? Safe Travel - safetravel.is , VAKINNN sem er gæðaþjónustukerfi innan ferðaþjónustunnar. Auglýsa þarf safetravel.is miklu betur og kenna öllum að keyra yfir íslenskar ár. Allir eru hvattir til að hafa 112 Iceland Appið ásamt því að hvetja alla til að nýta þessa síðu sem ætla að ferðast um Ísland. Björgunarsveitir gera áhættumat og fór Þóra Kristín yfir áhættumatið. Allir þurfa skýr hlutverk, einungis það dregur úr áhættu. Hvernig er gengið um svæðið? Klæðnaður, skyndihjálp, öryggiskröfur á staðnum, farartæki, útbúnaður bíla, fara tvíbíla, staðsetning kunn. Áhættumat þarf að vinna með þeim sem eru á staðnum t.d. leiðsögumönnunum, þeir verða að taka þátt.
Inni í göngum þarf að hafa gasmæla því það geta myndast pollar. Klæðnaður skiptir líka miklu máli. Inn í göngum er mesta hættan á að ökutæki keyri yfir fólk. Farið var yfir hve atvikaskýrsla skiptir máli því við lærum svo mikið af henni. Næstum því slys er svo mikilvægt af því lærum við mikið.
Reynir fór yfir gerð ísganganna. Ísinn er alltaf við 0 gráður, mikið er loftræst og fer hitinn 4 gráður. Í dag eru göngin 20 metrar undir yfirborði. Trukkarnir eru tveir sem eru á jöklinum, þeir eru það stórir að litlar líkur eru á að þeir falli í sprungur. Bandaríkjamenn skráðu verkfræðiskýrslur um verkefni sem þeir gerðu á Grænlandsjökli fyrir 70 árum síðan og hægt er að læra af þeim. Jökulís er þannig efni að það hnígur með tímanum en hrekkur ekki í sundur og því lítil hætta á hruni. Í sumar var 6-7 metra bráðnun á snjó í Langjökli.

stjórn faghópsins hvetur alla til að fylgjast með áhugaverðri dagskrá í vetur.

Haustráðstefna Stjórnvísi var haldin í dag á Grand hótel. Yfirskrift ráðstefnunnar var „Minni vinna - meiri framlegð - betri líðan“ en á henni voru ræddar ýmsar leiðir sem eru færar til að auka framlegð fyrirtækja.
Framsögumenn ráðstefnunnar voru þau Ólafur Ísleifsson, framkvæmdastjóri gæðamála við Háskólann á Bifröst; Ragnheiður Elín Árnadóttir iðnaðar- og viðskiptaráðherra; Páll Matthíasson forstjóri Landspítalans; Guðrún Hafsteinsdóttir, formaður Samtaka iðnaðarins og Teitur Guðmundsson, framkvæmdastjóri Heilsuverndar og formaður stjórnar Stjórnvísi. Ráðstefnustjóri var Hrönn Greipsdóttir, fjárfestingastjóri Arev verðbréfa.
Grand Hótel bauð upp á sannkallað veisluhlaðborð sem svignaði í orðsins fyllstu merkingu af dýrindis kræsingum og að sjálfsögðu var líka heitt súkkulaði með rjóma.
Stjórn félagsins er sérlega ánægð með hve mikill áhugi var á að ræða framlegð og leiðir til að auka hana.
Stjórn Stjórnvísi þakkar fyrirlesurum frábær erindi, ráðstefnugestum fyrir komuna og Grand Hótel fyrir góðar veitingar og þjónustu. Síðast en ekki síst þakkar Stjórnvísi styrktaraðilum ráðstefnunnar sem gerðu félaginu kleift að halda þessa frábæru ráðstefnu.
Það er von okkar að þessi umræða um framlegð megi leiða til þess að hún aukist í íslensku þjóðfélagi.
stjórn Stjórnvísi

Hér eru myndir frá ráðstefnunni:
https://www.facebook.com/media/set/?set=a.770339513034001.1073741940.110576835676942&type=3
Hér má sjá umsögn um ráðstefnuna í fjölmiðlum:
http://www.vb.is/frettir/110863/

Magnús Ívar Guðfinnsson formaður faghóps um BPM ferla setti fundinn og þakkaði Vodafone fyrir frábærar móttökur. Fimm lykilatriði í BPM 1. Fyrirtæki byrja að eyða fjármagni í ferla eins og í önnur verkefni 2. Allt sem er unnið er gert út frá viðskiptavininum inn í fyrirtækið 3. Hafa skráð og skjalfest frá einum enda til annars þ.e. ferla ekki skipurit 4. Stýra ferlunum, hver er ábyrgur og hvernig eru þeir mældir kpi 5. Séum í samræmi við IT. BPM spratt út frá IT. „The most dangeous phrase in the language is „we´ve always done it this way“.
Fimm mikilvægustu spurningar Peter Drucker: 1.what is your mission? 2. Who is your customer? 3. What doees your customer value? 4. What results do you seek ?5. What is your plan?.
Varðandi BPM. Spyrja sig 1. Hvar erum við stödd, hvað þurfum við að laga? (BPM Maturity) Hvaða framkvæmdastjóri styður verkefnið í fyrirtækinu? Hjá Deutche Bank styður t.d. fjármálastjórinn verkefnið. 2. AS IS vinna. Þar er skráð hvernig hlutirnar eru gerðir í dag 3. TO BE 4. Change Mangt. 5. KPis monitoring 6. Process Mangt.
How do you descripe your processes? Fast but cosly - Cost efficent ut slow - Innovation key word. Í BPM er verið að leysa málin og fá innnput frá starfsfólki. Í AS IS vinnnunni kemur vel fram hver gerir hvað í fyrirtækinu. Allt miðar að því að auka vellíðan og velferð starfsmanna. Hjörleifur Pálsson setti á stofn hóp innan Össur sem hafði yfirlýst markmið „Our goal is to optimize the way we do business. Við ætlum að bæta okkkur stöðugt. By implementing Best Practice processes we bring value to our customers, advancement to our work and profitability to our company. We work together across functions and locations to assess, improve and align key processes. GBT Programm.
Mikilvægt er fyrir fyrirtæki að skoða hvar þau eru stödd. Hægt er að spyrja sig spurninga sem eru í meðfylgjandi glærum af fyrirlestrinum. Oftar en ekki er það IT sem keyrir fyrirtækið áfram en ekki fyrirtækið. Magnús hvatti alla til að mappa niður hvað starfsmenn eru að gera. Fá alla til að vera með og koma með tillögur ef gera á breytingar þá eru þeir þegar komnir af stað í breytingarvinnuna. Það skiptir gríðarlega miklu fyrir nýjan starfsmann að hafa góða starfslýsingu. Það getur verið mjög kostnaðarsamt að vinna seinna upp. Tell me, i´ll forget, show me, i.ll remember. Reyna að hafa allt eins myndrænt og hægt er. Íslendingar eru á heimsmælikvarða hvað varðar þjónustu t.d. í banka, erlendis er mikið notað fax t.d. í Bretlandi 50%. Magnús sýndi ótrúlega flotta mynd sem hægt er að nota til að byrja að teikna ferla. Hún sýnir þegar eiginmaðurinn hellir upp á te fyrir konuna sýna. Hver er viðskiptavinurinn, hver gerir verkið, hver er birginn o.fl. Alltaf að spyrja sig í breytingum: „Er þetta gott fyrir viðskiptavininn?“. Magnús sýndi líka ferla sem sýna hvernig símtal er tekið inn. Við hliðina á ferlunum er gott að gera lýsingar Nýr starfsmaður á að geta skoðað og skilið. Aldrei má persónugera neitt.
Milli AS IS og TO BE er breytingastjórnun. 8 steps of driving a major change. Skoða t.d. hve oft sömu upplýsingar eru skráðar í kerfinu. 1. Establishing a sense of urgency 2. Creating the Guiding Coalition. 3. Developin a Vision and Strategy 4. Communicating the Change Vision (passa sig að hafa alla starfsmenn með. Hringja í þá sem ekki ræða á fundinum. 5. Empowering Broad Based Action 6. Gererating Short-term wins - miðla því sem gengur vel, láta aðra heyra hvað er verið að gera. Muna eftir markaðssetningu innanhúss 7. Consolidating Gains and producing more Change. 8. Anchoring New Approaches in The Culture. Það er erfitt að vera kyndilberi og því skiptir miklu máli að fá fólkið með sér.
Section 2 Process (re)design-customer feedback process. To BE vinnustofan hjá Össur. Góður undirbúningur er mikilvægur. Mælingar skipta öllu máli t.d. í dag eru 2 að gera ákveðinn hlut sem áður tók 5 manns. Útskýra vinnustofuna. Passa sig að haf IT mann með í teymi sem er að undirbúa TO BE. Hafa allt klárt þegar fólk kemur inn, þ.e. hvar hver situr. Passa sig að skrá niður á spjöld ef það koma hugmyndir. Gera handrit af fundinum fyrirfram. Láta fólkið sjá árangurinn af vinnunni sinni. TO BE process: If we were starting this process today without any constraints how would we map a new best practice process? Alltaf spyrja sig og nálgast allt út frá viðskiptavininum, er hann tilbúinn að borga fyrir þessa breytingu, out of the box thinking,

Í GAP analysis between AS IS and TO Be skráist allt sem þarf að gera. Þá er mikilvægt að fá IT með.
Í dag tekur 30 sek. Að skrá niður athugasemd frá viðskiptavini sem áður tók 5 mínútur. Meginfókusinn í síðasta verkefni var í símsvörun.
https://www.facebook.com/media/set/?set=a.767815796619706.1073741938.110576835676942&type=3

Ína Björg Hjálmarsdóttir gæðastjóri Blóðbankans bauð Stjórnvísifélaga velkomna. Hún fór yfir Þroskasögu Blóðbankans sem nú er 60 ára. Blóðabankinn er búinn að vera með ISO 9001 vottað gæðakerfi hjá BSI frá 2000. Vottunin var tekin í skrefum. Blóðbankinn sinnir blóðsöfnun á landsvísun. Gæðakerfið er alltaf að bæta ferilinn. Umhverfið hefur breyst og staðallinn. En hvað hefur haft áhrif á þroska gæðakerfisins? Ína nefndi dæmi t.d. um þrif, í dag er alltaf þrifið í lok dags og þá var hægt að minnka skráninguna og gera kerfið auðveldara. Kerfið sem notað er í Blóðbankanum er sænskt. Kröfur ISO staðalsins um skjalfestingu hafa minnkað.
Áður var ferlum lýst með löngum texta, í dag eru notaðar myndir til að lýsa ferlum. Teiknað er í Visio og notað kerfi frá Focal. Tölvukerfi Blóðabankans er notað í öllum helstu Blóðbönkum á norðurlöndum. Áður var mikilvægast að vita hvar kvörtun/frávik kom fram (Innan/utan Blóðbankans). Nú er einn grunnur notaður óháð hvaðan kvörtunin kemur.
Krafa um sparnað hefur haft mikil áhrif á þroska gæðakerfisins. Áður var skipt niður á verkaskiptingu forstöðumanna og umsjónarmanna, nú er rekstrarleg og fagleg ábyrgð forstöðumanna. Fleira sem hefur haft áhrif; áður var framleitt rauðkornaþykkni í samræmi við eftirspurn, núna er vitað hvert stefnir. Ótrúlegur árangur hefur náðst sl. ár. Áhættumat hefur verið samofið blóðbankastarfsemi s.s. val á blóðgjöfum og smitprófun. Nú er búið að innleiða mat í ferlunum. Starfsemin þarf að þroskast með gæðakerfinu, nýtt fólk spyr spurninga sem leiða til breytinga og bættrar starfsemi.
Í framhaldi spunnust umræður um hvernig gæðastjórnunarkerfi væru í öðrum fyrirtækjum.
https://www.facebook.com/media/set/?set=a.767819099952709.1073741939.110576835676942&type=3&uploaded=8

Á þessum morgunfundi faghóps um þjónustu-og markaðsstjórnun fóru þau Einar S. Einarsson framkvæmdastjóri Sölu og markaðassviðs ÁTVR og Sigrún Viktorsdóttir, forstöðumaður Þjónustustýringar Orkuveitu Reykjavíkur yfir mælingar í þjónustu. Einar kynnti í sínum fyrirlestri að þjónustumælingar geti gefið fyrirtækjum samkeppnisforskot. Verð er ekki aðalástæða þess að viðskiptavinir hætta við viðskipti, heldur slæm upplifun á þjónustu. Viðskiptavinur er líklegri til að fara til samkeppnisaðila ef upp koma vandamál tengd þjónustu en vandamál tengd verði eða vöru. Óánægðir viðskiptavinir eru gjarnari á að tjá sig en ánægðir. 70% af upplifun viðskiptavinarins er tengd ánægju. ÁTVR segir að það er óþarfi að mæla ánægju ef ekki er stefnt á ánægju viðskiptavina í stefnu. Stefna ÁTVR er að vera í hópi fremstu þjónustufyrirtækja landsins. Peter Drucker: „Fyrirtækjamenningin borðar stefnuna í morgunmat“ „Culture eats strategy for breakfast“, ef maður er með stefnu um góða þjónustu en menningin er ekki gíruð inn á það gerist ekkert. Einar vísaði í 12 ástæður hvers vegna Peter hefur rétt fyrir sér og það má sjá í glærum fundarins.
Harðir og mjúkir staðlar: Harðir staðlar eru oft sjónarhorn fyrirtækisins ekki viðskiptavinarins. ÁTVR er með mikið af könnunum. Mæld er ánægja með vöruval og þjónustu 1 sinni á ári, ánægja með þjónustu 2svar á ári, ánægja með viðmót 2svar á ári, Íslenska ánægjuvogin 1 sinni á ári og að lokum er innri mæling vinnustaðagreining - innri þjónusta 1sinni á ári. Skorkort vínbúðanna eru opin öllum starfsmönnum. Mælingin hefur bein áhrif á aðgerðir. Ef vínbúð nær 100% í skorkortinu eru hvatningarverðlaun og mikið er gert úr verðlaununum „vínbúð ársins“.
Orkuveitan er með ytri og innri mælingar. Ytri mælingar eru Ánægjuvogin 1sinni á ári, þjónustukönnun 1xá ári, mælingar á þjónustuveitingu o.fl. Á tveggja mánaða fresti eru gerðar mælingar. Enn eru harðir staðlar. Ytri aðilar sjá um hulduheimsóknir. Hringd eru inn 6 hulduhringinar , 3 þjónustubeiðnir og 1 heimsókn i höfuðstöðvar OR 4x á ári. Þeir sem vinna hjá OR hafa mikla trú á getu hvors annars til að tryggja öryggi. Þau vilja vera til fyrirmyndar í öryggismálum. Þegar kalda vatnið er tekið af er mesta hættan af slysi í heimahúsum. Til að bera sig saman við önnur fyrirtæki fara þau á:
www.benchmarkportal.com og horfa til veitufyrirtækja í Evrópu.

Hér má sjá myndir af viðburðinum: https://www.facebook.com/media/set/?set=a.764470443620908.1073741937.110576835676942&type=3&uploaded=16

Á þessu ári verður þema haustráðstefnu Stjórnvísi "Minni vinna - meiri framlegð - betri líðan". Við höfum fengið til liðs við okkur áhugaverða einstaklinga sem munu fjalla um ávinninginn að aukinni framlegð í atvinnulífinu, hvaða ólíku leiðir hafa verið farnar á þeirra vinnustöðum til þess að auka framlegð, sagðar verða raunsögur og hugtakið útskýrt. Það er til mikils að vinna fyrir einstaklinginn, vinnustaðinn og þjóðfélagið sjálft.
Fyrirlesrarar eru: Ragnheiður Elín Árnadóttir, iðnaðar-og viðskiptaráðherra, Guðrún Hafsteinsdóttir, formaður Samtaka iðnaðarins og markaðsstjóri Kjöríss í Hveragerði, Páll Matthíasson, forstjóri Landspítalans og Ólafur Ísleifsson, framkvæmdastjóri gæðamála við Háskólann á Bifröst,
Ráðstefnustjóri er Hrönn Greipsdóttir, fjárfestingastjóri Arev verðbréfa,
Ráðstefnan verður verður haldin á Grand Hótel frá kl.13:00-15:30 þriðjudaginn 28.október frá kl.13:00-15:30
Boðið verður upp á kaffihlaðborð og eru allir Stjórnvísifélagar hjartanlega velkomnir.

Ragnheiður Ólafsdóttir, umhverfisstjóri Landsvirkjunar sagði frá og kynnti umhverfisskýrslu Landsvirkjunar, Landsvirkjun er með vottað umhverfisstjórnunarkerfi ISO 14001 síðan 2006 fyrir Orkusvið og síðan 2007 fyrir Landsvirkjun í heild. Þau eru með umhverfisstefnu og markmið. Stefna þeirra er að Landsvirkjun ætlar að vera í fararbroddi á sviði umhverfismála, stuðla að sjálfbærri þróun í samfélaginu,. Landsvirkjun er með fimm yfirmarkmið í umhverfismálum.
Tvær meginleiðir eru til miðlunar; umhverfisskýrsla og ytri vefur. Á ytri vef eru almennar upplýsingar. Árið 2010 var ákveðið að fara í 3ja ára verkefni og gera skýrslunni hærra undir höfð. Hún yrði efnismeiri 90 bls., og ekki einungis tölulegar upplýsingar. Aukin áhersla var sett á myndræna framsetningu og að spyrja viðskiptavininn/lesandann hvað hann vill sjá. Stigið var það skref í ársbyrjun 2014 að setja fram rafræna útgáfu fyrir árið 2013. Markmiðið er að skýrslan verði áhugaverðari. Skýrslan stendur á vefnum og er alltaf til staðar. Sigurður hjá Landsvirkjun kynnti skýrsluna. Alls staðar í skýrslunni er vísað í tölulegt bókhald. Hægt er að vísa á vefnum í einstaka þætti innan skýrslunnar sem er algjör nýjung. Skýrslan er í raun vefsíða. (unnið í kerfi sem heitir Dísill). Landsvirkjun vill fá endurgjöf og gera betur, vera í fararbroddi í vinnu að umhverfismálum og vera í takt við vísindin. Helsti lærdómurinn er að hafa heildar yfirsýn yfir umhverfisáhrif starfseminnar, gegnsæi, allt upp á yfirborðið, góð efnis-og textavinnsla, gott mál bæði íslenska og enska. Í tölulegu bókhaldi er vísað í pdf.skjal.
Til þess að kynna umhverfisskýrsluna var send út fréttatilkynning á 600 vefföng. Skýrslan hefur náð til erlendra aðila og vitnað í hana í OECD skýrslunni. Megin áskorunin er að ná til fólks, þ.e. að koma upplýsingum um umhverfismál Landsvirkjunar til sem flestra. Hvaða leið á að fara til að ná til almennings? Meginmarkmiðið er að ná til þeirra sem stafar ógn af starfsemi fyrirtækja og draga úr áhyggjum þeirra.
Landsvirkjun hefur brotið blað í að miðla umhverfisupplýsingum, stóra áskorunin er að ná til almennings. Þetta eru upplýsingar sem ættu að skipta þjóðina miklu máli. Skýrslan er umfangsmikil því það er mikilvægt að sleppa engu. Ragnheiður og Sigurður hvöttu félaga til umræðu um hvernig hægt væri að koma skýrslunni á framfæri og spunnust áhugaverðar og stórskemmtilegar umræður.

Hér má sjá myndir af fundinum: https://www.facebook.com/media/set/?set=a.763337097067576.1073741936.110576835676942&type=1

Jóhanna Jónsdóttir, formaður faghópsins sett fundinn og kynnti faghópadagskrá vetrarins. Thomas Möller, framkvæmdastjóri Rýmis, fjallaði um 13 leiðir til að lækka birgðir og minnka fjárbindingu. Rými er 12 manna fyrirtæki og í því fyrirtæki er rætt um innkaup mörgum sinnum í viku. Allt sem er keypt á lager er fundað um. Almennt er sagt að birgðir kosti 30%. Milljón sparað í birgðum eru 300 þúsund. Stundum er framlegð fórnað fyrir fjárbindingu. Pedro Videla kennari í MBA-námi í HR sagði „In economics there are no solutions ongly trade off“. Á ég að eiga miklar birgðir eða minni birgðir?. Hjá Ofnasmiðjunni Rými eru 3000 virk vörunúmer. Fyrsta sem gert er þegar verið er að verðmeta fyrirtæki er að skoða birgðirnar. Það sem er eldra en 1 ár er yfirleitt verðlaust. Heimilin eru yfirleitt með 8 daga birgðir, matvöruverslanir eru með 25 daga birgðir fyrir heimilin. Olíufyrirtækin eiga ekki birgðirnar sínar heldur aðilinn erlendis, þeir greiða því jafnóðum og þeir nota olíuna. Grjótnámur eru með 1000 daga birgðir. Í bílaverksmiðjum eru birgðir að koma sama dag og þær eru nýttar. Thomas hvatti aðila til að heimsækja birgjana sína. En hvernig er hægt að auka veltu hraðann? Einnig skoraði Thomas á aðila til að googla „ Logistics cost „ En hvers vegna birgðir? Óvissa, þjónustustig, ómarkviss innkaup.
Alltaf þarf að hugsa kosti og galla þess að hafa of miklar eða litlar birgðir. Fyrirtæki eru verðmetin út frá birgðastýringu. Pareto var Ítali sem skoðaði hverjir ættu peningana og fékk út 80/20 hlutfallið. Mikilvægt er að skoða slíkt í hvert skipti og pantað er inn. Allir ættu einnig reglulega að gera ABC greiningu. „A“ vörur eiga að fá fókusinn. Einnig þarf að nota réttu mælikvarðana. Smásala notar birgðadaga sem greiningu, sumir nota veltuhraða og birgðahaldskostnað. Veltuhraði er góður en birgðadagar eru mikilvægari. Málningarverslanir eru með frestun þ.e. 90% af málningunni er blandaður á staðnum. Alltaf að fresta eins lengi og hægt er því sem viðskiptavinurinn vill. Má lækka þjónustustigið? Lykillinn að árangri er að fórna t.d. vörunúmerum, alltaf að hugsa hverju get ég fórnað? Getum við fækkað vörunúmerum? Aldi er t.d. með eina tegund af sjampó „Aldi-sjampóið“. Hvergi í heiminum er eins hátt þjónustustig og á Íslandi. Haltu fókus! - vertu í því sem þú ert góður í!
Kristján M. Ólafsson, verkefnastjóri á ráðgjafasviði KPMG fjallaði um skilvirk innkaup. Tækifæri starfsfólks í innkaupum til að auka þekkingu sína eru takmörkuð á Íslandi, ekkert skólastig á Íslandi býður upp á almennt nám í fræðunum. Menntun innkaupafólks er oft með lærdómi af reynslu vinnufélaga og hún er ekki alltaf sú besta. Árangurinn af bættu „procurement ferli“ er lægri fjárbinding og minni vöruskortur. Oft þarf lítið til að ná miklum ávinningi. 80/20 reglan er svo mikilvæg. Ótrúlega algengt er að eftirfylgni gleymist og þá tapast ávinningurinn, mikilvægt er einnig að tryggja mælikvarða árangurs. Kristján hvatti aðila til að fara yfir glærurnar, hugsa hvað get ég innleitt hjá mér og ef enginn tími er til þá skal fá inn ráðgjafa tímabundið. Mikilvægt er að þekkja markaðinn vel, OR skoðar veðurspár til að sjá hversu mikið þeir muni selja af heitu vatni. Einungis 4% fyrirtækja segjast hafa nýtt sér skilvirk innkaup við að ná forskoti í samkeppni. Hvernig er framlegð reiknuð: Sala - breytilegur kostnaður. Ein stærsta meinsemd í fyrirtækjum er hvernig framlegð er reiknuð. Af hverju eiga fyrirtæki svona mikið af birgðum þar sem skipaferðir hingað eru svona tíðar?
Ráðast í þetta verkefna að lækka birgðadaga. Það er ekki auðvelt að finna mælikvarða árangurs, styðja mælikvarðarnir hver við annan? Eru mælikvarðarnir grunnur að bónuskerfi?. Ungt fólk er með allt öðruvísi innkaupahegðun en eldri kynslóðir. Þeim finnst ekkert mál að kaupa á netinu, samkeppnin er að koma annars staðar frá.

Arngrímur Blöndahl gæðastjóri hjá Staðlaráði Íslands bauð Stjórnvísifélaga hjartanlega velkomna. Haraldur Bjarnason frá Auðkenni fjallaði um rafræn skilríki og stöðuna á þeim. Búið er að framleiða skilríki fyrir meirihluta Íslendinga, debetkort, auðkenniskort, farsíma og spjaldtölvur. Um 40% hafa virkjað kortin sín. Hægt er að nota skilríkin hjá yfir 120 þjónustuaðilum á Íslandi. En hvar fær fólk rafræn skilríki? Á næsta útibúi fjármálafyrirtækja og hjá Auðkenni. Þetta er þróun sem tekur tíma og kemur í stað handarbands og undirritunar með penna. Gríðarleg tækifæri skapast til ábata í tíma, gæðum, einföldum o.fl. Haraldur tók dæmi um USA þar sem sífellt komu upp dæmi um að vantaði undirritanir. Bankarnir þar tóku þetta upp og lækkuðu villur við lán um 90%, umsýslukostnað um 80%, viðskiptavinurinn upplifði betri þjónustu. Á Norðurlöndum eru rafrænar undirskriftir mikið notaðar. Studentsamskiptnaden í Noregi notar rafrænar undirskriftir til að undirrita leigusamninga en þeir rita 8000 samninga á ári, stúdentalánin í Noregi eru líka undirrituð rafrænt sem sparar biðtíma. Lánaferlið í Noregi hefur hraðast mjög mikið og er nú allt rafrænt lækkuðu kostnað úr 2000 norskum krónum í 100 kr. Norskar. Það er eftir miklu að slægjast og miklir fjármunir í húfi að taka upp rafrænar undirskriftir.
En hvað er búið að gerast á Íslandi. Notað sem millifærsla á nýja aðila í netbönkum, endurskoðendur, o.fl. Fundargerðir stjórnar, samningar við birgja , trúnaðaryfirlýsingar, samningar við starrfsmenn, ársreikningur, allt þetta getur verið undirritað rafrænt og er gert hjá Auðkenni í dag. Einstaklega áhugavert að geta undirritað ársreikninginn rafrænt af öllum stjórnarmönnum í stað þess að keyra út um allan bæ.
En hverjar eru horfurnar. Steinþór Pálsson, bankastjóri Landsbankans stefnir að því að Ísland verði samfélag án reiðufjár, rafrænar undirskriftir verði megin reglan og flest öll skjöl, þar sem talið lánaskjöl, rafræn. Ríkisreikningur Íslands var rafrænt undirritaður og er það vafalaust í fysta skipti í heiminum og slíkt er gert.
Ríki og fjármálafyrirtæki hafa mestu þörfina í dag og hafa keyrt rafrænar undirskriftir áfram. Hagur beggja er mikill. Á næstu árum er stefnt að því að rafræn skilríki verði notuð í: þinglýsingu rafrænna veðskuldabréf, skattskila, umsókna um háskólanám, notkun í heilbrigðiskerfinu, lyfseðla, útgáfu vottorða, lyfjagrunni, undirritun helstu skjala, tryggingamála, rafrænna reikninga, umsókna o.fl.
Langtímavarðveisla kemur mikið inn á varðveislu. Ýmsir staðlar koma að varðveislu gagna. Pdf/a staðlar eru til fyrir rafrænar undirskriftir - CadES, PAdES, XAdES. jc
Sama tækni er á bakvið rafræn auðkenni og undirskrift.

Elísabet Dolinda Ólafsdóttir gæðastjóri Geislavarna ríkisins byrjaði á að ræða mikilvægi gæðakerfis og verkferla á ISO fundi Stjórnvísi í morgun. Oft eru fyrirtæki/stofnanir að vinna eftir gæðakerfi en eru ekki með vottun. Mikilvægt er að festa hvernig hlutirnir eru gerðir, breytingar eru staðfestar með dagsetningum og skráðar. Tryggja þarf að þegar verið er að vinna eftir ferli að það sé skráð og rétt gert. Í dag hefur færst í vöxt að gera stutt myndbönd því það er fljótlegt að horfa á þau og tekur miklu skemmri tíma en lesa langa bók. Elísabet mælir alls ekki með að kaupa gæðahandbók en það var sú leið sem Geislavarnir fóru upphaflega. Ef fyrirtæki er vel rekið þarf ekki mikið meira. Nauðsynlegt er að hafa handbók/verklag og nauðsynlegt er að setja skráarnúmer, 001, 002, 002 o.s.frv. Elísabet sýndi dæmi um hvernig hlutirnir eru unnir hjá Geislavörnum. Þar er notaður Excel ekki visio sem var of dýrt fyrir 10 manna stofnun. Varðandi breytingar, þá er gefið út nýtt skjal með nýju númeri. Varðandi útlit fyrir starfsmenn þá er hægt að hafa hana hvernig sem er. Útgáfusagan, innleiðingin, getur verið öll í einni möppu. 100% þarf að vera á hreinu hver er ábyrgur fyrir hverju ferli. En hvar á að byrja? 1. Stefna 2. Finna gæðastjórann 3. Nefna skrár og númera 4. Grind handbókar 5. Verklag útfært. Að kaupa rafræna handbók á ekki að vera fyrsta skref í að innleiða gæðakerfi. Hjá Geislavörnum er hægt að sjá vinnureglur á einum stað. (stefnuskjöl og ferlar). STE- Hlutverk og umfang, STE Framtíðarsýn, gildi og stefna STE- Skipurit STE Ábyrgð starfsmanna VIN- starfsáætlun VIN Rýni stjórnenda STE Lýsing á gæðakerfi VIN Ábendingar VIN úttektir. Útgefnu skjölin eru öll á pdf. Hægt er að gera short-cut á skrárnar og útfærslan getur verið ótrúlega einföld. Samsafn af ferlum á einum stað. Ein útgáfa er gild af hverju skjali. Hver er ábyrgur fyrir hverju skjali, hvenær var það útgefið, þegar innri úttektir eru gerðar er skráð í einu skjali frávikin. Þegar spurt er af úttektaraðila: „Hvernig uppfyllirðu staðalinn“ þá er sýnt eitt excel-skjal sem hægt er að haka í sem sýnir allt sem á að uppfylla. Hjá Geislavörnum eru vinnureglurnar alltaf að einfaldast, ef þær verða of flóknar þá eru þær upplýsingar settar í leiðbeiningarnar en þær eru komnar inn í skrárnar.